調達から購買プロセスの概要

15 分

調達サイクルは、製品と仕入先から始まります。製品情報管理モジュールを使用して、仕入先から購入した製品および製品バリアントを定義および作成することができます。製品の定義および作成が完了したら、製品を法人にリリースすることによって、製品の使用を承認できます。

製品の作成方法の詳細については、「Dynamics 365 Supply Chain Management における製品および製品マスターの作成」を参照してください。

調達ワークスペース

調達は、製品とサービスに対するニーズの特定から、製品の購入、入荷、請求書受領、仕入先への支払処理のプロセスに至るまでのすべてのステップを網羅します。調達プロセスは、購入ポリシーとワークフローを定義することにより、特定のビジネスニーズに合わせて設定できます。

製品とサービスのニーズの特定

従業員が製品を必要とする場合のように、要求から製品またはサービスの必要性が発生する場合があります。 製品カタログは、選択対象として使用できる製品の選択に向けて、またはカタログで利用可能になっていない製品に対する要求を行うことができるように設定できます。購買部門は、製品の提供方法を検討することができます。

支出制限を使用して要求支出を制限することができます。また、購買ワークフローでは、注文が行われる前に承認を要求するオプションが追加されます。必要に応じて、予算財源配賦を指定することもできます。

調達部門は、必要な製品やサービスについて仕入先を特定します。これには、見積依頼を複数の仕入先に送信することが含まれる場合があります。要求されている製品の仕様を共有することができます。また、潜在的な仕入先は、この製品を準拠した製品を納入できるかどうかを確認するために、これらを表示することができます。仕入先が入札価格を取得した後、調達部門が入札元を選択する前に入札価格を確認します。

発注書には、より包括的な見積依頼プロセスの代わりに仕入先への購買照会を仕入先に送信するオプションが含まれています。購買照会を使用して、価格、割引、注文の配送日などの用語を設定できます。 仕入先ポータルを使用するように仕入先が設定されている場合、購買照会機能は無効になります。代わりに、注文は仕入先ポータルで共有され、確認依頼が送信されると、仕入先は注文を直接確認できます。

仕入先カタログは、仕入先が提供できる製品の品揃えに関する情報を収集するために使用できます。仕入先は、独自のカタログを公開できます。その方がカタログを最新の状態に保ちやすくなります。承認仕入先リストを製品に添付できます。これは、新しい発注書を開くときに仕入先を選択するのに役立ち、意図しない仕入先が使用されるのを防ぐことができます。

調達

発注書は、次のような複数の方法で作成できます。

購入を必要とする需要が特定されたマスタープランの結果として。このプロセスでは、計画発注書が生成され、リリースされると発注書が生成されます。
調達の結果として発生する購買要求の処理を通じて。
購買契約の処理を通じて。発注書が契約からリリース済の注文として作成されます。これは一般に、購買契約が一括発注を表す場合に使用されます。
作成された発注書が別のドキュメントに基づいていない場合に手動で。

購入承認ワークフローを使用して構成された発注書が承認済と記録されるには承認が必要です。承認の後、注文をさらに処理できます。

仕入先との間で契約が確立されていることを表すため、発注書が確認されます。発注書は、最終的に請求済またはキャンセル済になるまで、少しずつさまざまな状態を経過していきます。

発注書を作成すると、フィールドの多くには、仕入先ページに保存されている仕入先に関する情報から取得された既定値が事前に入力されます。つまり、発注書で入力する必要があるフィールドは限られますが、既定値の上書きを選択することもできます。

価格と割引

価格と割引には、価格、割引、およびそれらが提供するリベート条件に関する情報が含まれます。価格や割引は、売買契約として表されることがあります。売買契約は、価格または割引を含む仕入先価格表を表し、契約が有効な特定の日付セットを含んでいます。価格と割引は、交渉条件の前提として一定の数量や金額の購入を確約するなどの条件を含む購買契約を通じて交渉および表現できます。特定の製品または製品グループを調達すると、購買金額または購買量に応じて仕入先からのリベートがトリガーされる可能性があるというリベート契約を仕入先との間で作成できます。

配送オプション

発注書に関連付けられる配送プロセスにはさまざまなオプションがあります。注文済製品は、配送スケジュールごとに分割できます。この場合、注文済数量の一部の配送が異なる日付で計画されます。また、配送には販売注文から開始される直納を含めることもできます。直納では、発注書に製品受領書が記録されるのと同時に、販売注文で梱包明細の生成が自動化されます。発注書は、会社間注文チェーン (会社間発注書とも呼ばれます) の一部とすることもできます。この場合、一致する会社間販売注文から製品が注文されます。この状況では、2 つの関連する会社間注文全体で一部のステップが自動化されます。

提供品

製品は、提供品を含むように設定できます。これは、注文する製品に関連する製品を提案することを目的としています。追加の製品は必須の場合もオプションの場合もあります。場合によっては、提供品が他の製品の購入に伴う無料製品として追加されることがあります。

発注書諸費用

発注書には諸費用を割り当てることができます。この処理は、自動請求を設定して自動的に行うか、手動で諸費用を追加して行うことができます。諸費用は、ヘッダーレベルまたは注文明細行レベルで注文に割り当てることができます。諸費用の会計は、さまざまな方法で設定できます。たとえば、製品原価として計上されるように諸費用を設定できます。この場合、注文を確定する前に注文明細行レベルで諸費用を割り当てる必要があります。注文ヘッダーから明細行に諸費用を割り当てる際に役立つオプションがあります。

製品受領書と請求書作成

物理的な製品が含まれる発注書の場合は通常、倉庫内で着荷登録を行う必要があります。その後、注文に対してこの製品受領書が登録されます。要求を満たす製品を含む発注書が構成される場合があります。その場合、製品を依頼した従業員も受領の確認を行う必要があります。

発注書によっては、倉庫での受領が不要なサービスや非物理的な他の製品である製品が含まれています。製品をサービスとして作成したり、このような注文の発注書で直接調達カテゴリを使用したりできます。これらの注文では、製品受領の会計がスキップされて、注文の請求が直接行われる場合があります。または、事前の着荷登録を行わずに発注書で製品受領登録を行う場合があります。

製品の受領により、特定の目的で自動消費が発生することがあります。これには、直納による暗黙的な消費、プロジェクトに向けた消費、または製品を固定資産として会計処理する消費が含まれます。

仕入先から仕入先請求書が到着すると、まず発注書とは別個の請求書登録仕訳帳に記録された後、発注書に対する記録として承認されることがあります。発注書を使用した仕入先請求書の記録には、製品受領書と請求書の照合が含まれます。

勘定配布は、元帳内で会計を行う方法を指定するために発注書で指定できるだけでなく、予算財源配賦が構成に含まれる場合にそれを取得する方法も定義できます。請求済みの発注書では、買掛金勘定内の仕入先勘定に負債が記録され、そこから仕入先支払を処理できます。

仕入先のパフォーマンス

購買のパフォーマンスとレビューは、支出分析と仕入先のパフォーマンスを含む、調達と買掛金勘定レポートを通じてサポートされます。

ワークスペースの変更を伴う確認済発注書

組織は、"変更を含むすべての確定済み発注書" ワークスペースを利用し、確認後に変更された確認済発注書にアクセスすることができます。調達担当者は、以前に確認済みである発注書に加えられた変更を確認し、下流への影響を軽減することができます。このワークスペースは、Dynamics 365 財務と運用では既定で有効になっていますが、組織で影響の概要やコミュニケーションコンテンツ案を生成するため、AI を活用した機能と Copilot 機能を有効にすることができます。この機能を有効にする方法について詳しくは、Copilot による支援を有効化して、確定済み発注書の変更を管理するをご覧ください。

ワークスペースの上部には、確認済みの発注書に対する変更のグループと、下流の需要に対する関連する影響をまとめた 3 つのタイルが表示されます。

影響が小さい変更: このタイルでは、下流の需要に対する既知の影響がない発注書の変更が強調表示されます。数量または配送日の変更が需要からの要件に影響を与えない場合、既知の影響は想定されません。これらの変更の例としては、数量の増加や日付を早める変更などが挙げられます。発注書の確認と検証に役立つ変更の概要が生成されます。
影響が大きい変更: このタイルでは、需要に対する下流の影響がわかっている発注書が強調表示されます。これらの変更は、検出された需要への影響と共に要約されるため、さらに調査して、どのようなアクションを実行するかを決定するのに役立ちます。
影響を受ける下流注文: このタイルでは、さまざまな種類の下流の需要注文への影響が、注文タイプごとに合計で要約されます。この情報は、需要への潜在的な影響を確認し、それぞれの原因となる変更を特定するのに役立ちます。

各タイルには表示リンクがあります。このリンクを選択すると、タイルの分類とフィルターに従って、供給注文の変更と影響を受ける需要が下のビューに表示されます。

調達ワークフロー

組織によっては、トランザクションを入力した本人以外のユーザーが購買要求と発注書を承認することが必要な場合があります。承認プロセスを設定するには、ワークフローを作成します。

ワークフローは業務プロセスを表します。システムにおけるドキュメントのフローを定義し、タスクを完了してドキュメントを承認する必要があるユーザーを示します。組織でワークフローシステムを使用することには、次のようにいくつかの利点があります。

一貫したプロセス — 購買要求や経費精算書など、特定のドキュメントの承認プロセスを定義できます。ワークフローシステムを使用すると、一貫した効率的な方法で、ドキュメントの処理や承認が実行されるようになります。
プロセスの可視性 — 特定のワークフローインスタンスのステータス、履歴、パフォーマンス指標を追跡できます。これは、効率改善のためにワークフローに変更を加える必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。
集中管理された作業一覧 — ユーザーは、集中管理された作業一覧を表示し、参加しているすべてのワークフローにおいて、割り当てられたワークフロータスクや承認を表示できます。これは、作業項目ページで使用できます。

調達に関する次のワークフロータイプを使用できます。

タイプ	目的
購買要求の確認	購買要求の確認および承認ワークフローを作成します。
購買要求明細行の確認	購買要求明細行の確認および承認ワークフローを作成します。
発注書ワークフロー	発注書の確認および承認ワークフローを作成します。
発注書明細行ワークフロー	発注書明細行の確認および承認ワークフローを作成します。
仕入先追加申請ワークフロー	仕入先要求を通じて新しい仕入先を追加するための確認および承認ワークフローを作成します。

購入プロセス

従業員が業務を遂行するために特定の製品を必要とする場合のように、要求から製品またはサービスの必要性が発生する場合があります。たとえば、ラップトップまたは事務用品などが考えられます。購買の大まかなプロセスは次のとおりです。

要求者からの購買要求作成。
仕入先への見積依頼 (RFQ)。
仕入先を選択すると、RFQ は発注書に変換されるか、または発注書が作成されます。
製品が在庫に入庫されます。
請求書が生成されます。

製品カタログは、選択対象として使用できる製品の選択に向けて、またはカタログで利用可能になっていない製品に対する要求を行うことができるように設定できます。購買部門は、製品の提供方法を検討することができます。

支出制限を使用して要求支出を制限することができます。また、購買ワークフローでは、注文が行われる前に承認を要求するオプションが追加されます。必要に応じて、予算財源配賦を指定することもできます。

調達部門は、必要な製品やサービスについて仕入先を特定します。これには、見積依頼を複数の仕入先に送信することが含まれる場合があります。要求されている製品の仕様を共有することができます。また、潜在的な仕入先は、この製品を準拠した製品を納入できるかどうかを確認するために、これらを表示することができます。仕入先は入札価格を取得し、調達部門は入札元を選択する前に入札価格を確認します。

発注書には、より包括的な見積依頼プロセスの代わりに仕入先への購買照会を仕入先に送信するオプションが含まれています。購買照会を使用して、価格、割引、注文の配送日などの用語を設定できます。仕入先とのコラボレーションを使用するように仕入先が設定されている場合、購買照会機能は無効になります。代わりに、注文は仕入先コラボレーションインターフェイスで共有され、発注書が送信されると、仕入先は注文を直接確認できます。

購買要求での作業

組織の設定に応じて、組織で使用する製品の購買要求を作成できます。

購買ポリシーでは、購買要求の既定の動作を定義し、ユーザーが作成できる購買要求のタイプを選択できるようにするかどうかを決定します。

補充要求は、マスタープランの明細行を準備するために、特定のサイトまたは倉庫の需要としてピッキングするので、品目を含む明細行のみを含むことができます。マスタープランでは、品目補充ポリシーに応じて、計画発注書または移動オーダーが生成されます。

したがって、補充要求が承認されると、品目のマスタープランを集荷する準備が整います。または、購買注文を直接生成するために消費の購買要求を使用します。

組織で間接的な製品 (マスタープランで不要な製品) が必要な場合は、それらの製品に対して購買要求を送信できます。購買要求は、購買部門が品目またはサービスを購入することを承認する内部ドキュメントです。購買部門は、購買要求を使用して、従業員から要求された品目の実際の購買注文を生成します。

購買要求は内部ドキュメントですが、発注書は購買部門が仕入先に送信する外部ドキュメントに相当します。

購買要求を使用して、職務を遂行するために必要な品目またはサービスの要求を送信できます。購買要求を使用すると、次の操作を実行できます。

ホストされている調達カタログまたは承認済仕入先の Web サイトにホストされている仕入先カタログから品目およびサービスを注文します。
購買ポリシーでこのアクションがサポートされている場合は、カタログ品目以外の要求を送信します。
ユーザーロールに対する適切なアクセス許可が付与されている場合は、他のユーザーに代わって要求を作成します。

購買要求では、購買要求ワークフローを定義する必要があります。このワークフローは、承認されるまでワークフローに送信される購買要求の承認プロセスを制御します。これにより、購買注文が作成されて仕入先に送信されます。

消費目的の要求

消費の目的を持つ要求は、組織で内部的に使用される品目またはサービスの需要を表します。このタイプの要求によって作成される需要は、常に発注書によって満たされます。購買注文を自動的に生成するように Supply Chain Management が設定されている場合は、購買要求が承認された後に発注書が作成されます。

補充目的の要求

補充を目的とする要求は、在庫を補充するための需要を表します。

たとえば、品目を補充するための要求を作成し、特定の小売場所で特定の時点で販売できるようにします。このタイプの要求によって作成される需要は、発注書、移動オーダー、製造オーダー、またはかんばんによって満たすことができます。

要求目的が補充である場合、需要は金額ではなく数量として表されます。したがって、債務会計、予算管理、固定資産決定 (BRAD)、プロジェクト会計、および関連するルールは適用されません。指定された法人に対して保管およびリリースされている製品のみが補充要求要求を満たすことができます。要求目的が補充である場合に使用できる製品を定義するには補充カテゴリアクセスポリシールール ページを使用します。

補充目的の購買要求を使用するには、要求の需要を含むようにマスタースケジューリングを設定する必要があります。このタイプの要求によって作成される需要に対するフルフィルメント方法は、組織内の品目に対して設定され、マスタースケジューリングを使用して計画された供給ポリシーに基づいて自動的に決定されます。

見積依頼を作成および送信する

仕入先に見積依頼 (RFQ) を送信して、製品の価格と配送時間に関する情報を要求できます。品目またはサービスを購入し、複数の仕入先から競争力のある申し出を受け取る必要がある場合、組織はRFQを発行します。

RFQ では、仕入先に対して、指定した製品の数量の価格と配送時間を提供するように依頼します。また、仕入先に対して、出荷費用などの雑費があるかどうかを指定するように要求することもできます。仕入先で、大きな注文または仕入先請求書の早期支払に対する割引が提供されているかどうかを確認することがあります。

RFQ プロセスには次が含まれます。

RFQ を作成して 1 つ以上の仕入先に送信する。
RFQ 返信を受信して登録する。
RFQ のタイプに応じて、承認されたRFQの返信を発注書、購買契約、または購買要求に転送する。
仕入先からの売買契約記録への返信を転送する。

発注書の作成と管理

発注書は、製品の購買を承認する購入者によって生成されるドキュメントです。ドキュメントが仕入先 (または販売者または製品) によって承認されると、両当事者の契約バインドになります。

発注書には、特定の販売者を識別するだけでなく、説明、数量、価格、割引、支払条件、出荷日、およびその他の関連する条件を定義します。

さまざまなロールとユーザーによって発注書が使用され、発注書の状態が更新され、追跡されます。たとえば、購買担当者は、発注書を使用して、特定の仕入先から購入される製品の一覧を作成できます。

価格、配送情報、品目などの情報は、発注書に記録されます。さらに、購買担当者は仕入先に送信された発注書の確認文書を生成して、購買を通知します。品目を入庫したら、在庫に入庫する必要があります。その後、請求書を生成することができます。

購買契約での作業

購買契約書は、組織が特別な価格や割引と引き換えに、特定の数量または金額で長期間にわたって購入することを確約する契約です。購買契約書の価格や割引は、既存のいかなる売買契約で定められた価格や割引よりも優先されます。

各購買契約には、購買契約書を作成した担当者によって定められた有効期間があります。購入品の配送日は、有効期間内になければなりません。また、購買契約は既定で保留になっています。購買契約書から注文できるのは、有効に設定されている場合のみです。

購買契約はオプション機能で、調達プロセスに追加できます。購買契約では、既定の価格および割引を設定し、購買要求にリンクすることができます。見積依頼の返信から購買契約書を作成することもできます。購買契約書がドキュメントにリンクされている場合、そのリンクは、そのドキュメントから作成された他のトランザクションおよびドキュメントにコピーされます。

たとえば、契約が購買要求にリンクされている場合、購買要求が承認されて発注書が作成されると、発注書に購買契約書へのリンクが自動的に設定されます。

モバイルデバイスでの発注書と購買要求の承認

購買承認を合理化するために、Dynamics 365 Supply Chain Management ではモバイル承認エクスペリエンスを提供することで、柔軟性と応答性を強化しています。これにより、ユーザーはモバイルデバイスで購買要求と注文の承認タスクを直接管理し、遅延なく効率化を図ることができます。モバイルアプリには、割り当てられたタスクと期限の概要が示されます。ユーザーはコンテキストを切り替えることなく、各要求に関する詳細情報を確認して、情報に基づいた決定 (承認、否認、変更要求、委任) を行うことができます。この機能は、スムーズな承認プロセスを維持しながら、コンプライアンスと予算を整合するのに役立ちます。

Copilot 機能

Dynamics 365 Supply Chain Management のユーザーは、Microsoft Supply Chain Center の Copilot にアクセスすることができます。重要なサプライチェーンプロセスに影響を及ぼす可能性のある天候、財務、地理などの外部の問題が事前に警告されます。その後、予測的ないインサイトにより、材料、在庫、配送業者、配送ネットワークなどにおいて影響を受ける注文が明らかになります。サプライチェーン計画担当者は、Dynamics 365 Copilot によって生成されたメールを自動的に下書きし、影響を受けるパートナーに警告して、発生する可能性のある中断を事前に軽減することができます。

さらに、アプリ内ヘルプ機能により、アプリケーション内およびユーザープロセス内から即座に、状況に応じたアシスタンスをユーザーに表示します。

ユーザークエリに対する正確な回答の下書きを作成する: Copilot は、Dynamics 365 Supply Chain Management の機能に関する公開ドキュメントの広範なリポジトリを活用して、製品ドキュメントに基づいて生成 AI を構築し、ユーザークエリに対する正確な回答を作成します。
コンテキスト認識ガイダンス: ユーザーは現在のコンテキストに関連する質問をすることができ、Copilot はそれに応じてカスタマイズされた具体的なガイダンスを提供します。

さらに、注文の約束など、ユーザーが情報に基づいた在庫決定を行うのに役立つ手持在庫のインサイトもあります。

手持在庫の照会: 同僚とチャットするのと同じくらい簡単に、ユーザーが自然言語を使用して在庫レベルと在庫状況について問い合わせることができる機能を提供します。たとえば、正確な仕様、ID、またはナビゲーションパスを覚えていなくても、「店舗内のすべての 18 インチタイヤを見つけてください」と入力するだけで済みます。
在庫の照会: ガイド付きの会話エクスペリエンスを提供して、ユーザーが Microsoft 365 の作業コンテキストを離れなくても、注文の照会に対して最適な入手できる製品をすばやく特定します。営業マネージャーは、顧客とのコミュニケーションと売上の増加に集中することができます。 Microsoft 365 から製品在庫レベルを簡単に把握できるため、営業マネージャーは顧客を満足させ、取引をより早く成立させることができます。
サードパーティアプリまたは Web サイトが手持在庫を照会可能にする: 在庫可視化の自然言語検索アプリケーションプログラミングインターフェイス (API) は、サードパーティの eコマース Web サイトまたはアプリと統合できます。顧客はそれらを使用して、サードパーティのアプリや Web サイトのチャット機能を構築し、製品を見つけたり、在庫状況や代替品を確認したりすることができます。

Copilot は、調達スペシャリストが調達から支払いまでのプロセスでより適切な購買決定を下せるよう支援します。

Copilot で購買決定を管理する: 調達のための Copilot サポートは、ユーザーが大規模な発注の変更を効率的に管理および評価できる高度なツールです。変更を影響および関連するリスク別に分類することにより、調達の意思決定が大幅に強化されます。 Copilot を使用すると、ユーザーは影響の大きい変更や影響の小さい変更をすばやく特定し、下流への影響を分析できるため、潜在的なリスクを軽減するための迅速なアクションが可能になります。