演習 - ビジネス プロセス フローを作成する
このユニットでは、Microsoft Power Automate を使用し、ビジネス プロセス フローを作成する方法を紹介します。 ビジネス プロセス フローは、プロセスの開始から終了までユーザーをガイドするために設計されています。
モバイル タスク フローを作成する方法については、「モバイル タスク フローを作成する」を参照してください。
ユーザーがビジネス プロセス フローを開始すると、ページの一番上にあるプロセス バーにプロセスのステージとステップが表示されます。
![ビジネス プロセス フローにおけるステージ、有効なステージ内のステップ、強調表示された [次の手順] ボタンのスクリーンショット。](media/business-process-stages.png)
前提条件
ビジネス プロセス フローを作成するには、Power Apps または Power Automate のユーザーごと (または Premium) のライセンス、またはビジネス プロセス フローの使用権を含む Dynamics 365 ライセンス プランが必要です。
Power Automate へのアクセス。
Microsoft Dataverse データベースのある環境。 (職場または学校のアカウントのみに適用できます)。
ビジネス プロセス フローが関連付けられるテーブル。 ビジネス プロセス フローが既存のテーブルに関連付けられていない場合、フローを作成する前に新しいテーブルを作成します。
ヒント
ビジネス プロセス フロー定義を作成するとき、ビジネス プロセス フローのインスタンスを作成し、読み取り、更新、削除の権限を与えるユーザーを定義できます。 たとえば、サービス関連のプロセスの場合、ビジネス プロセス フロー インスタンスを変更するために、完全なアクセス権を顧客サービス担当者に付与することがあります。 一方で、顧客の購入後のアクティビティを監視できるように、営業社員にはインスタンスへの読み取り専用アクセスのみを付与できます。 作成したビジネス プロセス フロー定義にセキュリティを設定するには、アクション バーでセキュリティ ロールの有効化を選択します。
ビジネス プロセス フローの作成
重要
2022 年 8 月現在、Power Automate からビジネス プロセス フローをソリューション エクスプローラーの外で作成または管理することはできなくなりました。 ビジネス プロセス フローとインスタンスは、ソリューション エクスプローラー、Power Apps、Dataverse のテーブル ビューを通じて引き続きサポートされます。
Power Automate を起動し、組織のアカウントを使用してサインインします。
左側のペインでソリューションを選択します。
既存のソリューションを選択するか、新しいソリューションを作成できます。
ソリューションで + 新規、自動化、プロセスを選択してから、ビジネス プロセス フローを選択します。
ビジネス プロセス フローの作成ペインで、必須フィールドに次の入力を行います。
表示名: プロセスの表示名は一意である必要はありませんが、プロセスを選択する必要があるユーザーにとってわかりやすいものにする必要があります。 この名前は後で変更できます。
名前: 表示名に基づく一意の名前です。 名前はプロセスの作成時に変更できますが、プロセスが作成された後は変更できません。 Power Automate で生成することができます。
テーブル: プロセスの基準となる Microsoft Dataverse テーブルを選択します。
選択したテーブルによって、プロセス フローの最初のステージに追加できるステップで使用可能なフィールドが変わります。 必要なテーブルが見つからない場合は、テーブルの定義で、ビジネス プロセス フロー (フィールドが作成されます) オプションがそのテーブルに対して設定されていることを確認します。 プロセスを保存した後で、テーブルを変更することはできません。 この例では、標準 Dataverse テーブルの「アカウント」テーブルを使用します。
作成を選択して、Power Automate がソリューションに新しいプロセスを作成するのを待ちます。
[ソリューション] メニューから、作成したビジネス プロセス フローを選択します。 Power Automate によって編集のための新しいブラウザー タブが開きます。
これで、ビジネス プロセス フロー (BPF) デザイナーが表示されました。 デザイナー ページには、次の 3 つのセクションがあります。
左側に、[テーブル名] 新しいステージ という名前の 1 つのステージが作成されています。 (下の画像では、Account テーブルを使用しています)。
このステージの下にはミニ マップがあります。ミニ マップは BPF のビジュアル ナビゲーターで、プロセス全体を表示したり、プロセスの一部にすばやく移動したりすることができます。 ミニ マップの切り替えアイコンによって、マップが拡大/縮小します。 プロセスに 1 つのステップを追加するだけで、マップの左上隅に [ステージ] アイコンが小さく表示され、残りの部分はグレーの背景で埋め尽くされます。
画面の右側に BPF のコンポーネントを表示するパネルがあります。 この 2 つのタブのあるパネルでは、コンポーネント タブからコンポーネントを BPF へとドラッグ アンド ドロップできます。プロパティ タブには、最初ステージ (ステージを選択しなかった場合) または選択したステージが表示されます。 BPF の任意のステージを選択すると、そのステージのプロパティがこのパネルに表示されます。
BPF に含めないと判断したコンポーネントを追加した場合は、そのコンポーネントまたは詳細を選択し、エディター ヘッダーの削除ボタンをクリックするだけで削除できます。
ユーザーがプロセス内で 1 つのビジネス ステージから別のビジネス ステージに進めるように、ステージを追加します。
ステージ コンポーネントをコンポーネント タブからデザイナー キャンバスにドラッグします。 破線の長方形の中のプラス記号 (+) が最初のステージの右側に表示されます。 新しいステージをプラス記号の長方形にドロップして、キャンバスにアンカー設定します。 この操作を完了すると、BPF に 2 つのステージが追加されます。
新しいステージを選択し、右側の プロパティ タブでプロパティを設定します。
ステージの表示名を入力します。
オプション: ステージに対してドロップダウンからカテゴリを選択します (たとえば、見込みありや開発)。
このカテゴリは、モデル駆動型アプリでプロセス バーにシェブロンとして表示されます。 こちらには表示されません
プロパティの設定が完了したら、適用を選択します。
各ステージのステップには、複数のフィールドのデータ入力 (1 つのフィールドにつき 1 つのデータ ステップ) や、ワークフロー、アクション、(Power Automate) フローが含まれることがあります。 このステージにデータ ステップを追加し、以下のアクションを実行しましょう。
ヒント
ステージのステップを表示するには、ステージの右下にある詳細を選択します。
Tab キーを押して、右側のパネルの コンポーネント タブに移動し、データ ステップ コンポーネントを最初のステージにドラッグしてドロップします。 これで、BPF は次のイメージのようになるはずです。
次に、データを使用してユーザーがどのような操作をするかを定義します。 ステージ内の最初のデータ ステップ (データ ステップ #1) を選択して、プロパティを次のように設定します。
ステップ名を入力します (任意)。
ユーザーが入力するデータ フィールドを定義します。
ステップを完了させるため、ユーザーがプロセスの次のステージに進む前に選択したフィールドを入力してもらいたい場合は、必須を選択します。
この時点で、シーケンス を 1 のままにしておくことができますが、他のデータ ステップを追加するときには、この番号を調整することもできます。 この番号を調節すると、それに応じて、Power Apps は他のデータ ステップを自動的に調整します。 ステージ内のステップの順序を調節するには、ドラッグ アンド ドロップするだけで、BPF エディターが自動的に順序を調節します。
完了したら、適用 を選択します。 データ ステップには、ステップ名への変更内容と、テーブルから選択したデータ フィールドが表示されます。
プロセスに条件を追加します。
パネルを切り替えて コンポーネント タブに戻し、条件 コンポーネントを 2 つのステージの間にあるプラス記号 (+) ボックスにドラッグしてドロップします。 つまり、この時点では、最初のステージで入力されたデータに基づいて、BPF の進行方法に影響を与える条件を作成します。 条件では、両方の結果に対するステージが必要です。 true のステージと false のステージがなければ、BCF を検証することはできません (true の側と次のステージを接続する線に惑わされないでください)。
新しい条件を選択した状態で、プロパティ パネルを参照し、データに応じてルール セクションの下に必要なプロパティを設定します。 完了したら、適用 を選択します。
条件に緑色のボックスのチェックマークが付いていることに注目してください。これは、条件が true であれば BPF のコースを表し、条件が false であればオレンジ色のボックスがコースを表します。 コンポーネントからドラッグ アンド ドロップして、オレンジ色のボックスの下に新しいステージを追加します。
表示名、カテゴリ、エンティティ (またはテーブル) を調節し、[適用] を選択します。
コンポーネント タブを選択して、別のステージを条件の「緑色のチェックマーク」側にドラッグ アンド ドロップします。
このステージの表示名、カテゴリ、エンティティを調節し、[適用] を選択します。
両方のステージが BPF の同じ列に並んでいることに注目してください。これは、それらがBPF の同じカテゴリーに属しているとみなされているためです。 条件は単にカテゴリの分岐オプションを表すため、別々のデータ ステップ、フロー、またはアクションを含むことができます。
ワークフローをプロセスに追加します。
既存のワークフローを追加することができます。また、新しいワークフローを作成し、ワークフロー コンポーネントを使用して BPF に追加することもできます。 ただし、Microsoft では、ワークフローを追加するオプションとして、Power Automate フロー ステップ (現在プレビュー中) の開発を継続しています。 ワークフローは、多くの組織が現在も使用中のレガシ機能ですが、モダンなインターフェイスは使用していません。一方、Power Automate フローは同様の操作を実行し、モダンなインターフェイスを備えています。
ワークフローを BPF に追加するには 2 つのオプションがあります。 コンポーネント タブのワークフロー コンポーネントを、特定のステージまたはグローバル ワークフロー項目 (画面の右下隅) のいずれかにドラッグできます。
プロセスによってステージが開始または終了されたときに、ワークフローがトリガーされる必要がある場合、ワークフロー コンポーネントを特定のステージにドラッグします。 ワークフロー コンポーネントは、ステージと同じプライマリ テーブルに基づく必要があります。 ワークフロー コンポーネントは、そのステージの トリガーされたプロセス セクションに表示されます。
プロセスがアクティブ化またはアーカイブされたときに (つまり、状態が 完了 または 中止 に変更されたとき)、ワークフローがトリガーされる必要がある場合、ワークフロー コンポーネントを グローバル ワークフロー 項目にドラッグします。 ワークフロー コンポーネントは、プロセスと同じプライマリ テーブルに基づく必要があります。
このステージで使用したものと同じテーブルに対して、アクティブなオンデマンド ワークフローを使用または作成する必要があることに注意してください。 ワークフロー プロセスを選択してから、プロパティ タブで次のプロパティを設定します。
表示名を入力します。
ワークフローがトリガーされるタイミングを選択します (ステージの開始時または終了時)
ステージ テーブルに一致する既存のオンデマンドのアクティブ ワークフローを検索します。
新しいワークフローの作成は、この演習の範囲外です。 作成方法の詳細については、Dataverse ワークフロー (「クラシック Dataverse」の下に記載) を参照してください。
完了したら、適用 を選択します。
BPF の検証では、すべてのステージが完了したことが確認され、調整が必要な箇所が警告されます。 これはエラー チェックの方法です。 アクション バーでビジネス プロセス フローを検証するには、検証を選択します。 エラーがある場合、赤文字でエラーの総数が表示されたヘッダーエラーメッセージが表示され、各ステージまたは条件には、そのステージ/条件におけるエラーの数が表示されます。
この時点で、各ステージ/条件を個別に選択し、エラーの解決を試みることができます。 たとえば、[ワークフロー] プロセスを追加したものの、選択したワークフローがない場合は、単にステージの下の [ワークフロー] を選択し、コマンド バーの削除ボタンをクリックします。
エラーを処理すると、赤文字のエラー メッセージが表示されなくなります。
検証が完了する前に保存する必要がある場合は、BPF を保存する前にすべてのエラーを解決する必要はありません。 作業を継続しながら下書きとしてプロセスを保存するには、アクション バーの保存をクリックします。
重要
下書きの間は、誰も BPF を使用できません。
BPF の検証が完了すると、アクション バーのアクティブ化ボタンが有効になり、モデル駆動型アプリでBPF をアクティブ化できます。 プロセスをアクティブ化し、チームでの利用を可能にするには、アクション バーでアクティブ化を選択します。
Power Apps で BPF が「アクティブ化」されてから少し時間が経つと、読み込みダイアログが表示されなくなり、アクション バーに非アクティブ化ボタンが表示されるようになります。 必要であれば、いつでもこのボタンを選択して、この BPF をチーム メンバーに公開しないようにできます。 BPF は削除されるのではなく、単にスタンバイ状態になります。
ビジネス プロセス フロー インスタンスを作成、読み取り、更新、または削除する権限を持つユーザーを定義するには、アクション バーでセキュリティ ロールの編集を選択します。 たとえば、サービス関連のプロセスの場合、ビジネス プロセス フロー インスタンスを変更するために、完全なアクセス権を顧客サービス担当者に付与することがあります。 一方で、顧客の購入後の活動を監視できるように、営業社員にはインスタンスへの読み取り専用アクセスを付与する場合もあります。
セキュリティ ロール ウィンドウで、ロールの名前を選択して、そのロールに対する詳細ページを開きます。
ビジネス プロセス フロー タブを選択してから、オプションを選択し、ビジネス プロセス フローに対する適切な CRUD 権限をロールに割り当てます。 オプション ボタンは「ラジオ ボタン」のように動作し、選択されている（緑色で塗りつぶされている）か、選択されていない（赤い枠線で中が塗りつぶされていない円）かのいずれかです。
注
既定では、新しいビジネス プロセス フローにアクセスできるセキュリティ ロールは、システム管理者とシステム カスタマイザーです。
保存を選択します。
ヒント
デザイナーで自分のビジネス プロセス フローに対して作業を行う際は、次のヒントを考慮してください。
ビジネス プロセス フロー デザイナーですべてのスナップショットを取得するには、アクション バーでスナップショットをクリックします。これにより、ブラウザの「ダウンロード」フォルダに BPF の「png」ファイルがダウンロードされます。 このオプションは、チーム メンバーからのプロセスに関するコメントを共有および取得する必要がある場合に便利です。
プロセスのさまざまな部分にすばやく移動するには、ミニ マップを使用します。 このオプションは、画面外にスクロールする必要がある複雑なプロセスがあるときに便利です。
ビジネス プロセスの説明を追加するには、ページの左上隅にあるプロセス名の右側の下矢印を選択します。 説明フィールドには、2,000 文字まで入力することができます。
BPF エディターでの作業が完了したら、単にブラウザーのタブを閉じて、ソリューション オブジェクトに戻ります。
ビジネス プロセス フローの編集
ビジネス プロセス フローは、作成後に編集できます。
Power Automate のメイン ページで、左側のペインのソリューションを選択します。 ソリューションを選択します。
ソリューションでプロセスを選択してから、プロセスを選択して編集します。
ビジネス プロセス フローのステージを編集する場合は、次の点に注意してください。
ビジネス プロセス フローには最大 30 ステージを含めることができます。
ステージの次のプロパティを追加または変更できます。
名前: ステージを作成した後に、ステージ名を変更できます。
テーブル: 最初のステージを除く、任意のステージでテーブルを変更できます。
ステージ カテゴリ: カテゴリを使用すると、アクションの種類によってステージをグループ化できることを思い出してください。 これは、存在するステージによってレコードをグループ化するレポートに便利です。 ステージ カテゴリのオプションは、一連のステージ カテゴリのグローバル選択肢から取得されます。 このグローバル オプション セットにさらに選択肢を追加し、既存の選択肢のラベルを変更することができます。 選択肢を削除することもできますが、既存の選択肢のままにしておくことをお勧めします。 選択肢を削除した場合、後で追加して戻すことはできません。 選択肢を使わない場合は、ラベルを使用しないに変更します。
リレーションシップ: プロセス内の前のステージが現在のステージとは異なるテーブルに基づいている場合、リレーションシップを入力します。 現在のステージでリレーションシップの選択を選択し、フローが 2 つのステージ間を移動するときに使用する必要があるリレーションシップを指定します。 次の利点が提供されるため、リレーションシップを指定することをお勧めします。
属性マップは、リレーションシップに対して定義されることが多いです。 これらの属性マップによって、レコード間でデータが自動的に引き継がれます。 そのため、必要なデータ入力量を最小限にすることができます。
レコードのプロセス バーで 次のステージ を選択すると、リレーションシップを使用するすべてのレコードがプロセス フローに一覧表示されます。 そのため、プロセス内のレコードの再利用は昇格されます。 さらに、ワークフローを使用して、レコードの作成を自動化することができます。 その後、ユーザーはレコードを作成する代わりに、単にワークフローを選択します。 そのため、プロセスは簡素化されます。
プロセス フローの順序の設定: 1 つのテーブルに対して複数のビジネス プロセス フローがある場合、新しいレコードに対して自動的に割り当てられるプロセスを指定する必要があります。 アクション バーで、プロセス フローの順序 を選択します。 新しいレコードまたは関連付けられているプロセス フローがまだ存在しないレコードの場合、ユーザーがアクセスした最初のビジネス プロセス フローが使用されます。
セキュリティ ロールの有効化: ビジネス プロセス フローに対するユーザーのアクセスは、ユーザーに割り当てられているセキュリティ ロールのビジネス プロセス フローに定義されている権限によって異なります。 既定では、システム管理者とシステム カスタマイザーのセキュリティ ロールのみが、新しいビジネス プロセス フローを表示することができます。
以上で、ビジネス プロセス フローをソリューションに追加する方法について学習しました。次に、ビジネス プロセス フローを使用して、ビジネス プロセスを進めていく方法について説明します。