仕入先請求書のワークフローの設定
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
このトピックでは、仕入先請求書と仕入先請求明細行の 1 つ以上のワークフロー コンフィギュレーションを設定する方法について説明します。たとえば、発注書用ではない仕入先請求書のワークフロー、または発注書用の請求書照合を自動的に実行ためのワークフローを設定する場合があります。仕訳帳に対するワークフローの承認が設定されている場合は、[仕入先請求書] フォームの上部に追加のコントロールが表示されます。これらのコントロールには、黄色の情報バーと [送信] ボタンまたは [アクション] メニューが含まれます。詳細については、「ドキュメントの送信」および「ワークフロー アクション」を参照してください。
ワークフロー仕訳帳承認のために請求書が送信された場合は、仕入先請求書 フォームのいくつかのボタンが使用できません。請求書が承認されると、[アクション ペイン] の [転記 グループのオプションが使用できるようになり、フォーム内の他のコントロールとフィールドは使用できなくなります。承認済の仕訳帳を編集すると、ワークフローのステータスがリセットされ、[転記] グループのオプションは使用できなくなりますが、他のコントロールやフィールドは使用できるようになります。ユーザーは、変更した請求書を、承認のために再送信する必要があります。
次の図は、仕入先請求書のワークフローを設定する方法を示しています。番号は、このトピックの後の手順に対応します。
.gif "仕入先請求書ワークフローを設定するためのフローチャート")
例
次の図は、以下のワークフロー要素を含む仕入先請求書のワークフローの例を示しています:
自動化タスク、[請求書のポリシー ルールの評価]
手動タスク、[仕入先請求書照合の確認]
条件判断、[合計金額は 10,000 以下ですか。]
承認タスク、[仕入先請求書の承認]
自動化タスク、[仕入先請求書の転記]
.gif "条件判断を含むワークフロー")
必要条件
次の表に、開始する前に準備が整っている必要のある前提条件を示します。
カテゴリ |
前提条件 |
|---|---|
関連するコンフィギュレーションタスク |
|
買掛金勘定パラメーター |
仕入先請求ポリシーとともにワークフローを使用するには、[不一致のある請求書を転記] のフィールドが [買掛金勘定パラメーター] フォームの [警告付きの許可] に設定されていることを確認します。 |
1.オプション: 仕入先請求書に対する支出確認者の設定
プロジェクトのロールに割り当てられたユーザーまたは支出が請求されている財務分析コードに基づいて、確認を受ける支出をルーティングするための支出確認者のコンフィギュレーションを設定できます。ワークフロー プロセスは、指定されたプロジェクト ロールまたは財務分析コードの所有者に基づいて、支出をルーティングする先の担当者を決定します。
支出確認者のコンフィギュレーションを設定する必要はありません。ワークフローを定義するときに、特定のユーザーまたはユーザー グループをレビュー担当者として割り当てることができます。ただし、組織が複雑な場合は、支出確認者を指定することで、承認プロセスの効率を上げることができます。また、レビュー担当者がジョブ ロールを変更するたびに、ワークフローのレビュー担当者割り当てを毎回変更する必要はありません。
仕入先請求書の支出確認者を設定するには、次の手順に従います。:
買掛金管理 >設定 >ポリシー >仕入先請求書の支出確認者 をクリックします。
[アクション ペイン] で [新規作成] をクリックします。
支出レビュー担当者定義の名前を入力します。
[プロジェクト配分] クイック タブで、プロジェクトに割り当てられた仕入先請求書の確認を担当するプロジェクト ロールのチェック ボックスをオンにします。[プロジェクト マネージャー]、[プロジェクト コントローラー]、[プロジェクト販売マネージャー] のいずれかを選択できます。支出は、そのロールに割り当てられたユーザーにルーティングされます。また、該当する財務分析コードのチェック ボックスをオンにして、財務分析コードの所有者に支出をルーティングすることもできます。
[組織配分] クイック タブで、プロジェクトに割り当てられていない仕入先請求書のルーティングに使用する財務分析コードのチェック ボックスをオンにします。仕入先請求書は、その財務分析コードを所有するユーザーにルーティングされます。
2.必要な場合: プロジェクト配分のロールの設定
支出確認者を設定し、[仕入先請求書の支出確認者] フォームの [プロジェクトの権限] フィールド グループのオプションを選択した場合は、この手順を実行します。
プロジェクト配分のロールに従業員を割り当てることができます。
プロジェクト配分のロールを設定するには、次の手順に従います。:
プロジェクト管理および会計 >共通 >プロジェクト >すべてのプロジェクト をクリックします。
製品を選択し、[アクション ウィンドウ] の [編集] をクリックします。
[プロジェクト] フォームで、[担当] フィールド グループのフィールドを使用して、業務内容に必要なロールに作業者を割り当てます。次の表の情報を使用して、作業者に割り当てるロールを決定します。
フィールド
説明
販売マネージャー
このロールは、支出レビュー参加者に指定される [プロジェクト販売マネージャー] ロールに対応します。
プロジェクト マネージャー
このロールは、支出レビュー参加者に指定される [プロジェクト マネージャー] ロールに対応します。
プロジェクト コントローラー
このロールは、支出レビュー参加者に指定される [プロジェクト コントローラー] ロールに対応します。
3.必要な場合: 財務分析コードの所有者の設定
支出レビュー担当者を設定し、[仕入先請求書の支出確認者] フォームの [財務分析コード] フィールド グループのいずれかのオプションを選択した場合、この手順を実行します。
財務分析コードの所有者となる従業員を割り当てることができます。これにより、例えば、部門別またはコスト センター別に、財務分析コードのワークフローの承認を設定できます。また、仕入先請求書の承認を品目のすべての配分の所有者に送信するように、要求することもできます。たとえば、賃料の経費の仕入先請求書を入力し、3 つの異なる部門に品目を配分する場合、ワークフロー承認ステップは、すべての 3 つの部門の所有者に移動します。
財務分析コードの所有者を設定するには、次の手順に従います。:
一般会計 >設定 >財務分析コード >財務分析コード をクリックします。
財務分析コードを選択し、[財務分析コード値] をクリックします。
分析コードを選択します。
[一般] クイック タブで、[所有者] フィールドで、この分析コードの所有者であるユーザーのユーザー ID を選択します。
残りの財務分析コードについて、手順 2 と 3 を繰り返します。
4.仕入先請求書のワークフローの作成
仕入先請求書の複数のワークフローを作成できます。
仕入先請求書のワークフローを作成するには、次の手順に従います。:
買掛金管理 >設定 >買掛金管理ワークフロー をクリックします。
[アクション ウィンドウ] で [新規] をクリックします。
作成するワークフローのタイプを選択してから、[ワークフローの作成] をクリックします。
以下のオプションからエラーの原因を選択します。
タイプ
目的
仕入先請求書
仕入先請求書ヘッダーのワークフローを作成します。請求書は、"仕入先請求書" フォームで確認できます。
仕入先請求ポリシーとともにワークフローを使用するには、[不一致のある請求書を転記] のフィールドが [買掛金勘定パラメーター] フォームの [警告付きの許可] に設定されていることを確認します。
仕入先請求明細行
仕入先請求明細行のワークフローを作成します。仕入先請求明細行のワークフローは単独では実行できません。仕入先請求書のワークフローに追加する必要があります。請求書は、"仕入先請求書" フォームで確認できます。
仕入先請求ポリシーとともにワークフローを使用するには、[不一致のある請求書を転記] のフィールドが [買掛金勘定パラメーター] フォームの [警告付きの許可] に設定されていることを確認します。
ワークフローの各要素をコンフィギュレーションします。詳細については、「ワークフロー要素のコンフィギュレーション」を参照してください。
ステップ 2 ～ 4 を繰り返して、仕入先請求書の追加のワークフローを作成します。
5.オプション: 仕入先請求書のワークフローの自動化タスクと手動タスクのコンフィギュレーション
業者内容で次のいずれかが必要な場合は、この手順を実行します。:
仕入先請求書の確認担当者
請求書照合の結果を確認する担当者
請求書のポリシー ルールを評価する自動化されたプロセス
請求書を転記する自動化されたプロセス
同じワークフローで、自動化タスクと手動タスクを組み合わせて使用できます。
次のワークフロー タスクのそれぞれで、仕入先請求書に対するアクションを実行できます。次の表の情報を使用して、使用するワークフロー タスクを決定します。
タスク |
タイプ |
説明 |
|---|---|---|
仕入先請求書を転記します |
自動化 |
仕入先請求書を自動的に転記するこのタスクは他のタスクと一緒に使用できますが、ワークフロー コンフィギュレーションの最後のタスク要素である必要があります。確認または承認プロセスを使用する場合、その処理はこの自動化タスクの前に実行する必要があります。仕入先請求書を転記します自動化タスクの使用方法の例については、「条件判断を含むワークフロー」を参照してください。 この自動化タスクは、承認仕訳帳の仕入先請求書とは一緒に動作しません。手動で承認仕訳帳を転記します。 |
請求書のポリシー ルールの評価 |
自動化 |
仕入先請求のポリシー違反を評価します。ワークフローとポリシーを合わせて使用する方法については、「キー タスク : 仕入先請求ポリシー」を参照してください。 請求書が、ヘッダー レベルで一つ以上のポリシー ルールに違反している場合、その請求書の違反は [ポリシー違反] フォームに表示されます。請求書のポリシー ルールの評価自動化タスクの使用方法の例については、「条件判断を含むワークフロー」を参照してください。 |
仕入先請求書の確認 |
手持在庫 |
仕入先請求書の仕入先請求明細行を確認するための承認を受けているユーザーに、このタスクを割り当てます。ワークフローを作成する際に、説明セクションの確認の手順を定義します。 確認の手動タスクと承認のワークフロー要素の違い:
詳細については、「タスクに複数のユーザーを含むワークフロー」を参照してください。 |
仕入先請求書照合の確認 |
手動 |
バッチジョブで実行されるバッチ タスクの作成で、仕入先請求書と製品受領書を自動的に照合します。
このバッチ処理は、対応する請求書を製品受領書と照合します。バッチ処理は、ベンダーポータルで入力する、またはサービスによって受領した仕入先請求書に適用されます。 詳細については、「Create a batch job」を参照してください。 |
仕入先請求書のワークフローの自動化タスクと手動タスクをコンフィギュレーションするには、次の手順に従います。:
自動化タスクについては、「自動化タスクのコンフィギュレーション」を参照してください。
手動タスクについては、「手動タスクのコンフィギュレーション」を参照してください。
6.オプション: 仕入先請求書明細行ワークフローの自動化タスクと手動タスクのコンフィギュレーション
業者内容で次のいずれかが必要な場合は、この手順を実行します。:
請求書照合の結果を確認する担当者
仕入先請求書明細行のポリシー ルールを評価する自動化されたプロセス
同じワークフローで、自動化タスクと手動タスクを組み合わせて使用できます。
次のワークフロー タスクのそれぞれで、仕入先請求書明細行に対するアクションを実行できます。次の表の情報を使用して、使用するワークフロー タスクを決定します。
タスク |
タイプ |
説明 |
|---|---|---|
請求明細行のポリシー ルールの評価 |
自動化 |
仕入先請求明細行のポリシー違反を評価します。自動化タスクは、[請求書のポリシー ルールの評価] タスクとは異なります。それは、[仕入先請求明細行] クエリ名に基づくルール タイプを使用するポリシーのみ評価するからです。ワークフローとポリシーを合わせて使用する方法については、「キー タスク : 仕入先請求ポリシー」を参照してください。 仕入先請求書が、明細行レベルで一つ以上のポリシー ルールに違反している場合、このタスクはその請求書の [ポリシー違反] フォームの違反を報告します。請求明細行のポリシー ルールの評価自動化タスクの使用方法の例については、「条件判断を含むワークフロー」を参照してください。 |
仕入先請求明細行を確認します |
手持在庫 |
仕入先請求書の仕入先請求明細行の確認を実行できるユーザーにこのタスクを割り当てます。ワークフローを作成する際に、説明セクションの確認の手順を定義します。 確認の手動タスクと承認のワークフロー要素の違い:
詳細については、「タスクに複数のユーザーを含むワークフロー」を参照してください。 |
仕入先請求書明細行ワークフローの自動化タスクと手動タスクをコンフィギュレーションするには、次の手順に従います。:
自動化タスクについては、「自動化タスクのコンフィギュレーション」を参照してください。
手動タスクについては、「手動タスクのコンフィギュレーション」を参照してください。
7.オプション: 条件判断の作成
売上税または請求金額などの請求書の金額または他の金額に基づいて、業務プロセスがさまざまなワークフロー プロセスを必要とする場合は、この手順を実行します。
[請求金額] フィールドは、仕入先請求書ワークフローと仕入先請求明細行ワークフローで使用されます。ワークフローごとに、このフィールドを含める条件を設定できます。たとえば、5,000 より大きく請求金額は 1 人の承認者を、20,000 を超える請求金額は 2 人の承認者が必要であることを要求できます。
計算済フィールド |
説明 |
|---|---|
請求金額 |
仕入先請求書の合計請求額。 |
条件を作成するには、次のトピックを参照してください:
8.ワークフロー要素への参加者の割り当て
ワークフロー要素を、次の参加者グループに関連付けることができます。
ユーザー グループ |
説明 |
|---|---|
セキュリティ ロール参加者 |
Microsoft Dynamics Ax セキュリティ ロールにワークフロー要素を割り当てます。作業者グループが請求書を承認することが可能であり、特定の請求書をたれが承認するかが問題ではない場合は、このオプションを使用できます。 |
ユーザー グループ参加者 |
このワークフロー要素を Microsoft Dynamics Ax のユーザー グループに割り当てます。作業者グループが請求書を承認することが可能であり、特定の請求書をたれが承認するかが問題ではない場合は、このオプションを使用できます。 |
仕入先請求書の支出実行者 |
ワークフロー要素を経費参加者に割り当てます。経費参加者には、特定のプロジェクトに関連付けられているユーザー、または部門およびコスト センターなどの特定の財務分析コードの所有者であるユーザーを含めることができます。このオプションにより、仕入先請求書ワークフローと仕入先請求明細行ワークフローのほとんどの制御が可能になり、柔軟性が大幅に高まります。 |
- ワークフローに参加者を割り当てる方法については、「ワークフロー要素のコンフィギュレーション」を参照してください。
関連タスク
システム管理者向け技術情報
このタスクを完了するために使用するページに対するアクセス権限がない場合は、システム管理者に連絡し、次の表に示される情報を提供します。
カテゴリ |
前提条件 |
|---|---|
コンフィギュレーション キー |
コンフィギュレーション キーはこのタスクには必要ではありません。 |
セキュリティ ロールおよび職務 |
このタスクを実行するには、[-SYSADMIN-] セキュリティ ロールのメンバーである必要があります。 |