仕入先のコラボレーションを使用する場合の発注書に関する作業
仕入先コラボレーションを使用する場合、発注書に関する作業も行います。
- 仕入先へ発注書を送信する。
- 仕入先が発注書を確認し承認する。
- 発注書を変更する。
- 発注書をキャンセルする。
- 発注書に添付ファイルを追加する。
- 仕入先が変更を提案した場合に発注書を更新する。
仕入先へ発注書を送信する
Supply Chain Management で発注書を準備します。 買掛金勘定 > 発注書 > すべての発注書に移動します。
発注書の状態が承認済であれば、仕入先に送信できます。アクション ペインの購入タブで確認依頼の送信を選択してください。 選択すると、発注書の状態が外部レビューに変わります。
発注書が送信されると、仕入先は、仕入先コラボレーション インターフェイスの発注書の確認ページで発注書を確認します。 仕入先は、発注書を承認、拒否、または変更の提案を行うことができます。 また、発注書の変更など、情報を伝えるコメントも追加できます。 仕入先に新しい発注書を詳しく確認してもらいたい場合は、印刷管理システムを使用してメールで発注書を送信することもできます。
仕入先による発注書の確認と承認
仕入先が発注書を受け取ると、発注書は自動的に確認となります。または手動での確認もできます。 この動作は、コラボレーションの有効化フィールドの設定によって異なり、仕入先に対し有効 (発注書の自動確認)、または非有効 (発注書の手動確認)のいずれかの設定になります。
仕入先が提供できる回答の概要については、前の「仕入先コラボレーション ユニットの構成」を参照してください。
発注書準備ワークスペースを使用すると、仕入先がどの発注書に返答したかをモニターできます。 このワークスペースには、状態が外部レビューとなっている発注書を含む、2 つのリストがあります。
- 外部で確認中の注文でアクションが必要です
- 外部で確認中、仕入先からの応答待ちです
発注書の変更
仕入先からすでに返答のあった発注書を変更するには、仕入先に新しい発注書を送信しなければなりません。 新しい発注書にはバージョン接頭辞があり、古い発注書の修正版であることを示しています。
アクション ペインの購入タブの購入タブの下の買掛金勘定 > 発注書 > すべての発注書に移動すると、発注書仕入先の確認履歴ページが表示されます。そこでは、ユーザーおよびユーザーの仕入先が各注文の履歴を追跡できます。 以前に確認済の古い発注書は、新しい発注書が確認されるまで確認済発注書の一覧に残ります。
発注書のキャンセル
発注書をキャンセルすると、状態が承認済に変更されます。 仕入先がキャンセルを確認または取り消しできるように、発注書を仕入先に返送する必要があります。 キャンセルが確認されると、発注書が仕入先の確認済発注書一覧にキャンセル済みと表示されます。
発注書への添付ファイルの追加
ドキュメント管理システムを使用して、ファイル、画像、メモなどの添付ファイルを発注書に追加できます。 発注書の送信時に、外部タイプの添付ファイルが仕入先に表示されます。
仕入先が変更を提案した場合の発注書の更新
仕入先が発注書に返答し、変更を提案したら、次の手順としてその応答を処理します。
発注書準備ワークスペースの外部レビューのアクション要求で、仕入先が変更を承認、拒否、または自動確認で承認した発注書を特定できます。 この一覧から、仕入先の応答にも移動できます。
仕入先は、応答で、次のヘッダー情報を変更できます。
- 仕入先ドキュメントの参照
- 荷渡方法
- 配送条件
- 配送日確認
仕入先は、メモまたは添付ファイルも追加できます。
発注書行では、仕入先は、数量と出荷日の変更、メモと添付ファイルの追加、行の拒否、テキストとして入力された別の製品への行の置き換え、および複数の出荷への行の分割ができます。 発注書行の状態は、仕入先が提案した変更によって異なります。
- 変更内容承認済
- 拒否
- 置き換え - この場合、置き換えという状態のある別の行が追加されます。
- 確認済
- スケジュールに分割 - スケジュール行という状態の別の行が追加されます。
行に変更がない場合、行の状態は承認済になります。
応答での行の状態は、仕入先が行った変更のタイプを示します。 また、変更したフィールドはすべて太字で表示され、変更の事実がわかるようになっています。
返答で、または 1 行ずつ、発注書の更新プロセスを選択すると、発注書を更新できます。 ヘッダーの発注書の更新は処理されていますか? のフィールドと行は、システムがヘッダーを処理しているか、あるいは返答に応じて発注書の変更の更新行を処理しているかを示します。 発注書更新プロセス アクションは、ヘッダーまたは行ごとに 1 回だけ実行できます。
発注書では、提案があった変更がすべて更新されるとは限りません。 発注書では、ヘッダーの更新、行の日付と数量の更新のみが自動的に更新されます。 その他の変更については、発注書を手動で更新する必要があります。 その場合、発注書の更新は処理されていますか? のフィールド値は、手動更新になります。
たとえば、仕入先が行をスケジュールに分割するという提案をした場合、この変更を手動で行わなければなりません。
承認済の状態のある行にはどれも、確認済配送日が付いています。 発注書の更新プロセス アクションを実行すると、この日付が更新されます。
メモと添付ファイルは、現在の発注書には自動転送されません。 また、発注書更新のプロセス アクションで現在の発注書を更新した場合、発注書は再査定されません。