共享 - 简化版

原文发布于 2012 年 7 月 27 日（星期五）

Gaurav Doshi 是 SharePoint 工程团队的项目经理，专注于用户体验。

我喜欢为 Microsoft 工作的原因之一是无处不在的奉献文化。在这里，我认识的每个人都会参与一些非盈利的志愿活动。我也参加了非盈利的工作，管理一组在印度为贫困儿童提供教育和初级卫生保健的志愿者。

我们经常要交换大量信息：照片、视频、预算文件、收据和法律文件。我们合作制作演示文稿、编辑视频并创建宣传材料。目前，所有这些都通过电子邮件进行，正如您可以想象的，一团糟。我们的材料很凌乱。经常会丢失人员的更新，版本很快会失去控制。

 

SharePoint 是解决这种混乱局面的理想选择。网站是存储与项目相关的一切内容的最佳位置。我可以轻松地与组织中的人员或作为外部用户的志愿者共享网站。我可以在任何地点与任何人协作，以创建演示文稿并编辑视频 - 从来不会丢失更新。 

 

如果您熟悉 SharePoint，则可能听说过权限、组和继承，但您听说过“共享”吗？这是新增内容！它难以置信地简单，但功能很强大。让我们了解一下。

 

共享网站

网站本来就要与人们共享的。在新版 SharePoint 中，共享网站很简单。在网站的每页上，右上角都有一个“Share”（共享）按钮。只需单击该按钮，键入要与之共享的人员姓名，然后按 Enter。就这么简单，操作完成！SharePoint 仍将使用权限级别、组和继承等强大概念来提供此体验，但您不再需要了解这些概念，即可完成如共享网站之类的日常任务。

 

您刚刚与之共享的人员将收到电子邮件邀请，其中包含网站的链接。

如果您在使用 Office 365，则可邀请公司以外的人员。只需键入其电子邮件地址，他们也会收到邀请。

共享部分还了解谁可以查看某些内容。如果要确定谁已访问此网站，也可轻松了解此情况。在右上角的“Settings”（设置）菜单下，单击“Shared with”（共享人员），您将看到有权访问该网站的人员的姓名和图片。

共享文档

有时，您只想共享单个文档，而不是整个网站。可将该文档上传到 SkyDrive Pro。此时，不会与任何人共享此文档。当您准备共享时，单击文档旁的“Lock”（锁定）图标，然后单击“Invite People”（邀请人员），键入姓名并按 Enter。在邀请人员时，“Lock”（锁定）图标会发生更改，指示文档已共享。

 

您还可以通过在文档标注中选择“Share”（共享）以在网站内共享单个文档。

 

默认情况下，当您与组织外的人员共享文档时，他们需要用免费的 Microsoft 帐户（之前称为 Live ID）登录。但如果您取消选中“Require sign-in”（需要登录）选项，他们将不必登录。这是当我要共享筹款活动的宣传材料时的理想选择。我与之共享的任何人均可将链接转发给其他人。我可以将此链接放在我的 Facebook 中，以宣传活动等。获得该链接的任何人无需登录即可访问宣传材料。

 

值得注意的是，管理员可以控制某些共享设置，如无需登录即可共享的能力。

 

访问请求

如果您使用过 SharePoint，我确定您曾在某一时刻遇到过以下情况：

过去，当您遇到访问被拒绝时，就是走进死胡同，无法对此采取任何操作。

 

在 SharePoint 的新版本中，当您尝试访问未与您共享的网站或文档时，您不会再被阻止。相反，您可以说明需要访问的原因，同时向网站所有者发送通知。一旦所有者批准您的请求，将会通过电子邮件通知您。这不再是个死胡同；而是一扇带门铃的门！

我已迫不及待要开始使用 SharePoint 2013 来存储和共享与非盈利工作有关的所有内容。简单的共享会如何改进日常任务：与供应商一起收集建议？快速、安全地与合作伙伴协作？跨组织界限协作？

 

立即试用预览版（该链接可能指向英文页面）SharePoint，并向我们提供您的反馈！

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