ドキュメント ライブラリを計画する
この記事の内容 :
ドキュメント ライブラリを計画する
コンテンツのフローを計画する
Office クライアント プログラムからドキュメント ライブラリの使用を促す
ドキュメント ライブラリは、他のサイト ユーザーと共有する Microsoft Office SharePoint Server 2007 上のファイルのコレクションです。Microsoft Office SharePoint Server 2007 のドキュメント管理機能の大部分は、ドキュメント ライブラリを介して提供されます。ドキュメント管理計画の一部として、組織のニーズに最も適したドキュメント ライブラリを決定する必要があります。
組織のニーズに最も適したドキュメント ライブラリを決定する際には、複数のサイトが必要か、サイト コレクションが必要かも決定します。たとえば、外部の顧客に対して発行するコンテンツを作成する場合は、コンテンツを作成およびレビューするためのサイト (およびライブラリ) が 1 つと、コンテンツを発行する別のサイト (おそらく別の Office SharePoint Server 2007 インストール内) が必要です。
複数のサイト上にドキュメント ライブラリを計画する場合は、サイト間のコンテンツのフロー (手動処理、ワークフロー、またはカスタム ソリューション) も計画する必要があります。
ドキュメント ライブラリを計画する
以下の表に、Office SharePoint Server 2007 のドキュメント ライブラリの一般的な用途を示します。
| ライブラリ | 目的 |
|---|---|
チーム サイト内のライブラリ |
グループ作業。仕事仲間との間でコンテンツを簡単に共有する。バージョン管理、モデレートなどのコンテンツ制御。Office SharePoint Server 2007 の検索。 |
ポータル エリア内のライブラリ |
組織内の幅広いユーザーを対象としたコンテンツ。チーム サイト内のライブラリに似ていますが、通常はより厳格なレビューおよび承認プロセスで実装されます。 |
ドキュメント センター サイト内のライブラリ |
企業のナレッジ ベースまたは履歴アーカイブとして役立つ大規模なライブラリ。一連の専用 Web パーツを使用することにより、深い階層内にある多数のドキュメントのナビゲーション、検索、および管理を行える機能を備えています。 |
レコード リポジトリ内のライブラリ |
特別なレコード管理。各ライブラリは、組織が法令遵守のために保持する必要がある、契約書などのレコードの種類に対応しています。ライブラリにはドキュメント、メタデータ、および関連する監査が保持され、読み取り専用です。 |
インターネット サイト内のライブラリ (HTML) |
インターネットまたはイントラネット Web サイトに組み込む Web ページが含まれます。Office SharePoint Server 2007 では、Web ページの直接編集と、各ページの基になるドキュメント ライブラリの自動管理をサポートしています。 |
インターネット サイト内のライブラリ (ハイブリッド) |
Web サイトからダウンロードできるコンテンツ。インターネット サイト上のドキュメント ライブラリからコンテンツを表示することができます。 |
翻訳管理ドキュメント ライブラリ |
企業が複数の言語を使用する場合、ドキュメントの翻訳用に設計されています。同一ドキュメントの複数言語バージョンを表示したり、すべてのドキュメントを特定の言語で表示したりする、特殊な翻訳ワークフローおよびビューが含まれています。 |
スライド ライブラリ |
Microsoft Office PowerPoint 2007 スライドの共有、管理、および再利用をサポートします。 |
以下の例に、企業のドキュメント ライブラリ組織を計画するために、「ドキュメントの使用状況を分析する」で記入した分析を使用する方法を示します。この例では、Contoso Ltd. が市場調査に基づいてクライアントにコンテンツを提供します。コンテンツは主に、リモートで作業するコンサルタントによって作成されます。これは以下のようなサイクルで行われます。
パートナーが契約案を評価し、提案書を要求します。
契約の締結後、プロジェクト マネージャがコンサルタント チームを集め、調査結果を記録する契約固有の作業サイトを作成し、プロジェクトが完了します。
プロジェクトが完了すると、配布可能なドキュメントがセキュリティ保護されたインターネット サイトに発行され、顧客はそこでそれらにアクセスします。
チームがプロジェクトに基づき、ベスト プラクティス ドキュメントおよびケース スタディを作成します。
ナレッジ マネージャが、ベスト プラクティスおよびその他のドキュメントを収集、整理、およびアーカイブします。
成果物、契約書、およびその他のレコードが企業レコードとして保持されます。
ナレッジ マネージャによって保持されたコンテンツを使用して、パートナーが商談を評価し、新しい提案を作成します。
以下の表に、このシナリオにおけるドキュメントの使用状況の分析を示します。
| ドキュメント | 目的 | 作成者 | ユーザー | 形式 |
|---|---|---|---|---|
契約案および要求 |
新しい顧客契約の開発 |
プロジェクト リーダー |
セールス マネージャ、プロジェクト リーダー |
.doc |
提案書 |
提案された顧客契約の説明 |
プロジェクト リーダー |
プロジェクト マネージャ、プロジェクト チーム メンバ、顧客 |
.doc |
契約書 |
コンサルティング契約のコミット |
弁護士 |
プロジェクト リーダー、プロジェクト マネージャ、セールス マネージャ、顧客 |
.doc |
調査結果およびプロジェクト成果物のドラフト |
顧客契約に関連するドキュメントの生成 |
プロジェクト リーダー、プロジェクト投稿者、コンサルタント |
編集者、技術校閲者 |
.doc およびその他の種類 |
配布可能ドキュメント |
最終版の成果物の生成 (おそらく .doc 形式から変換) |
プロジェクト リーダー |
顧客 |
|
ベスト プラクティスおよびケース スタディ ドキュメント |
組織の知識の記録 |
プロジェクト投稿者、コンサルタント、ナレッジ マネージャ |
すべてのチーム メンバ |
各種 |
企業レコード |
配布可能ドキュメントなどの一部のコンテンツを企業レコードとして保持 |
すべて |
企業レコード管理者、顧問弁護士 |
すべて |
このドキュメントの使用状況の分析により、以下の結論が推奨されます。
プロジェクト リーダーには、契約案、契約書の要求、および提案書のドラフトを保存するために、チーム サイト内にライブラリが必要です。
弁護士には、契約書テンプレートおよびアクティブな契約書を保存するために、ポータル エリア内にライブラリが必要です。
プロジェクト リーダーおよび投稿者には、調査結果、成果物、およびケース スタディを作成するために、チーム サイト内にライブラリが必要です。
顧客には、最終版の成果物を表示するために、インターネット サイト内にライブラリが必要です。
企業のすべてのメンバには、ベスト プラクティスおよびケース スタディ ドキュメントを表示するために、ドキュメント センター サイトへのアクセス権が必要です。
企業レコード管理者および弁護士には、企業レコードを保持するために、企業のレコード リポジトリへのアクセス権が必要です。
以下の図に、これらのライブラリの分散方法を示します。サイトは、顧客アクセス用のインターネット サイト コレクション、チーム メンバによるリモート作成用のエクストラネット サイト コレクション、およびレコード管理サイトを安全にメンテナンスするためのイントラネット サイト コレクションの、3 つのサイト コレクションでホストされます。
.gif "サイト全体へのライブラリの展開")
| ワークシートでの作業 |
|---|
ライブラリの計画に関する決定事項を記録するために、Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 ドキュメント ライブラリ ワークシート (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77248&clcid=0x411) が用意されています。このワークシートを使用して、ソリューションで必要なライブラリと、それらに含めるドキュメントの種類をリストします。ライブラリには複数の種類のドキュメントを含めることができます。 |
コンテンツのフローを計画する
Office SharePoint Server 2007 に基づくドキュメント管理ソリューション内のコンテンツは、通常は動的で、ドキュメント ユーザーのニーズに合わせて必要に応じてサイト間を移動します。したがって、ドキュメント ライブラリを計画する場合は、ライブラリ間またはサイト間でのコンテンツのフローも計画します。Office SharePoint Server 2007 には、コンテンツを手動または動的に移動するための、以下の方法が用意されています。
サイト間またはライブラリ間でコンテンツをコピーまたは移動するカスタム ワークフローを作成できます。ワークフローにより、ドキュメントはビジネス プロセス間を移動します。ドキュメントのライフ サイクルで参加者のロールがアクティブになると、その参加者にタスクが割り当てられます。ワークフローは、ドキュメントをサイト間またはライブラリ間で移動するように設計できます。ワークフローの計画については、「ドキュメント管理のワークフローを計画する」を参照してください。
作成者は、作成のアクセス許可を持つ任意のサイト内のライブラリに、ドキュメントをコピーすることができます。ドキュメントのコピー元とコピー先の関係が維持されるので、必要に応じてコピーを更新できます。
Web ページおよび Web サイト全体を、手動で、またはスケジュールに基づいて自動的に、サイト間でステージングおよび発行することができます。
Office SharePoint Server 2007 ユーザー インターフェイスを使用するか、ワークフローを使用するか、Windows SharePoint Services 3.0 オブジェクト モデルに基づくカスタム ソリューションを使用して、コンテンツをレコード管理サイトに送信することができます。
作成者は、[Web フォルダ] または [マイ ネットワーク] を使用して、ドキュメント ライブラリのコンテンツをライブラリ間またはサイト間で手動でコピーまたは移動することができます。
例に戻り、以下の図に、これらのコンテンツ フロー テクニックの一部を適用する方法を示します。作成用ポータル サイトにステージング済みインターネット サイトが追加された点に注意してください。
.gif "ライブラリ間のコンテンツのフロー")
発行機能を使用して、Web ページがインターネット サイトに発行されます。
[コピー] コマンドを使用して、ドキュメントがドキュメント センター サイトにコピーされます。
カスタム ワークフローを使用して、ドキュメントがインターネット サイト上のドキュメント ライブラリにコピーされます。
[レコード リポジトリに送信] コマンドを使用して、契約書が企業のレコード リポジトリに送信されます。
Office クライアント プログラムからドキュメント ライブラリの使用を促す
2007 Office system の [開く] および [保存] ダイアログ ボックスをカスタマイズして、保存場所としてドキュメント ライブラリを使用するように組織のメンバを促すことができます。[開く] および [保存] ダイアログ ボックスの隣にある [マイ プレース] バーにサイトを追加すると、ユーザーが各自のドキュメントを保存する場所へのワンクリック アクセスを提供できます。このようにするとチーム メンバは、サーバーに直接アクセスして各自のドキュメントをアップロードするのではなく、2007 Office system クライアント プログラムからの [保存] 操作の一部としてドキュメント ライブラリを操作することができます。
[開く] および [保存] ダイアログ ボックスでサイトの使用を促すには、Microsoft Office SharePoint Server 2007 Web サービスを使用してそれらのサイトを発行します。このサービスにより、各自のロールに基づいて特定のユーザーを対象とするサイトや、メンバとして属するサイトのリストが表示されます。2007 Office system クライアント プログラムでは、ユーザーの個人用 SharePoint サイトを介して、この Web サービスを自動的に検出できます。他のサーバー製品でも、この Web サービスを実装して、Office クライアントに対してサービスの場所を指定することができます。これを構成すると、2007 Office system によって [マイ プレース] バーにエントリが追加され、Web サービスで定義されている場所が自動的に表示されます。
一方、管理者はレジストリ キーを設定して、Office の [開く] および [保存] ダイアログ ボックスの [マイ プレース] バーに特定のサイトを追加することができます。レジストリ キーは、2007 Office system リソース キットで提供されるグループ ポリシーおよび Microsoft Active Directory ディレクトリ サービス テンプレートを使用して展開されます。
組織のメンバが Office の [保存] ダイアログ ボックスを使用して保存できる場所は、制限することができます。たとえば、ファイルの保存先をデスクトップに制限して、ユーザーにドキュメント ライブラリ内にコンテンツを保存させることができます。2007 Office system では、ユーザーが各自のドキュメントを保存するために参照できる場所を制御できるので、承認済みの場所に保存するようにユーザーを促すことができます。ただし、ユーザーがファイルを自分のローカル コンピュータやその他の未承認の場所に保存しないとは限りません。ファイルをコンピュータ上に保存するには多くの方法があり、そのつもりになれば大部分の制約には対処できます。ただし、Office の [保存] ダイアログ ボックスからこれらの場所へのアクセスを制限することにより、これらの未承認の場所を使用するチーム メンバの数を大幅に減らすことができます。
Office の [保存] ダイアログ ボックスで使用できる場所を制限するには、グループ ポリシーを使用して、適切なレジストリ キーを設定してこの設定を有効にし、承認済みのローカル、ネットワーク、またはサーバー上の場所を定義します。この設定を有効にすると、この方法で定義されていない場所 ([デスクトップ]、[マイ ネットワーク] などの標準のリンクを含む) は、[マイ プレース] バーから削除されます。
承認済みの場所のリストは、1 つ以上の Office アプリケーションに制限できます。たとえば管理者は、Microsoft Office Access 2007 での保存場所を制限しながら、他の Office アプリケーションでは任意の場所に保存できるようにすることができます。
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