コンプライアンス サイトに内部コントロールをインポート
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
内部コントロール マトリックスは、組織のコンプライアンスのコントロールの一覧を管理するためのワークシートです。Microsoft Excel のワークブックの内部コントロール マトリックスから [コンプライアンス] サイトにコントロールをインポートすめことによって時間を節約できます。内部コントロール マトリックス ファイルからのフィールドを [コンプライアンス] サイトで設定されたドキュメント テンプレートの対応するフィールドにマップすることができます。インポート プロセスは、内部コントロール マトリックスに基づいて、自動的に [内部コントロール] サイト構造のコントロールを作成します。内部コントロールをインポートした後、[内部コントロール] サイトで管理できます。
前提条件
コントロール マトリックスをインポートする前に、次の手順に従う必要があります。
[内部コントロール] サイト構造を設定します。[ルート] ノードの下に 1 個以上制御環境のノードを設定する必要があります。詳細については、「内部コントロールのサイトの設定」を参照してください。
注意
それには、データをインポートする制御環境ノードへの [追加/コピー] アクセス許可が必要です。
インポートするコントロール タイプごとにドキュメント テンプレートがあることを確認します。詳細については、「コンプライアンス ドキュメント テンプレートについて」を参照してください。
コントロール マトリックスを作成し、[コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント ライブラリにアップロードします。詳細については、このトピックの後半の「インポート用にコントロール マトリックスを準備する」を参照してください。
オプション: 既定のコントロール ライブラリを使用する
Excel 形式の既定のコントロール ライブラリが、自動的に [コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント フォルダーにインストールされます。コントロール マトリックス ファイル用に既定のコントロール ライブラリを基準として使用できます。[コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント フォルダーのファイルを変更するか、そのファイルをコピーして変更し、[コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント フォルダーにアップロードすることもできます。
既定のコントロール ライブラリを使用するには、次のことが必要です。
インポートするコントロールの各行の [環境のノード] 列を入力します。
オプション: 空白のセルのプロパティを入力します。
すべてのコントロールをインポートしない場合は、ワークシートからインポートする必要のないコントロールを削除します。
インポート用にコントロール マトリックスを準備する
これらのガイドラインに従って、コントロール マトリックス ワークシートを作成します。
可能なら、Excel のワークブックに 1 つのワークシートとしてコントロール マトリックスを作成します。必要に応じて、複数のワークシートを使用できます。ただし、各ワークシートを個別にインポートする必要があります。ファイルのサイズは、4 MB 以下にします。
個別の行に関連するコントロールの各セットが配置されるようにワークシートを設定します。行は、階層の最下位レベルにあるコントロールとその上位にあるすべての親子関係を表しています。たとえば、[貸方] というリスク、[貸方任期の制限] という子のコントロールおよび、[請求書の確認] という孫のテスト計画がある場合、同じ行にこれらのすべてのコントロールを入力します。
各ワークシートに、インポートしたい行のみを含めます。インポートするワークシートのデータのサブセットは選択できません。
ワークシートの最初の行に列見出しを入力します。
制御環境のデータを表すために一つの列を使用します。制御環境が複数の階層のノード ([地域]、[領域] および [都道府県] など) を含む場合は、単一セルに値を連結します。たとえば、セル A2 には [地域]、B2 には [領域]、C2 には [都道府県] が含まれています。セル D2 で、「=&A2&B2&C2」を入力し、値を [地域領域都道府県] 値に連結させます。インポート ウィザードでは、列 D を制御環境のデータに選択します。
コントロールのドキュメント プロパティを表すために列を使用します。
各コントロールの名前を入力します。名前が唯一の必須フィールドです。他のドキュメントのプロパティ フィールドは、オプションです。ただし、できるだけ多くのデータをインポートしたい場合があります。データのインポートは、手動でプロパティを更新するより迅速です。
単一の列または単一の行に含まれている場合にのみ、連結されるセルを含めます。インポート ウィザードは、結合されたセルに含まれるすべてのフィールドの結合されたセルのデータを使用します。
名前になるドキュメントのプロパティ フィールドでは、空白のセルを使用して、親ノードが制御環境階層の次の "名前" セルから取得されることを示します。たとえば、次の図は、 [損金処理トランザクション] コントロールを含む行の [テスト計画名] 列のセルは空白です。したがって、[損金処理トランザクション] コントロールは、[承認なし] 問題の直接の親です。同様に、[売掛金勘定] プロセス名の下の [貸方] リスクは次のコントロールの親になります。 [貸方任期の制限]、[損金処理トランザクション] および [損金処理トランザクションの承認]。
.gif "Hh271671.ImportControlsBlankNames(ja-jp,AX.60).gif")
名前ではないドキュメントのプロパティ フィールドのデータをインポートしない場合は、空白のセルを使用します。
注意
[所有者]、[ステータス] および [証拠] フィールドの値はインポートできません。
各ドキュメントのプロパティのフィールドの入力タイプを記録し、ワークシートの対応する列の情報が正しい形式を使用していることを確認します。[ドキュメント テンプレートの編集] ページで入力タイプを参照できます。各入力タイプに関する詳細については、次の表を参照してください。
入力タイプ
規定
メモ
テキスト ボックス
Excel に、テキストを入力します。テキストは、ワークシートに入力される形でインポートされます。
値リスト ボックス
Excel に、テキストを入力します。テキストは [内部コントロール] サイトのリストの値の 1 つと同じである必要があります。
テキストが対応するリストで値と一致していない場合、インポート処理中にそのフィールドは無視されます。行の他のデータはすべて、インポートされます。無視されるテキストは、エラー レポートに表示されます。
テキストは大文字と小文字は区別はありません。従って、[Effective (有効)] と [effective (有効)] は同じ値として解釈されます。
複数選択
Excel に、テキストを入力します。リスト品目をセミコロン (;) で区切ります。テキストは [内部コントロール] サイトのリストの値の 1 つ以上と同じである必要があります。
テキストが対応するリストで値と一致していない場合、インポート処理中にそのテキストは無視されます。行の他のデータはすべて、インポートされます。無視されるテキストは、エラー レポートに表示されます。
テキストは大文字と小文字は区別はありません。従って、[Low (低)] と [low (低)] は同じ値として解釈されます。
数値
Excel に番号を入力します。テキストは、ワークシートに入力される形でインポートされます。通貨フィールドは Windows サーバーの地域の設定で指定されている形式に従って書式設定されます。負の数は、マイナス (-) 記号の後に続きます。
[コンプライアンス] サイトに、番号はテキスト ボックスのデータ タイプを使用して保存されます。
カレンダー
Excel に日付を入力します。日付は、サーバーの地域の設定で指定されている形式に従って書式設定されます。
[コンプライアンス] サイトに、日付はテキスト ボックスのデータ タイプを使用して保存されます。
チェック ボックス
Excel で、[はい] を入力して、チェック ボックスをオンにします。[いいえ] を入力するか、セルを空白のままにして、チェック ボックスをオフにします。
チェック ボックスのインポート時にエラーがある場合、チェック ボックスがインポート処理中にクリアされます。行の他のデータはすべて、インポートされます。チェック ボックスがクリアにされたことが、エラー報告に表示されます。
テキストは大文字と小文字は区別はありません。従って、[Yes (はい)] と [yes (はい)] は同じ値として解釈されます。
コンプライアンス サイトへのインポート管理
コントロールをインポートすると、それらは新しいコントロールと見なされます。[コンプライアンス] のサイトに既に登録されているコントロールを更新するのに、インポート ウィザードを使用できません。
コントロール マトリックス ワークシートと [コンプライアンス] サイトのデータがマッピングされた後に、マッピング プロセス中に別のユーザーによって行われた変更は自動的に更新されません。
注意
それには、データをインポートする制御環境ノードへの [追加/コピー] アクセス許可が必要です。
トップ リンク バーの [コンプライアンス] をクリックし、サイド リンク バーの [コントロールのインポート] をクリックします。
[コントロールのインポートとマッピング ウィザード] の初期画面で、[次へ] をクリックします。
[ファイルの選択] のページで、コントロール マトリックスのワークブックのファイルを選択します。リストには、 [コンプライアンス リソース] ドキュメント ライブラリにある Excel ワークブックが表示されます。[次へ] をクリックします。
[データの選択] のページで、インポートするデータを含むワークシートを選択します。
ワークシートの 50 行までの行が表示されます。空白の行は、インポート プロセスによって無視されます。
正しいワークシートを選択したことを確認したら、[次へ] をクリックします。
[環境フィールドの選択] のページで、制御環境のデータを含むコントロール マトリックス列を選択します。[次へ] をクリックします。
[環境フィールドのマップ] のページには、2 種類のデータ列があります。最初の列はコントロールのワークシートから選択された環境のノードを表します。2 番目の列は、[コンプライアンス] サイトで [追加/コピー] アクセス許可がある環境のノードを表します。左列の各エントリに対して、右側の列の一覧から対応する環境のノードを選択します。一意のワークシートのノードごとにこの手順を繰り返します。
[次へ] をクリックします。
[コントロール マトリックス プロパティのマップ] のページで、ドキュメント テンプレートとプロパティを選択します。選択したプロパティ、およびテンプレートに対応する列の上部にある [マップ] ボタンをクリックします。インポートしたい各プロパティ、および各テンプレートに対してこの手順を繰り返します。
注意
インポートする各ドキュメント テンプレートに対して、列を [名前] プロパティにマップする必要があります。そのほかのプロパティはオプションです。
[次へ] をクリックします。
[インポート ステータス] ページで、[インポート] をクリックして、インポート ファイルを処理します。
インポートするデータ量によっては、このプロセスを終了するのに時間がかかることがあります。[インポート] をクリックすると、どんなアクションを実行してもインポート プロセスに影響しません。
注意
ただし、プロセスが完了するまで [インポート ステータス] ページから移動しないことをお勧めします。移動すると、インポート プロセスが終了したときに、[インポートの概要] ページが表示されません。
[インポートの概要] のページが表示されると、[完了] をクリックします。
プロセスが完了すると、エラー報告が生成され、[コンプライアンス リソース] ドキュメント ライブラリの [インポート ウィザード レポート] フォルダーに保存されます。レポートには、インポート処理中に無視されたフィールド、テキストおよびチェック ボックスの情報が表示されます。ファイル名には、ファイルが処理された日時とインポート ファイルの名前が含まれます。たとえば、ファイルには [SampleControlMatrix2011-03-21T221950.htm] という名前が付けられます。
例
Fabrikam は、世界的な組織では、ドキュメントをコントロールする必要があります。Phyllis は、アカウント マネージャーで、Excel のコントロール マトリックスを作成しました。コントロールを [コンプライアンス] サイトにインポートする計画があります。この例では、Phyllis がコントロール マトリックスを作成し、コントロールをインポートするプロセスを示しています。Microsoft Dynamics AX のエンタープライズ ポータル のサイト管理者である Chris と共に作業しています。
制御環境の設定
Chris はトップ リンク バーの [コンプライアンス] をクリックし、サイド リンク バーの [制御環境の設定] をクリックします。
[制御環境の設定] のページで、Chris は Phyllis が提出した情報に基づいて制御環境の構造を設定します。各ノード対する [追加/コピー] アクセス許可を Phyllis に与えます。作成された構造は次の様になります。
グローバル
内部管理
販売
購買
国内
内部管理
販売
購買
ドキュメント テンプレートを確認し、データをインポートするプロパティを示す
Phyllis は、トップ リンク バーの [コンプライアンス] をクリックし、サイド リンク バーの [ドキュメント テンプレート] をクリックします。
[ドキュメント テンプレートの編集] のページで、Phyllis は、既定のドキュメント テンプレートを使用することにします。さらに、ドキュメント テンプレーとデータをインポートするプロパティの一覧を作成します。
ドキュメント テンプレート
データをインポートするプロパティ
プロジェクト タスク
名前、説明、コメント
重要な勘定
名前、説明、コメント
プロセス
名前、説明、コメント、プロセス所有者、トランザクション タイプ
リスク
名前、説明、コメント、アサート、管理目標 (COSO)、影響、可能性
コントロール
名前、説明、コメント、優先順位、コントロール タイプ、実行者、テスト済みコントロール、有効性
テスト計画
名前、説明、所有者、ステータス、証拠、コメント、目標、実行者、実行頻度、設計評価 (COSO)、作業有効性のテスト (COSO)
問題点
名前、説明、所有者、ステータス、証拠、コメント
修復
名前、説明、所有者、ステータス、証拠、コメント、目標、実行者
コントロール マトリックス インポート ファイルを準備する
Phyllis は、コントロール マトリックス ワークブックを開き、インポートするコントロールを含むワークシートを選択します。
Phyllis は制御環境のデータを表すための列を追加します。ワークシートには、複数の列にこの情報が含まれているため、次の図に示すように、情報を 1 つの列 (列 A + 列 B = 列 C) に連結します。
.gif "Hh271671.ImportControlsConcatenatedExample(ja-jp,AX.60).gif")
Phyllis は、コントロールの名前を除くすべての列を非表示にします。さらに、すべてのコントロール名列にエントリがあることを確認します。いくつかの名前は空白になります。これによって、階層が正しいことを確認します。次の図に示すように、空白のセルは、コントロールが実行されたときに階層が正しいことを示しています。
Phyllis は、すべての列を表示して、コントロール マトリックスの残りの列と以前に作成したドキュメント タイプおよびプロパティのリストを比較します。さらに、いくつかのコントロールの [コントロールの優先順位] 列が空白であることに気づきます。
Phyllis は、同僚と共に各コントロールのコントロール優先順位を識別します。ワークシートの各行の [コントロールの優先順位] 列に [低]、[中] または [高い] を入力します。Phyllis と同僚は、すべてではなく一部のコントロールを実行した実行者を識別します。適切な行の [コントロールの実行者] 列に実行者の名前を入力します。実行者がない場合に、次の図に示すように、セルは空白のままにしておきます。
.gif "Hh271671.ImportControlsBlankCells(ja-jp,AX.60).gif")
Phyllis は、ワークブックを保存し、[コンプライアンス] サイトの [コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント ライブラリにアップロードします。
コントロールのインポート
Phyllis は、トップ リンク バーの [コンプライアンス] をクリックし、サイド リンク バーの [コントロールのインポート] をクリックします。[コントロールのインポート] のページで、[次へ] をクリックします。
Phyllis は、以前に [コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント ライブラリにアップロードしたコントロール マトリックス ワークブックのファイルを選択します。インポートするコントロールを含むワークシートを選択します。
Phyllis は制御環境を表す列を選択し、ワークシートの一意のコントロール ノードをそれぞれ [コンプライアンス] サイトの制御環境ノードにマップします。
Phyllis、インポートする残りの列をそれぞれドキュメント テンプレートとドキュメント プロパティにマップします。
インポート ファイルを処理するために [インポート] をクリックします。
インポート プロセスが完了すると、Phyllis は [コンプライアンス リソース] 共有ドキュメント ライブラリの [インポート ウィザードのレポート] フォルダーのエラー報告を確認します。
サイド リンク バーの [内部コントロール] をクリックします。
[内部コントロール] ページで、Phyllis は次の図に示すように、彼女がインポートしたコントロールを確認します。
.gif "Hh271671.ImportControlsInternalControlsResult(ja-jp,AX.60).gif")