AI Builder ドキュメント自動化の紹介
このユニットでは、次のことを行います。
ドキュメントの自動化によって解決できるシナリオを理解する。
ドキュメントの自動化によって何を実現できるかを学習する。
このコースを開始する前に、次の製品について理解を深めることをお勧めします。
Power Automate の導入 学習モジュール。
Power Apps の導入 学習モジュール。
Dataverse の使用を開始する 学習モジュール。
AI Builder でドキュメントの処理を開始する 学習モジュール。
AI Builder ドキュメント処理モデルの概要 ドキュメント。
ドキュメント自動化とは
自動化ソリューションと AI により、組織でのドキュメント処理が加速し最適化されます。これにより、ユーザーは価値が低く、間違いを犯しやすい、繰り返しの作業から解放されることができます。 印刷されようと、デジタル表示されようと同じです。レビュー、データの抽出、処理が必要なあらゆる種類のドキュメントに適用できます。
ドキュメントの処理を自動化するには、完全なソリューションが必要です。 Microsoft Power Platform では、次の機能を使用して、豊富で堅牢なドキュメント自動化ソリューションを構築できます。
プロセス全体を調整する Power Automate。
ドキュメントから効率的に情報を抽出するために必要なインテリジェンスをもたらす AI Builder。
ユーザーがドキュメントを手動で確認および承認するための Power Apps。
ドキュメント キューを管理し、必要なすべてのデータ、ファイル、および構成を格納する Dataverse。
そこまで複雑なシステムを何もない状態から設計することは、簡単ではありません。 このドキュメント自動化ソリューションは、いつでもインストール可能なエンドツーエンドのソリューションです。これを参照用に実装し、次のような一般的な処理パターンをサポートするために使用できます。
サービス メールボックスからドキュメントを受信する。
そのドキュメントからデータを自動的に抽出する。
結果を会計、HR、CRM などのターゲット システムにエクスポートする。
コンプライアンス ルールなどの整備や、AI の精度を評価する必要があることから、このプロセスには人間の手でチェックする作業も含める必要があります。
ドキュメント自動化であれば、それが標準的なエンドツーエンドのソリューションで可能になります。 これにより、次のことが可能になります。
メールで受信したドキュメントを管理する。
AI Builder ドキュメント処理ソリューションを使用して、ドキュメントからデータを抽出する。
抽出されたデータを処理し、中央に置かれたアプリケーションを使用してユーザーがそのデータを手動で確認および承認できるようにする。
ドキュメント 自動化ツールのソリューションは、1 つの環境にインストールされます (環境について詳しくは「環境の概要」を参照してください)。 このソリューションには、複数の Power Automate フロー、Power App、および複数の Dataverse データ テーブルが含まれます。 これはドキュメント自動化基本キットと呼ばれます。
ドキュメント自動化の手順
受信したドキュメントは次の手順で処理されます。
ドキュメント自動化メール インポーター フロー
処理するドキュメントがインポートされます。
このフローは、電子メールで送信されたドキュメントを処理するように構成されています。 ドキュメントを別の方法で受信する場合は、インポート フローをカスタマイズして、ドキュメントを SharePoint のフォルダーやクラウド ストレージなどから受信するように構成できます。 インポート メカニズムのカスタマイズについて詳しくは、後続のラーニング モジュールを参照してください。
ドキュメント自動化メール インポーターは、次のように機能します。
特定の Outlook メール アドレスに添付ファイル付きでメールを受信するとトリガーされます。 送信者またはタイトルに含まれる語を指定して、メールをフィルター処理できます。 この後のモジュールでは、ドキュメントを最適な方法で受信できるように、このトリガーを設定する方法を説明します。
Dataverse で管理されるドキュメント キューにドキュメントを追加します。
ドキュメント ファイルを Dataverse に格納します.
ドキュメントの状態がデータ抽出中に設定されます。 これはドキュメントを受信し、関連情報を抽出するために AI を使用して処理する準備ができたことを示します。
ドキュメント プロセッサのフロー
AI Builder モデルを使用してドキュメントからデータが抽出されます。
ドキュメント プロセッサは次の処理を行います。
ドキュメントを受信してドキュメント キューに格納されるとトリガーされ、データ抽出状態になります。
各ドキュメントを取得し、そこから AI Builder ドキュメント処理モデルを実行して、関連データを取得します。 ドキュメント レイアウトに合わせて独自の AI Builder モデルを作成できます。 この構成の詳細については、後続の学習モジュールを参照してください。
抽出したデータを Dataverse テーブルに格納し、後続のデータ チェックおよびデータ処理を、データが別のシステムにエクスポートまたは使用される前に実行できるようにします。
ドキュメントの状態をデータ検証中に設定します。これはデータが抽出され、適用すべきビジネス ロジックとルールを使用して処理する準備ができたことを示します。
ドキュメント自動化バリデータ フロー
ビジネス ルールを適用し、ドキュメントを手動で検証することが必要かどうかを判断します。
このフローはプレースホルダーであり、データに適用するビジネス ロジックを追加することができます。 たとえば、データ フィールドのいずれかが抽出されなかった場合や、信頼度レベルが 80% を下回っている場合に手動で検証するように構成したり、$ の金額が特定の値よりも低い場合にデータを自動で承認し、それ以外のデータを転送して手動で承認するように構成したりできます。
このフローは、既定ではルールが何も構成されないため、すべてのドキュメントが手動で確認するために転送されます。
ドキュメント自動化バリデータは、次のように機能します。
データ検証中の状態にあるドキュメントが処理され、抽出データが Dataverse に格納された後でトリガーされます。
ドキュメントの状態を手動レビューに設定します。これは抽出データが、いずれかのユーザーによってレビューおよび承認できる状態にあることを示します。
ドキュメント自動化アプリケーション
ドキュメントを手動でレビューおよび承認する場合に役立ちます。
このアプリケーションは中央の場所に置かれ、パイプラインに存在するすべてのドキュメントを可視化し、状態を表示し、必要に応じて抽出データをレビューおよび承認するために使用されます。 このアプリケーションには、ソリューションの所有者がプロセスを構成するためのセクションも含まれます。 このアプリケーションは Power Apps に組み込まれており、簡単にカスタマイズできます。
ドキュメント自動化アプリケーションを使用すると、次の操作を実行できます。
手動レビュー担当者:
レビューの準備が整ったすべてのドキュメントを一覧表示する。
ドキュメントをビューに開き、抽出データを左右に並べて表示する。
データ フィールドが欠落しているか、エラーのある抽出データを編集または完成させる。
ドキュメントを承認し、状態を検証済みにセットする。
プロセス所有者:
ドキュメントの処理に使用する AI Builder モデルを構成する。
処理されたすべてのドキュメントを一覧で表示する。
ドキュメントの状態によるフィルター処理:
無効なドキュメント PDF、PNG、または JPEG ではない場合。
ドキュメントのダウンロード中 メールの添付ファイルを取得し Dataverse に格納している場合。
データ抽出中 AI モデルによってドキュメントからデータを抽出している場合。
検証中 検証ロジックを実行している場合。
手動レビュー レビュー担当者がドキュメントをレビューする準備が整っている場合。
検証済み ドキュメントのレビューが正常に完了している場合。
レビューの担当者や所有者をチーム内で設定できます。
検証済の状態にあるドキュメントと抽出データは、会計、HR、CRM などの外部システムにいつでもエクスポートできます。
ドキュメント自動化の使用方法
ドキュメント自動化は参照用のマネージド ソリューションです。 ユーザーは、このソリューションのコンポーネントを自由に使用し、更新して、業務およびシステムの仕様に適応させることができます。
このソリューションを使用する場合は次のライセンスが必要です:
1 つの Power Automate ライセンス。すべてのフローを実行してプロセス全体を調整するために必要。
Power Apps ライセンス。ユーザーがドキュメントを手動でレビューおよび承認するために必要。
Power Apps ライセンスは、プロセスの所有者がプロセスを構成するために必要です。
月ごとに処理されるドキュメントの分量から計算される AI Builder の容量。 AI Builder 計算ツール では、それぞれに適した容量を見積ることができます。
以上で、ドキュメント自動化基本キットを使用してドキュメントの処理を自動化するシナリオについての説明を終わります。