SharePoint Server 2010 中的元数据默认值

原文发布于 2011 年 10 月 13 日（星期四）

SharePoint Server 2010 提供了一些新功能，例如托管元数据和元数据导航，这些功能使元数据变得更为重要。但对于许多 SharePoint 项目来说，一个重要问题是如何让元数据显示在文档中。必须考虑元数据与用户负担的折衷。随着必须填充的元数据列数量的日益增加，用户将填充元数据的可能性越来越小，这是因为需要完成许多额外工作并查看哪些列确实适用。如果使用了大量必填列，那么用户采用率可能很低，因为上载内容太费力了。在非常开放和协作的情形下，这是不利的。但随着内容的价值和创建该内容所需工作量的增加，用户将更有可能花时间填充相应的字段，尤其是在不用频繁进行此操作的情况下。

对于任何 SharePoint 项目，您都应该仔细考虑将需要哪些元数据才能执行必需的操作以及供用户查找内容。估计用户将需要多长时间来填充该元数据，并评估用户影响。如果需要大量元数据，但最终用户因为创建内容的开销太大而不愿采用该系统，则将很难成功实现。

元数据默认值可帮助解决此问题，因为您可以为用户自动填充元数据。如果某个特定字段将包含同一值的几率至少为 50%，则您应指定一个元数据默认值来帮助用户更快地填充表单。可以在网站级别、列表级别和文件夹级别为每个列指定元数据默认值。元数据默认值相互继承，子默认值始终优先。例如，如果对文件夹设置了默认值，并且存在列表和网站栏的默认值，则将应用文件夹的默认值。如果存在栏和列表的默认值，但不存在文件夹的默认值，那么在向该文件夹添加项时，它将获得列表默认值。当用户创建或上载新项时，将应用元数据默认值，并在编辑属性表单上显示该默认值。用户随后可以根据需要更改该属性。通过提前规划并设置元数据默认值，将可以更轻松地估计元数据默认值的内容，以及如何使用它们才有助于更轻松地将元数据应用于项目。

以下栏类型支持元数据默认值：

· 单行文本

· 选项

· 数字

· 货币

· 日期和时间

· 是/否

· 托管元数据

在编辑栏时设置元数据默认值：

在网站或列表级别创建或编辑栏时，存在一个用于指定默认值的字段。您可以在网站级别指定默认值，然后在列表级别替代这些默认值。

通过树控件设置元数据默认值：

在库中，您可以使用树控件为库和每个文件夹设置元数据默认值。为此，请转至库设置，并单击“栏默认值设置”链接。这会为您提供一个树控件，您可以使用它浏览库中的文件夹。可以在库的根目录下设置默认值以及为各个文件夹设置默认值。除非您为子文件夹指定一个特定默认值，否则文件夹将继承默认值。

元数据默认值是一种帮助在栏上放置元数据的绝佳方法。您甚至可以使用它对隐藏栏应用默认值，以便用户根本无法选择编辑字段，但他们可以使用元数据导航和检索内容。

 

Quentin Christensen

文档和记录管理项目经理

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Metadata Defaults in SharePoint Server 2010 以查看原文