CRM と Outlook 用 CRM 間の同期に対するフィールド セキュリティの影響

 

公開日: 2016年11月

対象: Dynamics CRM 2015

フィールド レベルのセキュリティで Microsoft Dynamics 365 内のフィールドを保護すると、Dynamics 365 と Outlook 用 Microsoft Dynamics CRM 間の同期に影響する可能性があります。 以下の例を確認してください。

注意

フィールドが同期に設定されているときは、Dynamics 365 内のフィールドにセキュリティを設定することはお勧めしません。 ベスト プラクティスは、同期フィールドにセキュリティを設定しないことです。 同期フィールドにセキュリティを設定する場合は、次の手順を実行する必要があります。

1. フィールド レベルのセキュリティを使用して、フィールドをセキュリティで保護します。詳細: 「フィールド レベル セキュリティ」については下記を参照してください。

2. 同期中に同期によってフィールドが更新されたり書き込まれないように、同期の方向を変更します。詳細:CRM と Outlook または Exchange 間のフィールド同期のコントロール

シナリオ: ユーザーが役職を変更できないように制限する

Contoso 会社は一貫性のあるデータ入力を促進する必要があります。 営業担当者は、フィールドにいる間に、同じことを記述するために異なるデータ入力を作成しがちです。 たとえば、同じ役職が "建設管理者"、"現場監督"、または"工事監督" として入力される可能性があります。 これを回避するには、"役職" フィールドにセキュリティを設定します。 これが同期による結果を引き起こします。

フィールド レベルのセキュリティの設定

Contoso の Dynamics 365 管理者のジョンは、複数のフィールドにセキュリティを設定します。

彼は次の手順を実行しました。

1. [設定] > [カスタマイズ] に移動します。

2. [システムのカスタマイズ] を選択します。

3. [エンティティ] > [取引先担当者] を展開します。

4. [フィールド] を選択し、jobtitle を選択します。 多数の取引先担当者フィールドがあるので、複数のページを進む必要があります。

5. [編集] を選択します。

6. フィールド セキュリティについて、[有効化] > [保存して​​閉じる] を選択します。

7. [すべてのカスタマイズの公開] を選択します。

また John は、連絡先フィールド ftpsiteurl と governmentid にセキュリティを設定して、Dynamics 365 に表示されないようにしました。

フィールド セキュリティ プロファイルの作成と構成

John は、フィールド セキュリティ プロファイルを作成し、そのプロファイルに営業チーム メンバーを割り当てます。

彼は、フィールド セキュリティ プロファイルを作成するために、次の手順を実行しました。

1. [設定] > [セキュリティ] に移動します。

2. [フィールド セキュリティ プロファイル] を選択します。

3. プロファイルを作成します。[新規] を選択し、名前を入力します。

4. [保存して閉じる] を選択します。

5. 新しいプロファイル > [ユーザー] > [追加]​ を選択します。

6. ユーザーを選択し、次に [選択] > [追加]​​ を選択します。

フィールドのアクセス許可の設定

フィールド セキュリティ プロファイルが作成され、ユーザーがプロフィルに追加されたら、John は、組織の要件に合わせてフィールドにアクセス許可を設定できます。

1. [設定] > [セキュリティ] に移動します。

2. [フィールド セキュリティ プロファイル]、自分のプロファイルを順に選択します。

3. [フィールドのアクセス許可] > セキュリティを設定するフィールド > [編集] を選択します。

4. 会社の要件に合わせてセキュリティ設定を変更し、[OK] > [保存して閉じる] を選択します。

ユーザーに表示される内容

Contoso の営業担当者の Nancy は、Outlook 用 Dynamics CRM を使用して、新しい取引先担当者を作成し、Dynamics 365 でその取引先担当者を追跡します。

Nancy が Dynamics 365 との同期を取ると、役職フィールドが取引先担当者からなくなっていることに気が付きます。 これは、Nancy に役職フィールドの更新権限がないためです。

役職フィールドの更新権限を持つ Nancy の上司が、正しい役職である建設管理者をフィールドに入力します。

Nancy が再度 Dynamics 365 との同期を取ると、役職フィールドが正しい役職で取引先担当者に表示されるようになります。

関連項目

Outlook 用 CRM のセットアップ
フィールド レベル セキュリティ

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