電子情報開示で履歴バージョンを構成する

電子情報開示の履歴バージョン (プレビュー) 機能を使用すると、organizationの電子情報開示マネージャーは、SharePoint と OneDrive に格納されているすべてのバージョンのドキュメントのコンテンツを検索して収集できます。 その後、そのコンテンツをレビュー セットに追加して、分析とレビューを行うことができます。 この機能は、同じドキュメントの最新バージョンに関連情報が含まれていない場合でも、ケースや調査に関連する可能性がある特定のバージョンのドキュメントのコンテンツを見つけて確認するのに役立ちます。

電子情報開示で履歴バージョン機能をサポートするには、SharePoint 管理者がorganization内のサイトのバージョン管理を有効にする必要があります。 次に、ユーザーが SharePoint または OneDrive のドキュメントを変更すると、ドキュメントの保存時 (または自動保存) 時に暗黙的な標準バージョンが作成されます。 SharePoint のバージョン管理を使用すると、SharePoint アイテム (ドキュメント、イベント、タスクなど) で実行されるアクティビティを追跡できます。 このバージョン管理機能は、法的調査で証拠を提供できる監査証跡を残します。 これらの古いバージョンのドキュメントは、法的な問題で裁判所の検出中に機密または関連するコンテンツを持つそのようなバージョンを共有する必要がある場合があるorganizationで利用できます。

電子情報開示管理者がorganizationの履歴バージョンをオンにし、特定の SharePoint サイトに対してアクティブ化した後、SharePoint コンテンツ プッシュ サービスは、アクティブ化されたサイト上のすべてのメジャー バージョンとマイナー バージョンのドキュメントをクロールし、インデックス作成のためにそれらのバージョンを送信します。 クロールとインデックス作成のプロセスが完了すると、ドキュメントとそのバージョンが電子情報開示検索に使用できるようになります。 (バージョン履歴によって) 特定のバージョンにアクセスできる限り、そのバージョンは電子情報開示検索で検出できます。

ヒント

Microsoft Security Copilotの使用を開始して、AI の力を使用して、よりスマートかつ迅速に作業するための新しい方法を検討します。 Microsoft Purview のMicrosoft Security Copilotの詳細については、こちらをご覧ください。

SharePoint サイトのパフォーマンス

サイトに対して履歴バージョンが有効になると、サイトのパフォーマンスは、サイトが有効になる前と同じになります。 サイトを有効にした後に実行されるクロールおよびインデックス作成プロセスは、速度が低下し、ピーク時以外の時間帯に実行されます。 サイトの履歴バージョンを有効にすると、バックフィル プロセスが開始され、サイト上のすべてのバージョンのドキュメントが検索され、それらのバージョンがインデックスに送信されます。 サイトのドキュメント バージョンの数によっては、このバックフィル プロセスがサービスの正常性に影響する可能性があります。 この影響は、次の方法で軽減されます。

• ピーク時以外の時間帯にこれらのバージョンを処理するために最善の努力を払います。
• 最も優先度の低いキューでドキュメント バージョンを処理するため、ほとんどのサービス リソースをユーザーの変更に委任できます。

履歴バージョンを設定する

電子情報開示で履歴バージョンを有効にするには、organizationを有効にしてから、特定のサイトをアクティブ化して、それらのサイトに格納されているすべてのバージョンのドキュメントが検索用にインデックス付けされるようにする必要があります。 履歴バージョンの電子情報開示を設定する前に、SharePoint でバージョン管理のサポートを有効にする必要があります。

手順 1: SharePoint でバージョン管理を有効にする

最初の手順は、SharePoint でバージョン管理を有効にして、ドキュメントのすべてのバージョンが保持されるようにすることです。 手順については、「 SharePoint でのバージョン管理」を参照してください。

重要

SharePoint サイトを履歴バージョンに追加することは、現在、マルチ geo 環境ではサポートされていません。 履歴バージョンでは、organizationのプライマリ ドメインのみが有効になります。

手順 2: 履歴バージョンを有効にする

重要

履歴バージョンを有効にすると、パブリック プレビュー中に無効にすることはできません。 一般提供のために履歴バージョンがリリースされた後にオフにすることができます。

次の手順では、電子情報開示で履歴バージョンを有効にします。 organizationの履歴バージョンを有効にするには、グローバル管理者または電子情報開示管理者 (電子情報開示マネージャー役割グループの電子情報開示管理者サブグループのメンバー) である必要があります。 履歴バージョンが有効になると、organization全体に適用されます。

重要

Microsoft では、アクセス許可が可能な限りで少ないロールを使用することをお勧めします。 グローバル管理者ロールを持つユーザーの数を最小限に抑えることで、organizationのセキュリティを向上させることができます。 Microsoft Purview のロールとアクセス許可の詳細については、こちらをご覧ください。

1. Microsoft Purview ポータルで、[設定>eDiscovery> *履歴バージョン (プレビュー) に移動します。

2. [ 設定] ページで、[ 履歴バージョン (プレビュー)] タブを選択し、[ 履歴バージョン] テナント コントロール のトグルを [オン] に切り替えます。

   注:

   履歴バージョンをオフにできないという警告が表示されます。 機能が一般提供のためにリリースされるまで、履歴バージョンをオフにすることはできません。

3. [ はい] を 選択して、履歴バージョンを有効にします。

手順 3: SharePoint サイトをアクティブ化する

organizationの履歴バージョンを有効にした後、最後の手順は、SharePoint サイトをアクティブ化して履歴バージョンをサポートすることです。 サイトをアクティブ化すると ([ 履歴バージョン ] タブのサイトの一覧に追加)、サイトが再クロールされ、そのサイトに保存されているすべてのバージョンのドキュメントが検索用にインデックス付けされます。

注:

履歴バージョンのパブリック プレビューでは、organizationあたり 100 個のサイト ライセンス認証の制限があります。 ライセンス認証は、履歴バージョンのサイトを有効または無効にするたびに、この制限に対してカウントされます。 複数のサイトを有効にすると、各サイトは 1 つのアクティブ化としてカウントされます。 アクティブ化の合計数は、[ 履歴バージョン ] タブに表示されます。

1. [電子情報開示の設定] ページの [履歴バージョン] タブで、[有効にする] を選択して、履歴バージョンのサイトをアクティブ化します。 organization内のすべての SharePoint サイトの一覧を含むポップアップ ページが表示されます。

2. アクティブ化するサイトを選択し、[ 有効にする ] を選択して履歴バージョンに対してアクティブ化します。 検索ボックスを使用して、特定のサイトを検索できます。

   注:

   サイト上のドキュメント バージョンにインデックスが作成され、バージョンを検索する準備が整うまでにこのインデックス作成プロセスに時間がかかることを示す警告が表示されます。 また、この警告は、選択したサイトの履歴バージョンを 30 日間無効にできないことも示しています。

3. [ はい] を 選択して、履歴バージョンのサイトをアクティブにします。 アクティブ化されたサイトの一覧にサイトが追加されます。 サイトのアクティブ化の数を示すカウンターも更新されます。

4. 履歴バージョンに対してアクティブ化するサイトごとに、前の手順を繰り返します。

サイトのドキュメント数とドキュメントごとの平均バージョン数に基づいて、サイトごとのファイルの合計数を見積もります。 これに基づいて、インデックス作成にかかる時間の見積もりは次のとおりです。

Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site

サイト上のバージョンのインデックス作成はピーク時以外の時間帯に実行されるように最適化されているため、半日がバッファーとして追加されます。

たとえば、サイトのドキュメントとすべてのバージョンの合計数が 150,000 の場合、履歴バージョンのサイトの処理には少なくとも 2 日かかります。

150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days

サイトの再アクティブ化と非アクティブ化

以前にアクティブ化したサイトを非アクティブ化すると、クリーンアップ プロセスがトリガーされます。 このプロセスの完了には時間がかかります。 同じサイトが再度アクティブ化された場合、サイトのインデックスを再作成するバックフィル プロセスを再実行する必要があります。 クリーンとバックフィルの両方のプロセスは、時間とリソースを集中的に消費します。 サイトの履歴バージョンを繰り返しアクティブ化および非アクティブ化しないように、履歴バージョンに対してアクティブ化するサイトを慎重に検討して計画することをお勧めします。