Viva Glintでディストリビューション Listsを使用する

配布Lists、organization内のどの従業員がアンケートを受け取るべきかを定義します。 配布リストを作成するときは、すべてのアクティブな従業員の一覧から開始し、従業員属性を使用してこのリストを絞り込みます。 このプロセスにより、organization内の任意のMicrosoft Viva Glint プログラムの受信者として選択できる従業員のカスタム リストが作成されます。

配布Listsは、アンケート プログラムがすべてのアクティブな従業員に送信されることを意図していない場合に不可欠です。

重要

ディストリビューション Listsを設定するには、属性の設定を完了し、データを Viva Glint システムにアップロードする必要があります。

ディストリビューション Listsを作成する

配布Listsは、管理構成ダッシュボードの [従業員] セクションの [配布Lists内で構成されます。

ヒント

以前に構成したユーザー ロールを適用して、配布Listsを効率的に設定します。

次の手順に従います

1. 管理者ダッシュボードの [従業員] セクションで、[配布Lists] を選択します。

2. [配布リスト] ページが開き、以前に作成されたすべてのリストが表示され、各リスト内のメンバーの数が含まれます。

   

3. [ + 新しい配布リスト] を選択して、新しいリストを作成します。

   

4. 配布リストにタイトルを付けます。 頻繁に参照するため、明確にしてください。 たとえば、Viva Glint管理者、Live Access を持つマネージャー、小規模な Teams のマネージャーなどです。

5. [メンバーの検索] バーまたは [従業員の追加/編集] バーを使用して、リストをコンパイルします。

   • メンバーの検索 - 個々の名前を入力し、リストに追加する従業員を選択します。

   • [従業員の追加/編集]: [ 従業員を追加する方法の選択] ウィンドウが開きます。 次のいずれかのオプションを選択して、メンバーを配布リストに追加します。

     • オプション 1: 属性ルール: 場所レベルやマネージャー レベルなどのルールを使用して、配布リストを設定します。 表示されるスライダー ウィンドウの指示に従います。 このセクションは、Viva Glintにアップロードされた従業員データ ファイルから設定されます。 次の 2 つのオプションから選択します。

       • すべてのアクティブな従業員のみを含める必要があります。
       • 私はこれらの集団によってすべてのアクティブな従業員をフィルター処理したい:
         • [ + 新しい作成] を選択し、[ + 新しいフィルター] を選択します。
         • ドロップダウン フィルター メニューから、この配布リストに含まれる従業員の属性を選択します。
         • 他のユーザーを除外するには、そのユーザーの名前を検索し、[除外] を選択 します。 逆に、 除外リスト から他のユーザーを削除するには、そのユーザーの名前を検索し、[削除] を選択 します。
         • メンバーの数を含む新しい配布リストが [含まれる ] セクションに表示され、除外された従業員は [ 除外] の下に表示されます。
         • 一覧を確認し、[ 変更の保存] を選択します。

     ヒント

     Exit アンケートの場合は、[ 非アクティブな従業員を含める] を有効にすることを検討してください。 非アクティブな従業員を含める場合は、個人のメールで連絡します。

     • オプション 2: インポート: CSV または XLSX ファイルを使用して、従業員を配布リストにインポートします。

       • 開いたウィンドウで、画面のガイダンスに従います。

         

         注:

         このメソッドは、この配布リストから属性ルールを削除します。

         重要

         配布リストは、アンケートが有効になるとすぐにスナップショットされます。 つまり、アンケートの結果は、調査の期間中の現在のorganizationとマネージャーの階層に基づいています。 このため、アンケートが自動招待トリガーに対して有効になる前に、従業員属性ファイルを更新する必要があります。

日付範囲属性と、従業員属性ファイルの更新が重要な理由を理解する

属性に対して選択される日付範囲は、常に従業員データ ファイルを更新する頻度以上にする必要があります。 

HRIS ファイルを自動的に統合する企業の場合、これはうまく機能します。

従業員ファイルを手動で更新する企業の場合は、ウィンドウ セットの幅が十分に広く、従業員データが更新される頻度を含める必要があります。 

たとえば、ウィンドウが 15 日に設定されているのに、従業員ファイルが 30 日ごとに更新される場合、日付範囲は 30 日から 45 日前にアップロードされたファイルにのみ設定されているため、アンケートを取得する必要がある新しい従業員が見逃される可能性があります。 代わりに、ウィンドウを少なくとも 30 日間設定して、すべてのユーザーが含まれるようにします。

ヒント

ブレンドメンバーシップ機能の使用を検討してください。

ブレンドメンバーシップ配布リスト機能を使用する

動的属性は、配布リストとの間でユーザーを自動的に追加および削除します。 また、一覧に特定のユーザーを含めたり除外したりすることもできます。 配布リストの設定方法を把握すると、ユーザーを追加する方法を決定するのに役立ちます。

配布リストを変更する

配布リストの編集はグローバルな変更であり、そのリストを使用するすべてのプログラムに影響します。 変更するには:

1. 変更する配布リストを選択します。

2. 使用可能なフィルターがある場合は、[従業員の追加/編集] または [属性ルールの編集] を選択します。

3. 必要な変更を行い、[ 変更の保存] を選択します。

配布リストの設定方法を表示する

[配布Lists] ページの [メンバーシップの種類] という右端の列では、その一覧が手動で設定されるか、属性ルールによって、またはその両方によって設定されるかが定義されます。

注:

配布リストに Import が設定されている場合、メンバーシップの種類は "Manual" になります。

動的配布Lists機能を使用する

手動の母集団と属性ルールの母集団のどちらを使用するかは、次の原則に従って決定します。

• メンバーシップの種類が属性ルールに基づいており、ユーザーがプラットフォームに手動で追加された場合、従業員データ ファイルのインポートによって配布リストが自動的に更新されます。

• 配布リストが手動で開始された場合、属性ルールを追加すると、属性ルールと手動の両方が含まれるようリストが変更されます。

• メンバーが手動で削除され、フィルター条件に一致する場合は、引き続き配布リストに表示されます。 Add by メソッドが [手動] から [属性ルール] に変更されます。

  重要

  属性ルール配布リストにユーザーをインポートすると、既存のルールが削除されます。

  • 既存のユーザーのメンバーシップの種類を手動に変換するには、[この配布リストに既に含まれている従業員を保持する] 機能をアクティブにします。
  • オフにすると、ルールに基づいてユーザーが非アクティブ化および削除され、インポート ファイルに含まれるユーザーのみが含まれます。

配布Listsを削除する

配布リストを削除するには、削除するリストの上にマウス ポインターを置き、[ 削除 ] ボタンを選択します。 [ 配布リストの削除 ] ウィンドウが開き、このリストを現在使用しているプログラムが通知されます。

配布リストを前に進んで削除するには、プログラムの対象ユーザーから削除する必要があります。

• 管理者ダッシュボードで、[ Survey Programs]\(アンケート プログラム\) を選択します。
• アンケートを選択します。
• [プログラムの概要] で、[配布] を選択 します。
• 画面のガイダンスに従って、一覧を削除します。 アラートは、リストを削除することを意図していることを確認します。
• 配布リストを削除する必要があるすべてのプログラムに対して、このプロセスを繰り返します。

注:

配布リストの削除は永続的なアクションです。 そのリストのメンバーのデータは削除されません。