SharePointServer에서 문서 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 컨트롤 계획
적용 대상:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
이 문서에서는 SharePoint Server에서 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃을 사용하여 수명 주기 동안 문서 버전을 제어하는 방법을 설명합니다.
버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 정보
SharePoint Server에는 문서 라이브러리에서 문서를 제어하는 데 도움이 되는 다음 기능이 포함되어 있습니다.
버전 관리는 한 문서의 후속 반복 버전에 번호가 매겨지고 저장되는 방법입니다.
콘텐츠 승인은 승인자 권한이 있는 사이트 구성원이 콘텐츠의 게시를 조정하는 방법입니다.
체크 아웃 및 체크 인은 사용자가 문서의 새 버전이 만들어지는 경우를 보다 잘 조정하고 문서 체크 인 시 변경한 내용에 설명을 붙이는 방법입니다.
문서 라이브러리에서 이 문서에 설명된 콘텐츠 거버넌스 기능에 대한 설정을 구성합니다. 솔루션의 라이브러리 간에 이러한 설정을 공유하려면 콘텐츠 거버넌스 설정을 포함하는 문서 라이브러리 서식 파일을 만듭니다. 이렇게 하면 새 라이브러리에 콘텐츠 거버넌스 결정 사항이 반영됩니다.
버전 관리에 대한 자세한 내용은 목록 또는 라이브러리에 대한 버전 관리 사용 및 구성을 참조하세요.
버전 관리 계획
문서 라이브러리의 기본 버전 관리 컨트롤은 사이트 모음 서식 파일에 종속됩니다. 그렇지만 특정 요구 사항에 따라 문서 라이브러리에 대한 버전 관리 컨트롤을 구성할 수 있습니다. 각 문서 라이브러리는 라이브러리에 포함된 문서 종류에 가장 적합한 다른 버전 관리 컨트롤을 가질 수 있습니다. SharePoint Server에는 세 가지 버전 관리 옵션이 있습니다.
버전 관리 없음 이전 버전의 문서가 저장되지 않음을 지정합니다. 버전 관리가 사용되지 않으면 문서의 이전 버전을 검색할 수 없으며, 문서의 각 반복 버전과 함께 나오는 설명이 저장되지 않으므로 문서 사용 기록도 보존되지 않습니다. 중요하지 않은 콘텐츠나 절대 변경되지 않는 콘텐츠가 들어 있는 문서 라이브러리에 이 옵션을 사용하세요.
주 버전 만들기 간단한 버전 관리 체계(예: 1, 2, 3)를 사용하여 번호가 매겨진 버전의 문서가 유지되도록 지정합니다. 저장 공간에 미치는 영향을 조정하기 위해 현재 버전부터 보존할 이전 버전의 수를 지정할 수 있습니다.
주 버전 관리에서 문서의 새 버전이 저장될 때마다 문서 라이브러리에 대해 사용 권한이 있는 모든 사용자가 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 문서의 초안 버전과 게시된 버전 간을 구분하지 않으려는 경우에 이 옵션을 사용합니다. 예를 들어 조직의 작업 그룹에 사용되는 문서 라이브러리에서 팀의 모든 구성원이 각 문서의 모든 반복 버전을 볼 수 있도록 해야 하는 경우 주 버전 관리 옵션이 적합합니다.
주 및 부 버전(초안) 버전 만들기 주 버전 관리 체계(예: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1)를 사용하여 번호가 매겨진 버전의 문서가 유지되도록 지정합니다. .0으로 끝나는 버전이 주 버전이고, 0이 아닌 확장명으로 끝나는 버전이 부 버전입니다. 문서의 이전 주 및 부 버전이 현재 버전과 함께 저장됩니다. 저장 공간에 미치는 영향을 조정하기 위해 현재 버전부터 보존할 이전 주 버전의 수를 지정할 수 있습니다. 또한 보존할 주 버전의 수에 해당 부 버전이 포함되도록 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 두 개의 주 버전에 대해 부 버전을 보존하도록 지정하며 현재 주 버전이 4.0이면 3.1부터 시작하는 모든 부 버전이 보존됩니다.
주 버전 및 부 버전 관리에서 읽기 권한이 있는 모든 사용자는 문서의 주 버전을 볼 수 있습니다. 부 버전도 볼 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다. 일반적으로 항목을 편집할 수 있는 사용자에게 부 버전을 보고 사용할 수 있는 권한을 부여하고, 읽기 권한이 있는 사용자는 주 버전만 볼 수 있게 제한하는 것이 좋습니다.
대상 그룹이 볼 수 있는 게시된 콘텐츠와 게시할 준비가 아직 되지 않은 초안 콘텐츠 간을 구분하려는 경우 주 및 부 버전 관리를 사용합니다. 예를 들어 조직의 혜택을 설명하는 인적 자원 웹 사이트에서 주 및 부 버전 관리를 사용하여 설명이 수정되는 동안에는 직원들이 혜택 설명에 액세스하지 못하게 제한할 수 있습니다.
콘텐츠 승인 계획
콘텐츠 승인을 사용하여 대상 그룹의 콘텐츠 사용을 공식적으로 허용하고 제어합니다. 예를 들어 콘텐츠를 제품 또는 서비스 중 하나로 게시하는 기업은 콘텐츠를 게시하기 전에 법적인 검토 및 승인을 요구할 수 있습니다.
콘텐츠 승인을 기다리는 문서 초안은 보류 중 상태입니다. 승인자가 문서를 검토하고 콘텐츠를 승인하면 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있게 됩니다. 문서 라이브러리 소유자는 문서 라이브러리에 대한 콘텐츠 승인을 가능하게 하며, 경우에 따라 워크플로를 라이브러리에 연결하여 승인 프로세스를 실행할 수 있습니다.
승인을 위해 문서가 제출되는 방식은 문서 라이브러리의 버전 관리 설정에 따라 좌우됩니다.
버전 관리 없음 버전 관리가 사용되지 않고 문서 변경 내용이 저장되면 문서의 상태가 보류 중이 됩니다. SharePoint Server는 읽기 권한이 있는 사용자가 계속 볼 수 있도록 이전 버전의 문서를 유지합니다. 보류 중인 변경 내용이 승인되면 읽기 권한이 있는 사용자가 문서의 새 버전을 볼 수 있게 되며 이전 버전은 보존되지 않습니다.
버전 관리가 사용되지 않는 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 해당 문서는 라이브러리에 보류 중 상태로 추가되며 승인될 때까지 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 없습니다.
주 버전 만들기 주 버전 관리를 사용하고 문서의 변경 내용을 저장하면 문서의 상태가 보류 중이 되고 읽기 권한이 있는 사용자가 문서의 이전 주 버전을 볼 수 있게 됩니다. 문서 변경이 승인되면 문서의 새 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사용자가 사용할 수 있게 되며 이전 주 버전은 문서의 기록 목록에 저장됩니다.
주 버전 관리가 사용되고 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 문서는 보류 중 상태로 라이브러리에 추가되며 버전 1로 승인될 때까지 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 없습니다.
주 및 부 버전(초안) 버전 만들기 주 버전 관리 및 부 버전 관리를 사용하고 문서의 변경 내용을 저장하는 경우 작성자는 문서의 새 부 버전을 초안으로 저장하거나 새 주 버전을 만들어 문서의 상태를 보류 중으로 변경할 수 있습니다. 문서 변경이 승인되면 문서의 새 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사용자가 사용할 수 있게 됩니다. 주 버전 및 부 버전 관리에서는 문서의 주 버전과 부 버전이 모두 문서의 기록 목록에 유지됩니다.
주 및 부 버전 관리가 사용되고 새 문서가 문서 라이브러리로 업로드되면, 문서가 버전 0.1의 초안 상태에 라이브러리에 추가되거나 작성자가 즉시 승인을 요청할 수 있습니다. 이 경우 문서 상태는 보류 중이 됩니다.
체크 아웃 및 체크 인 계획
사용자들이 문서를 편집하기 위해 먼저 문서 라이브러리에서 문서를 체크 아웃하도록 요구할 수 있습니다. 체크 아웃 및 체크 인을 요구하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
문서 버전이 만들어지는 경우를 보다 잘 조정할 수 있습니다. 문서가 체크 아웃되면 작성자는 체크 인하지 않고도 문서를 저장할 수 있습니다. 문서 라이브러리의 다른 사용자는 이러한 변경 내용을 볼 수 없으며 새 버전은 생성되지 않습니다. 다른 사용자도 볼 수 있는 새 버전은 작성자가 문서를 체크 인해야만 생성됩니다. 따라서 작성자는 좀 더 유연하고 강력하게 문서를 관리할 수 있습니다.
메타데이터를 보다 잘 캡처할 수 있습니다. 문서가 체크 인되면 작성자는 문서에서 변경된 내용을 설명하는 설명을 작성할 수 있습니다. 이를 통해 문서에 대한 변경 내용 기록이 계속 생성될 수 있습니다.
솔루션에서 사용자가 문서를 체크 인하고 체크 아웃하여 편집해야 하는 경우 이러한 작업을 지원하는 Office 클라이언트 애플리케이션의 기능을 사용할 수 있습니다. 사용자는 문서를 체크 아웃하고, 체크 아웃을 취소하고, Office 클라이언트 애플리케이션에서 문서를 체크 인할 수 있습니다.
문서가 체크 아웃되면 해당 사용자만 독점적으로 편집할 수 있게 잠겨집니다. 사용자가 이 파일에 편집한 내용을 저장하면 변경 내용이 서버에 업로드된 후 저장됩니다. 변경 내용은 해당 사용자에게만 공개되며 다른 사용자는 볼 수 없습니다. 사용자가 문서를 체크 인할 준비가 되면 다른 사용자들이 최신 변경 내용을 볼 수 있게 되며 변경 내용이 게시됩니다.
Office 클라이언트 애플리케이션에서 사용자는 콘텐츠 편집 옵션을 변경하여 체크 아웃된 문서를 서버에 두도록 선택할 수도 있습니다.
참고
공동 작성 기능을 사용할 때는 문서를 체크 아웃하지 않아야 합니다.