ライフサイクル管理を計画する

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Teams は、組織のコラボレーション ライフサイクル管理プロセスを実装するための豊富なツールセットを提供します。 ライフサイクル管理の計画は重要です。それは、作業を効果的に行うための計画を立てていることを意味するからです。 ほとんどのプロジェクトは、開始、中間、および終了で構成されています。 プロジェクトはさまざまな方法で構築および使用することもできますが、プロジェクトのライフサイクルのどの段階にあるかが常に明確であるとは限りません。 ライフサイクル管理の計画を持つと、自分の組織のプロジェクトがこれらの各段階を進んでいく状況を追跡することができるようになります。

ライフサイクルの概念

以下の概念と定義はすべて、ライフサイクル管理についての決定事項に影響します。

• Teams - チーム は、コラボレーションを促進する人、コンテンツ、およびツールのコレクションです。 チームによって、メンバーが誰であるか、およびそれらのメンバーに適用されるアクセス許可およびポリシーが定義されます。 Teams は Microsoft 365 グループに基づいて構築されており、Microsoft 365 グループ メンバーシップのチームへの同期に対する変更が行われます。 他の Microsoft 365 グループと同様に、Teams にも Exchange メールボックス、SharePoint サイト、OneNote ノートブック、そしてその他の Microsoft 365 または Office 365 内の資産が自動的に用意されています。 チームには次の 3 種類があります。

  • 組織全体のチームは、小規模から中規模の組織内の全員がコラボレーションのための単一チームの一部に自動的になれる方法を提供します。
  • 公開チームはオープンであり、組織内の誰でも参加できます。
  • プライベート チームは 招待されたユーザーだけで構成されます。

• チャネル - チャネルとは、チーム内のコラボレーションの空間として、実際に作業する場所のことです。 各チャネルに対して、そのチャネルで共有されるすべてのファイルを保存するためのフォルダーが SharePoint サイト上に自動的に作成されます。 チャネルも、特定のワークストリームに関係するアプリによって機能を拡張することができます。たとえば、プロジェクトの 1 つの側面の成功を追跡するために、Power BI ダッシュボードをチャネルに追加することができます。

  • 標準チャネル - 標準チャネルは、すべてのチーム メンバーに表示されます。

  • プライベート チャネル - プライベート チャネルは標準チャネルに似ていますが、会話、ファイル、アプリへのアクセスをチーム メンバーの限られたサブセットに制限します。

  • 共有チャネル - 共有チャネルを使用すると、Microsoft Entra ID を持つ任意のユーザーまたはグループとチャネルを組織に共有できます。 (この機能は開発中です。最新の状態については、 機能ID_70766を使用してロードマップを確認してください)。

• チーム ユーザーの種類と管理者の役割 - チーム ユーザーの種類によって、チーム メンバーが持つコントロールの程度を決定します。

  • チーム作成者は、ディレクトリ内にグループまたはチームを作成するためのアクセス権を持っています。

  • チーム所有者は、チームのメンバーシップと設定を管理します。

  • チーム メンバーは、自分の組織内のメンバーで、チームに参加するユーザーです。

  • ゲストは、組織外のユーザーです。

Teams のライフサイクルの段階

一般的に、チームにはプロジェクトに沿った目的、または目標を成し遂げるという目的があります。 チームが共通の関心事項に基づいて形成された場合でも、時間の経過とともにチームのメンバーシップが変容する可能性が高く、そこでの議論も、別のチームでもほとんど変わらない方法で形式的に行われるような、陳腐な内容になることが考えられます。

それぞれのチームには、チームが作成され、チャネルがセットアップされたという開始の段階と、チームが活用されてワークフローのリズムに合致するコラボレーションが発生するという中間の段階と、場合によっては、チームがその目的を達成して、その有用な寿命に到達した終了の段階があります。

段階 1: 開始

最初のステージでは、チームの目標とメンバーシップを定義し、チームとそのチャネルを作成し、チーム メンバーを招待し、個々のメンバーのアクセス許可を設定します。 開始段階で考慮すべき重要な決定ポイントは次のとおりです。

• チームの目的は何ですか?
• チームには誰が所属していますか?
• チームはプライベートですか、パブリックですか?
• 新しいメンバーが自分自身を追加したり、チーム所有者がそれらの新しいメンバーを追加することはできますか?
• チャネルの作成や、タブ、ボット、コネクタの追加を行うためのアクセス許可があるユーザーは誰ですか?
• チームに追加される初期チャネルは何ですか?

段階 2: 中間

中間段階では、確立されたワークフローに従ってコラボレーションが行われ、チーム メンバーがチーム チャネル内の共通の目標に向かって対話します。 このステージで考慮する必要がある決定ポイントは次のとおりです。

• 問題を特定するために使用状況を監視する人は誰ですか?
• チームが正常であるかどうかを判断するために使用される指標は何ですか?
• 有用な寿命に到達したチームを識別します。
• 目的に適っているが、活力を投入する必要がある、正常でないチームを特定します。

段階 3: 終了

終了段階では、通常は有限プロジェクトの場合に、チームがその有用なライフサイクルを完了したときに発生します。 この段階では、チームの閉鎖を正式に承認し、不要になったチームを削除します。

Teams は、IT 部門が最大 30 日間取り消すことができる "論理的な削除" で削除されます。 チームを削除しても、コンプライアンス ポリシーに従って保持されていたチャットやコンテンツには影響しません。 チャネルには "論理的な削除" もあり、削除後、最大で 21 日間は取り消しが可能です。

グループまたはチームが削除されると、一部の例外を除いて、接続されているサービスのほとんどの情報も削除されます。 アイテム保持ポリシーによって保護されたすべてのコンテンツは、電子情報開示検索を通じて引き続き使用できます。 潜在的なデータ損失を回避するために、チームが削除されたときの影響を理解します。

• ゲスト - チームが削除されると、ゲストは Microsoft Entra ID から削除されません。

• SharePoint - チーム チャネル内のすべてのファイルは、関連付けられたグループの SharePoint サイトに保存されます。 場合によっては、リストやページなど、ドキュメント以外のコンテンツが SharePoint に存在することがあります。 チャンネルを削除しても、フォルダーまたはその内容は SharePoint ドキュメント ライブラリから削除されません。

• Planner - グループを削除すると、関連付けられたプランも削除されます。 データを保持するには、チームを削除する前に、プランをスプレッドシートにエクスポート、タスクをコピーして別のプランに移動、またはプラン全体をコピーすることができます。

• Forms - グループを削除すると、関連するフォームも削除されます。 チームが削除されたら、フォームを複製する、結果をスプレッドシートにエクスポートする、または単にフォームを削除することができます。

• Power Automate - Power Automate で作成され、グループまたはチームに関連付けられているフローは、グループに属していません。 作成者が所有し、他のユーザーやグループと共有するだけです。 そのため、グループまたはチームが削除されても影響を受けません。

• Power BI - Power BI のデータとワークスペースは、グループやチームから独立して動作できます。 グループまたはチームを削除した後でレポートが必要な場合は、既存のワークスペースから Power BI 内の別のワークスペースにレポートをコピーできます。

• Dataverse for Teams - チームが削除されると、作成された Dataverse for Teams 環境も削除されます。 Dataverse for Teams 環境自体は、チーム所有者がチーム内から削除できます。 データを保持するために、Dataverse forTeams 環境を Dataverse データベース環境にアップグレードできます。 アップグレードされた環境のライフサイクルは、そのチームのライフサイクルに関連付けられなくなります。 チームが削除されても、アップグレードされた環境は残ります。

• Project - Web の Project で作成されたプロジェクトとロードマップは、Microsoft 365 グループに関連付け、Power BI と同様にオフボーディングする方法があります。 プロジェクトを別のグループに割り当てたり、プロジェクトまたはロードマップからデータをエクスポートしたりできます。

終了段階に関連する重要な決定ポイントは次のとおりです。

• チームの寿命の終わりがどのようなものであるかを定義します。
• チームの保存コンテンツを利用可能にするかどうか、およびその期間を決定します。
• 学習したベスト プラクティスとレッスンの内容を文書にまとめます。
• 必要に応じて、データをアーカイブします。

ライフサイクル全体の自動化

Teams 管理センター、Microsoft 365 管理センター、および Microsoft Entra 管理センターを通じて、Teams ライフサイクルを構成および管理できます。 チームのライフサイクル全体で特定の管理タスクを自動化する場合は、PowerShell および Graph API 自動化ツールを使用して自動化できます。

詳細については、「グループ、チーム、および Yammer のライフサイクル終了オプション」を参照してください。

ライフサイクル ワークフローについて

ライフサイクル ワークフロー (プレビュー) は、組織が次の 3 つの基本的なライフサイクル プロセスを自動化することで Microsoft Entra ユーザーを管理できるようにする新しい ID ガバナンス機能です。

• Joiner: 個人がアクセスが必要なスコープに入ったとき。 たとえば、新しい従業員が会社または組織に参加している場合です。
• Mover: 個人が組織内の境界間を移動する場合。 この移動には、より多くのアクセスまたは承認が必要な場合があります。 たとえば、マーケティングに参加していて、現在は販売組織のメンバーになっているユーザーです。
• Leaver: 個人がアクセスが必要なスコープを離れるとき。 この移動には、アクセスの削除が必要な場合があります。 たとえば、退職している従業員や、退職した従業員などです。 ワークフローには、ライフサイクル内を移動するユーザーに対して自動的に実行される特定のプロセスが含まれています。 ワークフローは、タスクと実行条件で構成されます。

タスクは、ワークフローがトリガーされたときに自動的に実行される特定のアクションです。 実行条件は、影響を受けるユーザーのスコープと、ワークフローが実行されるタイミングのトリガーを定義します。 たとえば、新しい従業員の NewEmployeeHireDate 属性の値がワークフローとして記述される 7 日前に、マネージャーに電子メールを送信するとします。 この構成内容は次のとおりです。

• タスク: 電子メールを送信します。
• Who (スコープ): 新入社員。
• When (trigger): NewEmployeeHireDate 属性値の 7 日前。

自動ワークフローでは、ユーザー属性に基づいてトリガーがスケジュールされます。 自動ワークフローのスコープは、ユーザーが属する部署など、さまざまなユーザー属性と拡張属性を使用して可能です。

ライフサイクル ワークフローは、ロジック アプリ タスクの機能と統合して、既存のロジック アプリを通じてより複雑なシナリオに合わせてワークフローを拡張することもできます。