Microsoft 365 グループの有効期限ポリシーを構成する
Microsoft 365 グループと Microsoft Teams の使用が増えるにつれ、管理者とユーザーは未使用のグループとチームをクリーンアップする方法を必要とします。 Microsoft 365 グループの有効期限ポリシーは、システムから非アクティブなグループを削除し、物事をよりクリーンにするのに役立ちます。 有効期限は既定でオフになっています。組織でこの機能を有効にする必要があります。
グループの有効期限が切れると、関連するすべてのサービス (メールボックス、Planner、SharePoint サイト、チームなど) も削除されます。
グループの有効期限が切れると、"soft-deleted" の状態になります。つまり、最大 30 日間は回復できます。
管理者は有効期限を指定でき、その期間の終わりに達し、更新されないアーカイブされたチームを含む非アクティブなグループは削除されます。 有効期限は、グループが作成されたとき、または最後に更新された日付から始まります。 グループ所有者は、有効期限が切れる前に自動的に電子メールが送信されます。これにより、別の有効期限の間隔でグループを更新できます。 Teams ユーザーには、Teams に永続的な通知が表示されます。
アクティブに使用されているグループは自動的に更新されます。 次のいずれかのアクションによって、グループの自動更新がトリガーされます。
- SharePoint - ファイルの表示、編集、ダウンロード、移動、共有、またはアップロードを行います。 (SharePoint ページの表示は自動更新のアクションとしてカウントされません)。
- Outlook - グループに参加し、グループからグループメッセージを読み書きし、(Outlook on the webの場合、) メッセージに "いいね" をつけます。
- Teams - チーム チャネルを訪問します。
- Viva Engage - Yammer コミュニティ内の投稿を表示するか、Outlook で対話型メールを表示します。
Microsoft 365 グループの有効期限ポリシーを構成する
Microsoft Entra Admin Center にグローバル管理者としてサインインします。
左側のペインで [グループ] セクションを選択し、[有効期限] を選択して有効期限設定を開きます。
次に、[有効期限] ページ で、次の項目を指定できます。
グループの有効期間 (日数) - グループの有効期間を日数で設定します。既定値は 180、365、またはカスタムです。 カスタム設定には、少なくとも 30 日の有効期間が必要です。
所有者がいないグループのメール連絡先 - グループに所有者がいない場合に更新および有効期限の通知を送信するメール アドレスを指定します。 グループに所有者がいない場合、有効期限の電子メールは指定された管理者に送信されます。
これらの Microsoft 365 グループの有効期限を有効にする (すべて、選択済み、なし) – この有効期限ポリシーを構成する Microsoft 365 グループを選択します。 好みに応じて、社内のすべてのグループ、選択したグループのみにポリシーを設定することも、[なし] を選択することで完全にオフにすることもできます。
構成を完了するには、[保存] ボタンを選択します。
Microsoft 365 グループの有効期限ポリシーを構成および使用できるのは誰ですか?
グループの有効期限は、Microsoft Entra ID P1 または P2 サブスクリプションに含まれる機能です。 このライセンスは、設定と影響を受けるグループのメンバーを構成する必要がある管理者に必要です。すべてのユーザーには、Microsoft Entra ID P1 または P2 ライセンスが割り当てられている必要があります。
有効期限ポリシーに関しては、会社内で異なる特権を持つ 2 つのタイプの役割があります。
| 役割 | 可能な操作 |
|---|---|
| Office 365 グローバル管理者、ユーザー管理者 | Microsoft 365 グループの有効期限ポリシー設定を作成、読み取り、更新、または削除します。 |
| ユーザー | 所有している Microsoft 365 グループを更新または復元する |
有効期限が保持ポリシーとどのように連携するか
Microsoft Purview コンプライアンス ポータルでグループのアイテム保持ポリシーを設定している場合、有効期限ポリシーはアイテム保持ポリシーとシームレスに連携します。 グループの有効期限が切れると、グループ サイト内のグループのメールボックスの会話とファイルは、保持ポリシーで定義された特定の日数の間、保持コンテナに保持されます。 ただし、有効期限が切れると、ユーザーにはグループまたはそのコンテンツは表示されません。
グループの所有者が、グループの有効期限が切れるかどうかを知る方法と時間
グループの所有者には、メールでのみ通知されます。 グループが Planner、SharePoint、またはその他のアプリを介して作成された場合、有効期限の通知は常にメールで送信されます。 グループがチームを介して作成された場合、グループの所有者はアクティビティ セクションを通じて更新するための通知を受け取ります。
グループの有効期限が切れる 30 日前に、グループの所有者 (または所有者がいないグループに対して指定したメール アドレス) に、グループを簡単に更新できるメールが届きます。 更新しない場合は、有効期限の 15 日前に別の更新メールが届きます。 まだ更新していない場合は、有効期限の前日にもう 1 通のメール通知を受け取ります。
何らかの理由で、有効期限が切れる前に所有者または管理者がグループを更新しなかった場合でも、管理者は有効期限が切れてから最大 30 日間グループを復元できます。
グループを復元するために必要なアクセス許可は、次のいずれかの役割になります。
| 役割 | アクセス許可 |
|---|---|
| グローバル管理者、グループ管理者、パートナー層 2 サポート、Intune 管理者 | 削除された Microsoft 365 グループを復元できます |
| ユーザー管理者とパートナー層 1 のサポート | 会社の管理者の役割に割り当てられているグループを除き、削除された Microsoft 365 グループを復元できます |
| ユーザー | 所有している削除済みの Microsoft 365 グループを復元できます |
詳細については、以下を参照してください。