導入
ユーザーは、大量の受信メールにより、しばしば散漫になり、1 つのタスクに集中できないことがあります。 Microsoft Power Automate は、メールの送信先、送信元、および件名行を監視して、条件に基づいてアクションをとるために自動化されたワークフローを作成する機能をユーザーに提供することで、この問題に対応します。
フローのトリガー
現在、Power Automate フロー用に 4 つのトリガーを使用できます。 これらのトリガーは Microsoft Office 365 Outlook の標準コネクタからのもので、受信メールの監視に使用できます。
新しいメールが届いたとき
メールにフラグが設定されたとき
新しいメールが共有メールボックスに届いたとき
自分をメンションした新しいメールが届いたとき
各トリガーは、トリガーで指定したフォルダーのすべての受信メールを監視します。 既定の受信トレイは、それらのフォルダーの 1 つです。 メールの送信先、CC 行に追加されたユーザー、メールの送信元、件名内の特定の文字列、および添付ファイルの有無を記述することで、より具体的な監視を行うことができます。
SharePoint リストへのメタデータの保存
メタデータは、他のデータについての関連情報を記述および提供する一連のデータとして定義されます。 たとえば、メールが Outlook の受信トレイに到着すると、まず、送信先、送信元、件名、および本文の内容などの主要なメタデータに主に焦点を当てるでしょう。 ただし、重要度などの使用可能ないくつかのその他のメタデータ項目は、今後の利用のためにキャプチャできます。 メタデータを保存すると、今後の検索作業が簡素化されます。
特定のメールのメタデータのみをキャプチャする場合は、そのパラメーターを定義するために既に使用可能なオプションの組み合わせを利用できます。 たとえば、メールが自分宛である場合、特定のグループメールのアドレスの CC 行に自分が含まれている場合、および「月間在庫報告書」という単語がメールの件名に含まれている場合に、フローをトリガーできます。
メールからのメタデータを SharePoint リストの列に新しい項目として保存できます。
現在利用できるメタデータ項目は次のとおりです。
送信元 – メールボックスの所有者とメッセージの送信者。
送信先 – メッセージの受信者。
件名 – メッセージの件名。
本文 – メッセージの本文。
重要度 – メッセージの重要度 (低、標準、高など)。
CC – 情報提供を目的でのメッセージの写しの受信者。
BCC – メッセージのブラインド カーボン コピーの受信者。その名前とメール アドレスは他のメッセージの受信者に対して表示されません。
返信先 – メッセージに返信する際に使用されるメール アドレス。
本文のプレビュー – メール メッセージのプレビュー。
メッセージ ID – メッセージの一意識別子。
インターネット メッセージ ID – Request for Comments (RFC) または RFC 2822 で指定された形式のメッセージ ID。
会話 ID – メールが属する会話の ID。
受信時刻 – メッセージが受信された日時。
添付ファイル、添付ファイル ID – 添付ファイルまたは添付ファイル ID を追加します。
添付ファイル名 - 添付ファイルの名前を入力します。
添付ファイルのコンテンツ - 添付ファイルのコンテンツを入力します。
添付ファイルのコンテンツ - タイプ - 添付ファイルのコンテンツのタイプを示します。
添付ファイルの最終更新日 - 添付ファイルが最後に変更された日付を示します。
添付ファイルのコンテンツ ID - 添付ファイルのコンテンツ ID を入力します。
添付ファイルあり – メッセージの添付ファイルの有無を示します。
既読 – メッセージが既読かどうかを示します。
HTML – メールの本文が HTML 形式かどうかを示します。
添付ファイルのサイズ – 添付ファイルのサイズ (バイト単位)。
SharePoint ドキュメント ライブラリへの添付ファイルの保存
SharePoint ドキュメント ライブラリは、メールの添付ファイルを保存する場所として最適です。 それらのドキュメントは、インターネットに接続できる任意の場所からアクセスできます。 Power Automate を使用して、選択したメールを監視してから、それらの添付ファイルをドキュメント ライブラリに保存するためのフローを作成できます。
Power Automate ホーム ページの左側にあるナビゲーション メニューで、[マイ フロー] を選択します。
+ 新しいフロー を選択し、自動化したクラウド フロー を選択します。
フローに添付ファイルを Sharepoint に保存するという名前を付けます。
新しいメールが届いたとき (V3) Office 365 Outlook トリガーを選択します。
Power Automate の新しいデザイナーでフローが開きます。 フローを保存し、右上隅で新しいデザイナーをオフにします。
トリガーを選択して、そのプロパティを確認します。 添付ファイル付きのみ プロパティを はい に設定します。
+ 新しいステップ を選択し、 添付ファイルの取得 (V2) を探します。
メッセージ ID フィールドで、動的コンテンツ から Message Id プロパティを選択します。
添付ファイル ID フィールドで、[動的コンテンツ] から Attachments Attachment Id プロパティを選択します。
元のメールボックスのアドレス に、トリガーに使用したメール アドレスを入力します。
注
添付ファイル情報を追加すると、個々に適用 アクションに 添付ファイルの取得 アクションが自動的に追加されます。 つまり、各添付ファイルは SharePoint に自動的に保存されます。
"添付ファイルの取得" アクションの下で、+ アクションの追加 を選択し、SharePoint を検索して、ファイルの作成 を選択します。
注
ファイルが既に存在し、それを取得したのに、なぜファイルを作成する必要があるのか疑問に思うかもしれません。 SharePoint では Outlook の添付ファイルは認識されないため、"ファイルの作成" アクションを使用して、Outlook の添付ファイルのコンテンツを渡す必要があります。
SharePoint ライブラリの サイト アドレス と フォルダー パス を選択します。
注
フォルダー パスは、添付ファイルを保存するライブラリ用のパスです。
ファイル名 フィールドを選択します。 動的コンテンツ を選択し、Attachments Name を選択します。 このプロパティは、トリガーの出力からのものです。
ファイル コンテンツ フィールドを選択します。 動的コンテンツ を選択し、Content Bytes を選択します。 このプロパティは、"添付ファイルを取得" アクションからのものです。
この時点で、フローは次の画像のようになります。
次に、ファイルが正常に保存されたことを確認する必要があります。保存されていない場合は、通知を受け取る必要があります。
個々に適用 ループの内部、および ファイルの作成 アクションの下で、+ アクションの追加 を選択し、条件 アクションを追加します。
条件の左側で、動的コンテンツの追加 を選択し、Expressions を選択してから、次の項目を追加します。
outputs('Create_file')['statusCode']条件の右側に、403 を追加します。
はいの場合 (true) ブランチの下で、アクションの追加 を選択し、メールの送信 (V2) アクションを追加します。
アクション内の 宛先 フィールドを選択します。 [動的コンテンツ] ボックスが開きます。 トリガーの出力から、宛先 プロパティを選択します。
注
このエラー通知メールは、添付ファイルを保存する必要がある元のメールを受信した、同じメール アドレスに送信されます。
これで、受信メールに添付ファイルがあると、添付ファイルが SharePoint ドキュメント ライブラリに保存されます。 ファイルの作成時に何らかの原因でエラーが発生した場合は、このメール アドレスにメールで通知されます。 "個々に適用" アクションは、次の図のようになります。
Microsoft Teams へのメッセージの投稿
照会タイプのメールが一般的なアドレスに送信されると、それらのタイプのメールを監視してから Microsoft Teams のチームに対してコピーできる Power Automate フローを作成できます。 この方法によって、メールのコンテンツを幅広い対象ユーザーが使用可能にし、応答時間を短縮および/または応答の質の向上を実現します。
顧客向けフォームからの通知の送信に使用される特定のメールボックスから送信された受信メールについて考えてみましょう。 メール アドレスを送信先フィールドで使用できます。 すべてのメールが同じ件名で送信されてくる場合は、件名行を件名フィルターに追加できます。
"個々に適用" の外部で、+ 新しいステップ を選択し、Teams を検索します。
チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する アクションを選択します。
投稿者 で、フロー ボット を選択します。
投稿先 フィールドで、チャネル を選択します。
メッセージを投稿する チーム を選択します。
メッセージ フィールドで、テキストと動的コンテンツの組み合わせを追加します。 動的コンテンツは、受信メールの件名と本文から取得されます。
お疲れさまでした。 これで、添付ファイル付きのメールを受信すると、添付ファイルが SharePoint に保存され、元のメールの件名と本文の情報を含むメッセージが Teams チャネルに投稿されます。 添付ファイルのないメールを受信した場合も、チームに投稿されます。 最終フローの図を次に示します。
このユニットは自由に拡張できます。 たとえば、メールの本文に、SharePoint のメールの添付ファイルへのリンクを追加できます。