Uso de OMPM, part 1: Identificación de candidatos para conversión de documentos y estimación de ahorro de almacenamiento

Artículo original publicado el martes 10 de enero de 2012

Elaborado por nuestro experto en compatibilidad Curtis Sawin.

Descripción general

El uso de Office Migration Planning Manager (OMPM) para identificar documentos con formato binario de “alto riesgo” —es decir, archivos xls, doc y ppt que tendrán problemas de conversión— resulta una excelente forma de determinar qué documentos no deberían convertirse luego de una implementación de Office 2010. Contrariamente, también se utiliza OMPM para identificar documentos binarios de “bajo riesgo” que son buenos candidatos para conversión a Open XML y luego utilizar otra herramienta OMPM, ofc.exe, para convertir en masa todos los documentos identificados. ¿Conversiones en masa? Aunque muchas compañías nos dicen que no están interesadas en documentos de conversiones en masa y en realidad nosotros no recomendamos convertir documentos como parte de un proyecto de implementación de Office 2010, de todas maneras existen buenas razones para convertir en masa: a saber, la reducción de las necesidades de almacenamiento de red en un 50% o más, lo cual puede traducirse en importantes (y mensurables) ahorros financieros.

Convertir o no convertir

La descripción general aparentó ser un poco contradictoria. Primero, decimos “no haga conversiones como parte de un proyecto de implementación de Office” y luego nos entusiasmamos inmediatamente con algunos beneficios de la conversión. ¿Qué hacemos entonces?

En primer lugar, la conversión de documentos como parte de un proyecto de implementación de Office puede traer aparejada problemas, especialmente vínculos rotos. Office 2010 utiliza el Modo de compatibilidad al abrir archivos binarios y deshabilita ciertas funciones que no son compatibles con versions anteriores, asegurando que los archivos binarios sigan siendo compatibles con versiones previas de Office. El uso del Modo de compatibilidad no requiere ningún esfuerzo o configuración de su parte y los usuarios pueden continuar trabajando en sus archivos como lo hacian con versiones anteriores de Office. Entonces, si no se desean las nuevas funciones en los archivos existentes, ¿por qué hacer el trabajo adicional? Parte del proyecto de migración a Office 2010 debería consistir en identificar modos más rápidos y sencillos de migrar a una nueva plataforma. No realizar trabajo que no agrega ningún valor al negocio es una excelente manera de ahorrar dinero. Por lo tanto, cuando se prepare para implementar Office 2010, asegúrese de estar centrándose solamente en tareas que "habiliten la implementación".

Alerta de spoiler: El uso de OMPM (u otras herramientas) para escanear su entorno en busca de problemas de conversión de documentos NO es una tarea que “habilite la implementación”. Expandiremos sobre esto más adelante.

Una vez que ha migrado a Office 2010, se encuentra en una posición para sacar provecho de las nuevas funciones en todos los documentos nuevos que cree. Este también es un gran momento para determinar si vale la pena realizar una conversión de documentos en masa. Las funciones de aprovechamiento que mejoran la productividad (como Pegar vista preliminar y SmartArt) y la reducción de las necesidades de almacenamiento de red son excelentes tareas de "optimización de entorno" que le permitirán obtener el valor de su inversión en Office 2010.

El uso de OMPM para identificar los archivos de bajo riesgo –también conocidos como candidatos para conversión– e una tarea posterior a la implementación de Office que le ayudará a determinar si vale la pena realizar una conversión en masa. Los datos recopilados por OMPM pueden utilizarse para ayudar a determinar el rendimiento de la inversión (ROI) de una conversión en masa. Esto quiere decir que al usar OMPM, puede ayudar a responder la pregunta “¿cuáles serán mis ahorros de almacenamiento si convierto un grupo de documentos?” En un entorno en el que la organización de IT implementa un modelo de pago revertido para el almacenamiento de red, el uso de OMPM también podría ayudar a responder la pregunta “¿cuánto dinero ahorraré si convierto mis documentos?” A menudo, las organizaciones de IT son consideradas como "gastos económicos para el negocio". El uso de OMPM puede ayudar a cambiar la percepción para demostrar como IT está haciéndole "ahorrar dinero al negocio".

Entonces ¿qué son los archivos de "bajo riesgo"

Los documentos que son buenos candidatos para la conversión son aquellos en los que el impacti proyectado para el negocio es mínimo. Al definir "bajo riesgo" para su organización, podría aplicar reglas de negocio específicas, como por ejemplo "excluir documentos modificados recientemente" y combinar eso con datos específicos obtenidos de OMPM, como "excluir documentos con problemas de conversión de documentos amarillos o rojos" y "excluir documentos con problemas de macro". Lo que resta son documentos que cumplen con los siguientes criterios:

• Documentos que no han sido modificados en n días (por ejemplo, n = 30)
• Documentos que solo tienen problemas de conversión de color "verde" identificados por OMPM
• Documentos sin ningún problema de conversión identificado por OMPM
• Documentos que no tienen problemas de macro identificados por OMPM

OMPM clasifica problemas de conversión de documentos potenciales en categorías que indican la gravedad de los problemas. Los problemas de color “verde” son mayormente benignos y probablemente no influirán de ninguna manera. Algunos ejemplos de estos problemas de color verde son los archivos de Excel que utilizan etiquetas en fórmulas (que se convierten automáticamente en Excel 2010) o contienen gráficos. Los problemas de color “amarillo” o “rojo” son potencialmente más graves, y la conversión de esos documentos podría ocasionar pérdida de datos o funcionalidad.

Los archivos con problemas de macro se clasifican en dos categorías: (1) archivos que contienen macros que utilizan elementos del modelo de objeto que son modificados, eliminados o bien dejados en desuso desde versiones anteriores de Office, y (2) macros que apelan a funciones que no se consideran específicamente compatibles con versiones de Office de 64 bits. Si bien OMPM no brinda información detallada acerca del impacto de estos problemas de macro, los extamos excluyendo de nuestra lista de conversión potencial para reducir nuestro riesgo.

Los problemas de macro se agrupan de manera separada de los problemas de color rojo, amarillo y verde. Esto quiere decir que un archivo podría tener 3245 problemas de macro identificados y estar en la lista de documentos "verdes" para problemas de conversión. O podría estar en la lista de archivos sin ningún problema de conversión. Esta es una distición importante para tener en cuenta al crear nuestro filtro de "bajo riesgo".

También estamos excluyendo archivos recientemente modificados. Por ejemplo, no convertiremos ningún archivo que ha sido modificado en los últimos 30 dás. Esto nos asegurará también que solamente estamos convirtiendo documentos que probablemente nunca serán usados. Incluso si algunos de ellos serán usados, estamos convirtiendo aquellos con prácticamente ningún riesgo de conversión. Si un período de 30 días no es suficiente para nuestro entorno, incremente ese número.

Nota: la herramienta de informes de OMPM solamente expone la fecha de "última modificación" de los archivos. No brinda información acerca de la fecha de "último acceso" de los archivos". 

Procedimiento

El proceso básico para convertir sus documentos es el siguiente:

Primer paso: Recopilación de datos

• Identifique almacenamiento de red que contenga documentos de Office
• Descargue el conjunto de herramientas de OMPM
• Escanee en busca de documentos de Office en almacenamiento de red utilizando OffScan.exe
• Cree una base de datos de OMPM
• Importe los resultados del escaneo en la base de datos de OMPM utilizandoImportScans.bat

Para aprender más sobre los procedimientos anteriores (excepto sobre la identificación de su almacenamiento), revise nuestra documentación para OMPM TechNet.

Segundo paso: Análisis de datos

Para determinar qué archivos son candidatos para la conversión:

• Utilice la herramienta de informes de OMPM para crear un filtro de "bajo riesgo".

Para estimar los ahorros de almacenamiento de conversión:

• Ejecute una consulta SQL de "bajo riesgo" en SQL Server Management Studio para obtener datos de tamaño de los archivos

Tercer paso: Realización del trabajo

Para convertir los candidatos a conversión:

• Exporte la lista filtrada utilizando la herramienta de informes de OMPM
• Configure el archivo OFC.ini para utilizar la lista filtrada y ejecute OFC.exe.

Este artículo cubrirá el segundo paso. Un artículo distinto tratará sobre el tercer paso. ¿Por qué dos artículos distintos? El segundo paso consiste en determinar si "vale la pena convertir mis documentos". Si determina que vale la pena (desde una perspectiva financiera), prosiga con el tercer paso, que consiste en realizar el trabajo. Si determina que no vale la pena, deje de leer y entregue los datos a su administrador que jusitifique su decisión. Así acaba de salvar esfuerzos para usted y para su compañía, ya que determinó que los ahorros potenciales de ese esfuerzo no valen la pena. 

Creación del filtro de bajo riesgo en la herramienta de informes de OMPM

Abra la herramienta de informes de OMPM (OMPM.accdr) y seleccione el vínculo de compatibilidad de OMPM. En la sección Seleccione un filtro de archivo, navegue hasta el botón de la sección y seleccione el botón Personalizar SQL. La siguiente cláusula WHERE puede utilizarse para cumplir con los criterios:

WHERE MaxIssueLevelID > 2 AND DATEADD(d,-30,GETDATE()) > ModifiedDate AND FileID not in (SELECT FileID from Uv_FilterMacroIssue)

Luego de agregar la consulta, la selección del botón Aplicar filtro devolverá todos los archivos que cumplen con el criterio.

Así es como se ve en la herramienta de informes de OMPM

En los ejemplos anteriores, cerca del 74% de mis documentos son candidatos para conversión, ya que cumplen con mi criterio de bajo riesgo.

Si no está familiarizado con SQL, lo anterior puede parecer un poco confuso. La siguiente tabla desglosa la consulta.

Estimación del ahorro de almacenamiento potencial (o determinación de su ROI)

Ahora que sé cuántos documentos (y qué porcentaje de mis documentos) son candidatos para conversión, sería valioso conocer mis ahorros de almacenamiento estimados si decidiera convertirlos. Mientras que nuestra documentación en TechNet indica que los archivos de Open XML son “hasta un 75% más chicos” que los archivos binarios, en el campo notamos una reducción del 50-60% en tamaño al convertir los documentos. A los fines del planeamiento, recomendamos que estime una reducción del 50% en las necesidades de almacenamiento al convertir documentos al formato Open XML.

La herramienta de informes de OMPM no brinda el tamaño acumulativo de todos los archivos listados. Por lo tanto, podría copiar y pegar todos los datos de la herramienta de informes de OMPM (utilizando la pestaña Archivos escaneados) en Excel (por ejemplo) y luego sumar la columna de Tañamo de archivo. No demasiado elegante y bastante engorroso.

Un método más sencillo es conectarse a la base de datos de OMPM utilizando SQL Server Management Studio (SSMS) y ejecutar una consulta contra la base de datos directamente. Aquí hay algunos pasos sencillos que puede realizar para lograr esto:

1. Abra SQL Server Management Studio.
2. Conéctese al servidor que contiene la base de datos de OMPM.
3. Seleccione el botón de Nueva consulta.
4. En la ventana del editor de consulta, copie y pegue el siguiente texto:

SELECT

     SUM(Cast(Size as BigInt))/1024/1024/1024

FROM

     Uv_File

WHERE

     (MaxIssueLevel = 'No Issues' or MaxIssueLevel = 'Green')

AND

     DATEADD(d,-30,GETDATE()) > ModifiedDate AND

     FileID not in (SELECT FileID from Uv_FilterMacroIssue)

Esto es muy similar al filtro utilizado en la herramienta de informes de OMPM, salvo que tenemos acceso a más tablas y vistas. Como consecuencia, podemos utilizar los campos MaxIssueLevel para especificar “Green” (verde) y “No Issues” (ningún problema) en vez de los valores de MaxIssueLevelID. Esto hace que la consulta sea un poco más fácil de entender.

El resultado es un único valor que representa el número total de gigabytes utilizados por todos los archivos que son candidatos para conversión. La cantidad de datos que estamos evaluando podría ser inmensa y el tamaño de los archivos está representado en bytes. Por este motivo utilizamos la función CAST para convertir los datos de Tamaño de archivo en un tipo de dato que pueda administrar números muy grandes. Entonces estamos dividiendo por 1024 tres veces para convertir los bytes en kilobytes, luego en megabytes y luego en gigabytes.

Aquí hay un ejemplo de esta consulta y la suma que se obtiene como resultado.

En la captura de pantalla anterior, vemos que todos nuestros documentos de bajo riesgo utilizan 44 GB. Para estimar los ahorros de almacenamiento, utilizamos una fórmula muy simple:

 

Esto le da la capacidad de determinar “¿vale la pena?” y quiere decir que podemos tomar los ahorros de almacenamiento estimados y determinar si el ROI de una conversión en masa hace que valga la pena la inversión. Nuevamente, si en su entorno el departamento de IT implementa un modelo de cobro revertido para el almacenamiento de red, podrá ahora estimar la cantidad de dinero que les ahorrará a sus clientes. Típicamente, los cobros revertidos son recurrentes, por lo que proveería la cantidad de dinero que ahorraría ¡por año! (Aclaración: a algunas personas les ENCANTA ver pronósticos de 3, 4, o 5 años. Poder decir "Aquí está mi pronóstico de ahorros de 5 años para este proyecto" podría realmente hacer que la gente se de cuenta del valor de la conversión de documentos.)

Resumen

El uso recomendado para OMPM es identificar documentos que sean buenos candidatos para conversión y luego convertir esos documentos. Esta es una actividad que se lleva a cabo mejor luego de que Office 2010 se ha implementado. En pocas palabras, utilice OMPM como una herramienta de análisis para ayudarle a determinar si existe un retorno suficiente en la inversión para un esfuerzo de conversión de documento.

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