Dynamics 365 での Word テンプレートの使用

 

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

この機能は、CRM Online 2016 更新プログラムおよび CRM 2016 (設置型) で導入されました。

この機能について詳しく知りたい場合は、 このリンクから Dynamics 365 管理者またはサポート担当者をお探しください。

Microsoft Office Word テンプレートを作成し、Microsoft Dynamics 365 にインポートした後で、ユーザーは Dynamics 365 データが自動的に挿入された標準化した文書を 1 回のクリックで生成できます。 この機能には Word テンプレートを正常に作成するために理解しておく必要がある特別な考慮事項があります。

ヒント

  以下のビデオを確認してください: Word および Excel テンプレート (2:38) を使用して Dynamics CRM から直接ドキュメントを作成

警告

Word テンプレートを作成する際の既知の問題があります。 このトピックには、Word を不安定にする可能性のあるやり取りの避け方に関する情報が含まれています。 参照 : 重要 既知の問題および回避の方法

以下は、Word のサポートされているバージョンです。

面	Word バージョン
Word テンプレートを作成	2013、2016
Dynamics 365 で生成された Word ドキュメントを使用	2010、2013、2016

このトピックの手順に従い、Dynamics 365 の Word テンプレートを正常に作成および使用します。

手順 1: Word テンプレートの作成

テンプレートの作成場所

Word テンプレートを作成できる場所が、Dynamics 365 に 3 か所あります。

• 設定ページから。 [設定] > [テンプレート] > [ドキュメント テンプレート] > [新規]() の順に移動します。 システム管理者またはシステム カスタマイザーなど [設定] ページへアクセスする十分なアクセス許可を必要とします。

• レコードから。 営業の取引先企業などのレコードを開きます。 [営業] > [クライアント 取引先企業] > [アクティブな担当先企業] の順に移動します。 取引先企業をクリックして開き、[その他] (…) > [Word テンプレート] > [Word テンプレートの作成] の順にクリックします。 ここで作成したテンプレートは個人用で、テンプレートを作成するユーザーのみ使用可能です。

• レコードの一覧から。 たとえば、[営業] > [クライアント 取引先企業] > [アクティブな担当先企業] の順に移動します。 1 つの取引先企業を選択し、[その他] (…) > [Word テンプレート] > [Word テンプレートの作成] の順にクリックします。

  

ヒント

個人用のドキュメント テンプレートを削除するには、以下を実行します :

1. () [高度な検索] をクリックします。

2. [検索] で、[個人ドキュメント テンプレート] を選択します。

3. [結果] (!) をクリックします。

4. 削除する個人ドキュメント テンプレートを選択し、[削除] をクリックします()。

[Word テンプレートの作成] をクリックした後、フィルタ処理するエンティティを選択し、[Word テンプレート] > [エンティティの選択] の順にクリックします。

関連付けの選択ページが表示されます。

1:N、N:1、および N:N 関連付けとはなんですか。

この画面には、Dynamics 365 データ構造の理解が必要です。Dynamics 365 管理者またはカスタマイザーはエンティティの関連付けに関する情報を提供できます。 管理者コンテンツについては、TechNet: エンティティの関連付けの作成と編集を参照してください。

取引先企業エンティティの関連付けの例を以下に示します。

関連付け​​	内容
	取引先企業は、複数の取引先担当者を持つことができます。
	潜在顧客、取引先企業、取引先担当者は複数の取引先企業を持つことができます。
	取引先企業は、複数のマーケティング リストを持つことができます。 マーケティング リストは、複数の取引先企業を持つことができます。

この画面で選択した関連付けは Word テンプレートを定義するときに、後で使用できるエンティティおよびフィールドを決定します。Word テンプレートに Dynamics 365 データを追加する必要がある関連付けのみを選択します。

注意

ドキュメントがタイムリーな問題をダウンロードするために、各関連付けに返される関連レコードの数には 100 の上限があります。 たとえば、取引先企業に対するテンプレートをエクスポートする場合、取引先担当者の一覧を含めます。ドキュメントは最大 100 の取引先担当者を返します。

テンプレートのダウンロード

[エンティティの選択] ページの [テンプレートのダウンロード] をクリックして、XML データとして含まれているエクスポートしたエンティティを使用して、ローカル コンピュータに [Word] ファイルを作成します。

ステップ 2: [開発者] タブの有効化

Word テンプレート ファイルを開きます。 この時点では、ドキュメントが空白に見えます。

Dynamics 365 XML データを表示し、追加するには、Word [開発者] タブを有効にする必要があります。

1. [ファイル] > [オプション] > [リボンのカスタマイズ] の順に移動し、[開発者] を有効にします。

   

2. [OK] をクリックします。

[開発者] が Word リボンに表示されます。

重要 既知の問題および回避の方法

Dynamics 365 で生成された Word テンプレートおよび Microsoft Office Word には既知の問題があります。 次のセクションでは、XML のコンテンツ管理フィールドを Word テンプレートに追加します。

警告

いくつかの原因で Word がフリーズすることがあります。 タスク マネージャ を使用して、Word を停止します。

• 画像 や プレーンテキスト 以外のコンテンツ コントロールを挿入します。

• 大文字の変更またはテキストの追加などのテキストの変更をコンテンツ コントロールに対して行います。 これらの変更はオートコレクトならびにユーザーの編集によって発生します。 既定では、Microsoft Word オートコレクトは、文を大文字にします。 コンテンツ コントロール フィールドを追加すると、Word は、それを新しい文として見て、フォーカスがフィールドから移動するときに大文字にします。

コントロール フィールドで問題を回避するには、以下を実行します :

プレーンテキストまたは画像としてのフィールドのみを追加

1. XML マッピング ウィンドウを使用して、Dynamics 365 エンティティ フィールドを Word テンプレートに追加します。 必ず、プレーンテキスト または 画像としてのフィールドのみを追加してください。

   

追加したコンテンツ コントロールにはテキストの変更をしないでください。

1. コンテンツ コントロール フィールドに対してテキストを太字にするなどの書式の変更は行えますが、大文字の変更を含む他のテキストの変更はできません。

   

Word のフリーズやパフォーマンスの低下がある場合は、オートコレクトを無効にしてください。

オートコレクトの無効化

1. Word テンプレート ファイルを開き、[ファイル] > [オプション] > [校正] > [オートコレクトのオプション] の順に移動します。

   

2. 文の最初の文字を大文字で作成および自動的にスペルチェックの提案を使用を選択解除します。

   

3. [オートフォーマット] および [入力時にオートフォーマット] タブの [ハイフン (--) とダッシュ (-)] を選択解除します。

4. [OK] をクリックします。

上記の推奨事項に従う場合は、Word テンプレートを定義する準備が整いました。

ステップ 3: Word テンプレートを定義

XML マッピング ウィンドウを使用して、Dynamics 365 エンティティ フィールドで Word テンプレートを定義します。

1. Word テンプレートで、[開発者] > [XML マッピング ウィンドウ] の順にクリックします。

   

   既定では XML スキーマが選択されています。

   

2. Dynamics 365 XML スキーマを選択します。“urn:microsoft-crm/document-template/” で始まります。

   

   重要

   誤操作による編集によって頻繁に Word がフリーズしたり、パフォーマンスが低下したりする場合、「既知の問題およびその回避方法」 セクションに従って、オートコレクト オプションを無効にしてください。

3. Dynamics 365 エンティティを展開し、エンティティ フィールドを右クリックして、[コンテンツ コントロールを挿入] > [プレーンテキスト] の順にクリックします。

   

Dynamics 365 エンティティ フィールドが Word テンプレートに追加されます。

そのほかのエンティティ フィールドを追加し、わかりやすいラベルやテキストを追加して、ドキュメントを書式設定してください。

完了したテンプレートは次のようになります :

入力したコンテンツ コントロール フィールドの中には、複数行のデータがある可能性があります。 たとえば、取引先企業には、1 人以上の取引先担当者がいます。Word テンプレート内のすべてのデータを含める場合、繰り返すようにコンテンツ コントロール フィールドを設定します。

コンテンツ コントロール フィールドを繰り返すように設定

1. テーブル行に繰り返しデータを持つフィールドを含めます。

2. テンプレートでテーブル行全体を選択します。

   

3. XML マッピング ウィンドウで コンテンツ コントロール フィールドを含む関連付けを右クリックし、[繰り返し] をクリックします。

   

Dynamics 365 の Word テンプレートを使用してドキュメントを作成する場合、表は、複数のデータ行で設定されます。

テンプレートに目的のフィールドと書式がある場合、保存して、Dynamics 365にアップロードします。

ステップ 4: Word テンプレートを Dynamics 365 に再度アップロード

目的の状態に Word テンプレートを構築した場合、Dynamics 365 にアップロードできるように保存します。

新しく作成した Word テンプレートへのアクセスは、アップロードの方法とセキュリティ ロールに付与されたアクセス権によって異なります。テンプレートへのアクセスを制御するには、セキュリティ ロールを使用します。を確認してください。

Dynamics 365 管理者は Word テンプレートを Dynamics 365 にアップロードするために [設定] ページを使用できます。 設定でアップロードされるテンプレートは Dynamics 365 組織のすべてのユーザーが使用できます。

管理者向け: Word テンプレートを Dynamics 365 にアップロード

1. Dynamics 365で、[設定] > [テンプレート] > [ドキュメント テンプレート] の順に移動します。

2. [テンプレートのアップロード] をクリックします。

3. ダイアログ ボックスの Word ファイルをドラッグ、またはファイルを参照します。

   

4. [アップロード] をクリックします。

非管理ユーザーは自身が使用するためにレコードの一覧からテンプレートをアップロードできます。

非管理者または管理者が個人用テンプレートを作成する場合: Word テンプレートを Dynamics 365 にアップロード

1. Dynamics 365で、レコードの一覧のあるページを開きます。(例 : 営業の顧客取引先企業の一覧)

2. 取引先企業などの 1 つのアイテムを選択し、[その他] (…) > [Word テンプレート] > [Word テンプレートの作成] の順にクリックします。

3. [Word テンプレート] > [アップロード] の順にクリックします。

   

4. ダイアログ ボックスの Word ファイルをドラッグ、またはファイルを参照します。

5. [アップロード] をクリックします。

ステップ 5: Word テンプレートからドキュメントを生成

作成した Word テンプレートを使用するには、以下を実行します :

1. ドキュメントを作成するのに必要な情報があるレコードを開きます。 たとえば、営業の顧客取引先企業レコードを開きます。

2. [その他] (…) [> Word テンプレート] の順にクリックし、[Word テンプレート] で、作成したテンプレートを選択します。

   作成したテンプレートが表示されない場合は、2 つの可能性があります :

   1. 選択したレコードの種類 (エンティティ) に対して作成されたテンプレートのみ表示されます。 たとえば、営業案件レコードを開いた場合、取引先企業エンティティで作成したテンプレートは表示されません。

   2. テンプレートを表示するには、Dynamics 365 を更新する必要があります。 ブラウザーを更新するか、Dynamics 365 を閉じて、再起動します。

Word テンプレートを選択すると、Dynamics 365 は、選択したレコードから Word ドキュメントを作成します。

サンプルの Word テンプレートを試してください。

5 つの Word テンプレートが Microsoft Dynamics 365 に含まれます。

サンプル Word テンプレートは、特定のレコードの種類 (エンティティ) で作成されました。 テンプレートは、同じレコードの種類のレコードにのみ適用されます。

名前	エンティティ
営業案件の概要	営業案件 ([営業] 領域)
キャンペーンの概要	キャンペーン ([マーケティング] 領域)
サポート案件の概要	サポート案件 ([サービス] 領域)
請求書	請求書 ([営業] 領域)
取引先企業の説明	クライアント 取引先企業 (営業、 サービス、およびマーケティング領域)

サンプル Word テンプレートを追加

1. サンプル テンプレートと一致するエンティティの種類の情報があるレコードを開きます。 たとえば、取引先企業の概要テンプレートに適用する営業の顧客取引先企業レコードを開きます。

2. [その他] (…) [> Word テンプレート] の順にクリックし、[Word テンプレート] で、サンプル テンプレートを選択します。

新しく作成した Word テンプレートを開き、見てみましょう。

注意

Microsoft Dynamics 365に含まれるテンプレートは、確認はできますが、編集はできません。

さらに考慮すべきこと

テンプレートへのアクセスを制御するには、セキュリティ ロールを使用します。

Dynamics 365 管理者は、Word テンプレートへのアクセスを細分化して制御できます。 たとえば、営業担当者にWord テンプレートへの読み取りアクセス権は付与しても、書き込みアクセス権は付与しないということができます。

1. Dynamics 365 で、[設定] > [セキュリティ] > [セキュリティ ロール] の順にクリックします。

2. ロールを選択してから、[事業部管理] タブをクリックします。

3. [ドキュメント テンプレート] を選択し、組織全体で使用できるテンプレートに対するアクセス権を設定します。 個別のユーザーが共有していたテンプレートに対する 個人ドキュメント テンプレート を選択します。

4. アクセス レベルを調整するために、円をクリックします。

作成されたドキュメントの一覧はレコードと同じ順序ではありません

カスタム テンプレートから作成されたレコードの一覧は、Word ドキュメントではDynamics 365 とは同じ順序で表示されない場合があります。 レコードは作成された日時の順序で一覧に表示されます。

関連項目

Excel テンプレートによるデータの分析