Viva Engage の外部メッセージング - よくある質問
Viva Engage ネットワークの外部のユーザーを会話に含め、外部グループに投稿されるプライベート メッセージを含めることができます。 外部参加者としてユーザーを追加すると、参加しなくても Viva Engage ネットワーク内のメッセージや投稿に返信できます。
外部参加者に関してよく寄せられる質問に対する回答については、この記事を参照してください。
注:
exernal ネットワーク、外部グループ、外部参加者を含む外部メッセージングは、 EU Geo の Viva Engage Enterprise ネットワークでは使用できません。
操作全般についての質問
Q: 外部参加者と外部ネットワークの違いは何ですか?
A: 外部ネットワークは、外部コミュニティをホストし、長期的なプロジェクトを管理するために最適です。 外部参加者機能は、1 回限りの短期通信を目的としているため、新しいネットワークをプロビジョニングする必要はありません。
Q: 外部の参加者を Viva Engage グループに招待できますか?
A: Viva Engage で外部グループを作成 し、外部の参加者をそれらのグループに招待できます。
Q: 外部参加者を削除するとどうなりますか?
A: Viva Engage の会話から他のユーザーを削除すると、Viva Engage の受信トレイから会話全体が削除され、アクセスできなくなります。
外部参加者を追加したユーザーは、会話から削除できます。 さらに、ネットワーク管理者とグループ管理者の両方が会話からユーザーを削除できます。
Q: 会話に外部参加者を誤って追加した場合はどうなりますか?
A: 外部参加者を削除するには、スレッドに追加されたことを通知するシステム生成コメントで [参加者の 削除 ] を選択します。 詳細については、「 Viva の会話に外部参加者を追加する」を参照してください。
Q: 外部メッセージに対して [受信トレイでフォローを停止する] を選択した場合はどうなりますか?
A: メッセージは受信トレイから削除されます。
Q: メール通知の登録を解除した Viva Engage ユーザーは、会話に追加されたときに招待を受け取りますか?
回答: いいえ。
Q: Viva Engage ユーザーではない外部参加者を追加した場合はどうすればよいですか?
A: 他のユーザーを追加し、Viva Engage ユーザーでない場合は、メールの受信トレイにメッセージのコピーを受け取ります。 また、Viva Engage ネットワークに参加するための招待も受け取ります。
Q: 個人のメール アドレス (Hotmail や Gmail など) を持つユーザーを Viva Engage の外部メッセージングとの会話に追加できますか?
回答: いいえ。 会社または職場のメール アドレスを使用してユーザーを招待する必要があります。
Q: 会話に追加された保留中の Viva Engage ユーザーは、Viva Engage に参加するためのメールを受け取りますか?
A:はい、できます。
Q: メッセージを作成または返信するときに、先行入力検索ボックスに外部参加者を表示できますか?
A: 外部参加者が会話に追加されると、その名前が先行入力検索に表示されます。 その名前は、Viva Engage でそのユーザーと通信する頻度に応じて、推奨されるリストの上位または下位に表示されます。 アクセス許可の制限 (グループのプライバシー設定と、参加者が内部または外部のいずれであるかによって異なります) により、先行入力検索エクスペリエンスは異なります。 次の表では、外部参加者による先行入力検索のアクセス許可とエクスペリエンスについて説明します。
| 状況 | 内部メンバーのエクスペリエンス | 外部参加者向けのエクスペリエンス |
|---|---|---|
| 外部参加者がパブリック グループ内の会話に追加されます。 |
先行入力検索には、ネットワークのすべてのメンバーの外部参加者が含まれます。 |
先行入力検索は、会話に参加しているメンバーに限定されます。 |
| 外部参加者がプライベート グループ内の会話に追加されます。 |
先行入力検索には、そのグループに属するすべてのメンバーの外部参加者が含まれます。 |
先行入力検索は、会話に参加しているメンバーに限定されます。 |
| 外部参加者がプライベート メッセージに追加されます。 |
先行入力検索は、プライベート メッセージの参加者に限定されます。 |
先行入力検索は、プライベート メッセージの参加者に限定されます。 |
| パブリック グループはプライベートになります。 |
先行入力検索には、ネットワークのすべてのメンバーの外部参加者が含まれます。 |
先行入力検索は、外部の参加者が参加するように招待された会話に参加したメンバーに限定されます。 |
| プライベート グループが公開されます。 |
先行入力検索には、ネットワークのすべてのメンバーの外部参加者が含まれます。 |
先行入力検索は、外部の参加者が参加するように招待された会話に参加したメンバーに限定されます。 |
アクセス許可とセキュリティに関する質問
Q: リスクから保護し、プライバシーを維持するにはどうすればよいですか?
A: プライバシーとセキュリティも重要です。 Microsoft は、会社の IP と従業員を監視し、積極的に保護するためのツールの構築に投資してきました。 外部メッセージングの一環として、次のセキュリティ機能を構築しました。
UI の警告をクリアする: 警告は、外部参加者を追加する前に、ユーザーが意識的に認識していることを確認します。 外部参加者を会話に追加したり、外部参加者との会話に返信したりすると、UI に明確な警告が表示されます。 「 外部参加者を追加する」を参照してください。
外部メッセージングを無効にする:検証済みの管理者 は、これらのオプションを使用して外部コラボレーションを無効にすることができます。 「 外部メッセージングを無効にする」を参照してください。
ユーザーの削除: 会話から外部参加者を削除できます。 削除されると、ユーザーはその会話を表示できなくなります。 ネットワーク管理者とグループ管理者の両方が、会話からユーザーを削除できます。 「会話から外部参加者を削除する」を参照してください。
データエクスポート: Viva Engage の検証済み管理者は、外部の参加者を含むすべての会話とファイルを追跡し、ユーザーがネットワークの外部で行っている会話を監視できます。 「Viva Engage ネットワークで外部参加者を検索する」を参照してください。
キーワード監視: Viva Engage の検証済み管理者は、潜在的な侵害を管理者に警告するためのキーワード監視を設定できます。 「キーワードの監視」を参照してください
Q: 会話に外部参加者を追加すると、何が表示されますか?
外部参加者は、明示的に招待された会話のみを表示できます。 その会話に含まれている内容 (アップロードされたファイルなど) を確認できます。 ただし、明示的な招待なしでは、ネットワーク上の別の会話を見つけたり、参加したりすることはできません。
Q: 外部参加者は会話にファイルをアップロードできますか?
A:はい、できます。
Q: 外部の参加者も他の参加者を招待できますか?
はい。外部の参加者は、その会話で @メンションできるのと同じように、他のユーザーを会話に追加できます。 ユーザーは、既に明示的に含まれている会話にのみ招待できます。
Q: 外部の参加者が自分についてどのような情報を確認できますか?
A: 外部参加者は、ホバー カードの限定的なビューのみを表示できます。 ホバー カードに表示されるフィールドには、名前、タイトル、メール アドレス、ネットワークが含まれます。 プロフィール画像、電話番号など、外部の参加者には非表示のままです。
Q: 会話にアップロードされたコンテンツに対して外部の参加者はどのようなアクセス許可を持っていますか?
A: 外部参加者は、ファイルを表示およびダウンロードできます。 外部参加者はノートのみを表示できます。
Q: 外部の参加者がこの会話を共有できますか?
回答: いいえ。 アクセス許可は特権メンバーに対象ユーザーを制限するため、外部参加者を会話に個別に追加する必要があります。
Q: 外部参加者のデータはどこにありますか?
A: 会話データは、会話に参加するすべての参加者の (データ エクスポートを使用して) 検証済みの管理者 が使用できます。 そのため、従業員が別のネットワーク上の会話に参加している場合、その会話は受信トレイに表示されるため、ネットワークのデータ エクスポートで使用できます。 詳細については、「 Viva Engage ネットワークで外部参加者を検索する」を参照してください。
Q: 会話に外部参加者を追加すると、ネットワークに入りますか?
回答: いいえ。 外部参加者は、明示的に招待された会話にのみ参加できます。 これらの会話には、Viva Engage の受信トレイ (ネットワーク上) を介してアクセスします。 ネットワークの残りの部分にはアクセスできない。
Q: 確認済み管理者はどのような権限を持っていますか?
A: 確認済みの管理者は 、いつでも会話からすべての外部参加者を削除できます。 また、データエクスポートを使用して、外部参加者がアクセスできるファイルや会話を確認することもできます。 詳細については、「Viva Engage ネットワークで外部参加者を検索する」を参照してください。
Q: キーワード監視が設定されている場合、外部の参加者がネットワークに投稿するメッセージに適用されますか?
はい。 キーワードの監視は、外部参加者からの投稿を含め、ネットワーク内のすべての投稿に適用されます。