SharePoint Server 2010 中的策略和保留

原文发布于 2011 年 10 月 13 日（星期四）

我们在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中发布了信息管理策略。它允许基于内容类型进行审核和设置有效期。在 SharePoint Server 2010 中，保留灵活性大大提高。现在可以执行多项现成的保留操作，并且可以轻松地触发自定义工作流。最重要的新功能是能够基于位置进行保留（按文件夹设置保留），这就为分层文件计划开启了新的选择。还可以执行多阶段保留。

配置策略

可通过转到网站内容类型库，选择内容页，然后单击信息管理策略设置链接来访问信息管理策略设置页。在设置页上，您可以填写管理说明，在管理员配置策略时将向其显示该说明。还可以显示策略声明，这是将向最终用户显示的内容，例如当他们打开一个 Word 文档时，他们会看到一个信息栏。有四种类别的策略：保留、审核、条形码和标签。通过保留策略，您可以指定在某个特定日期之后发生的操作。审核为您提供一些选项，以便选择要针对将跟踪的项采取的操作。条形码和标签可用于跟踪文档。

保留操作

保留操作包括：

· 移至回收站

· 永久删除

· 转移到另一个位置 – 您可以从将文档发送到内容管理器的已配置的“发送至”位置中选择。

· 启动工作流 – 从与内容类型（在基于位置的策略中为列表）关联的可用工作流中选择

· 跳到下一阶段

· 声明记录 – 这会使用新的现场记录功能将项目标记为记录。在网站集级别，您可以指定是否应将某个记录视为普通项，阻止删除或阻止编辑并删除。为了使用此操作，必须激活“现场记录”网站集功能。

· 删除以前的草稿

· 删除所有版本

在事件部分，您会注意到您可以选择列，并且有一个用于设置自定义保留公式的已禁用选项。如果服务器上安装了自定义保留公式，则可以使用此选项。有关创建自定义保留公式的详细信息，请查看基于 SharePoint Server 中的元数据创建自定义到期公式（该链接可能指向英文页面）一文。

基于内容类型和位置的保留

在 SharePoint Server 2010 中，您可以配置基于内容类型或位置的保留。利用基于内容类型的保留，您可以指定特定内容类型的所有项目都遵循一个保留计划。若要指定保留阶段，请转至信息管理策略设置页，可从内容类型的设置主页访问该页。您可以从此处单击保留对应的启用按钮并添加新阶段。务必注意，网页、博客和 Wiki 是可以具有策略和文档的内容类型。

还可以按库和文件夹指定保留。为此，请导航到要为其配置保留的列表，转到列表设置页，然后单击信息管理策略设置的链接。默认情况下，项目将遵循基于内容类型的保留。若要更改保留计划源，请单击“更改源”链接。现在，此列表中的所有项目都将遵循为此列表指定的保留计划，而不是遵循为内容类型指定的计划。屏幕的左侧有一个树控件，可用于导航列表中的文件夹。您可以使用此控件选择不同文件夹，以便为该特定文件夹以及它下面的所有文件夹指定保留计划。

文件夹从其父级继承位置策略。在列表级别，我可以将所有项目的保留计划设置为创建日期的 5 年后到期。列表中的所有项目都将接收该策略并在 5 年后到期。对于 Confidential 文件夹，我需要将项目保留 7 年时间，因此现在 Confidential 文件夹（包括任何新文件夹）内的所有项目都将在 7 年后到期。

您还可以设置多阶段保留计划。假定文档在超过 90 天的时间内未经修改的情况下将不再需要以前的版本，为了节省空间，我想删除所有以前的草稿（因为每个版本占用的空间都相当于文档的实际大小，这意味着 10 个版本要占用此大小 10 倍的空间）。另外，我不想因为这些文档而使该库变得杂乱无章，因为它是协作空间。1 年后不再需要文档，但由于法规要求，仍然需要将它们保留 7 年。我可以设置第二个阶段以便在 1 年后将所有文档发送到一个记录中心。

SharePoint Server 2010 大大改进了文档保留的功能和灵活性。其中一些主要改进包括多阶段保留操作，更多现成的保留操作，以及基于位置的保留。此外，使用 SharePoint Designer 创建工作流方面的改进使用户可以更轻松地创建自定义工作流，从而创建保留操作来满足需求。

 

Quentin Christensen

文档和记录管理项目经理

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Policy and Retention in SharePoint Server 2010 以查看原文