Microsoft Dynamics AX の電子メール機能をコンフィギュレーションする
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Microsoft Dynamics Axの電子メール機能をコンフィギュレーションするには、このトピックの手順を完了します。これらの手順により、SMTP メール サーバーに Microsoft Dynamics Ax を接続し、ユーザーの電子メール設定をコンフィギュレーションし、電子メール メッセージを送信するバッチを設定し、電子メール テンプレートを作成します。
このトピックの手順を完了すると、Microsoft Dynamics Ax はユーザーが使用する機能に基づいて電子メール メッセージをユーザーに送信できます。たとえば、Microsoft Dynamics Ax は、ドキュメントが承認のためにユーザーに割り当てられるとき (ワークフローにより定義される)、または販売注文がキャンセルされるとき (警告ルールにより定義される) に電子メール メッセージをユーザーに送信できます。
概要
次の図は、Microsoft Dynamics Ax の電子メール機能をコンフィギュレーションするためのプロセスのステップを示します。
.gif "電子メール機能のコンフィギュレーション方法")
1.自分の SMTP メール サーバーの設定
プロセスの最初のステップは、自分の環境に Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) のメール サーバーを設定します。これを行うには、次の手順を完了します。
.gif "Aa834374.collapse_all(ja-jp,AX.60).gif")
SMTP サーバーのインストール
Windows Server を実行しているコンピューターに SMTP サーバーをインストールします。使用している Windows Server のバージョンによってディレクトリは異なります。
Windows Server 2008 または Windows Server 2008 R2 を使用する場合は、以下のステップに従って SMTP サーバーをインストールします。
[スタート] > [管理ツール] > [サーバー マネージャー] をクリックします。
[機能の概要] 領域で、[機能の追加] をクリックします。
[機能の選択] ページが表示されます。[SMTP サーバー] チェック ボックスクリックします。
SMTP サーバーにロール サービスおよび機能を追加するか確認するウィンドウが表示されます。[必要なロール サービスを追加] をクリックします。
[機能の選択] ページが再度表示されます。[次へ] をクリックします。
[Web サーバー (IIS)] ページが表示されます。[次へ] をクリックします。
[ロール サービスの選択] ページが表示されます。[次へ] をクリックします。
[サービスのインストールを確認する] ページが表示されます。[インストール] をクリックします。
Windows Server 2012 を使用する場合は、以下のステップに従って SMTP サーバーをインストールします。
[開始] 画面で、[サーバー マネージャー] をクリックします。
[管理] メニューをクリックし、次に [ロールと機能の追加] をクリックします。
[準備] ページが表示されます。[次へ] をクリックします。
[インストールの種類の選択] ページが表示されます。[ロール ベースまたは機能ベースのインストール] オプションを選択し、[次へ] をクリックします。
[対象サーバーの選択] ページが表示されます。SMTP サーバーのインストール先のサーバーを選択します。[次へ] をクリックします。
[サーバーの役割の選択] ページが表示されます。[次へ] をクリックします。
[機能の選択] ウィンドウが表示されます。[SMTP サーバー] チェック ボックスクリックします。
SMTP サーバーにロール サービスおよび機能を追加するか確認するウィンドウが表示されます。[機能の追加] をクリックします。
[機能の選択] ページが再度表示されます。[次へ] をクリックします。
[Web サーバー (IIS)] ページが表示されます。[次へ] をクリックします。
[ロール サービスの選択] ページが表示されます。[次へ] をクリックします。
[サービスのインストールを確認する] ページが表示されます。[インストール] をクリックします。
SMTP サーバーをコンフィギュレーションする
SMTP サーバーを Windows の統合認証を使用するようにコンフィギュレーションするには、次の手順を使用します。
メニューから [開始] メニューまたは画面から、[管理ツール] をクリックします。
[Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager] をクリックして IIS Manager をオープンします。
左ウィンドウで、サーバーの名前を選択します。
右ウィンドウで [SMTP の仮想サーバー #1] を右クリックし、[プロパティ] をクリックします。
[[SMTP の仮想サーバー #1]プロパティ] ウィンドウが表示されます。[アクセス] タブをクリックします。
[認証] ボタンをクリックします。
[認証] ウィンドウが表示されます。[統合 Windows 認証] チェック ボックスをオンにします。[OK] をクリックします。
[アクセス] タブが再表示されます。[リレー] ボタンをクリックします。
[リレーの制限] ウィンドウが表示されます。[上のコンピューターの一覧に関係なく、正しく認証されたすべてのコンピューターが、この仮想サーバーを中継に使用する] チェック ボックスをオンにします。[OK] をクリックします。
[[SMTP の仮想サーバー #1]プロパティ] ウィンドウが再表示されます。[OK] をクリックしてウィンドウを閉じます。
Microsoft Dynamics AX を SMTP メール サーバーに接続する
次の手順を使用して、Microsoft Dynamics Ax を SMTP メール サーバーに接続します。
Microsoft Dynamics Ax クライアントを開きます。
システム管理 >設定 >システム >電子メール パラメーター をクリックします。
送信メール サーバー フィールドに、SMTP サーバーをインストールしているコンピューターの名前を入力します。
ローカル コンピューター名 フィールドにローカル コンピューターの名前を入力します。
SMTP ポート番号 フィールドで、SMTP で使用するポート番号を入力します。既定のポート番号は 25 です。
SMTP サーバーが認証を必要とする場合、有効なユーザー名とパスワードを入力します。
[NTLM の使用] チェック ボックスをオンにします。
添付ファイル サイズの上限 (MB) フィールドで、電子メール添付ファイルのサイズの上限を入力します。
[maxbuffersize] レジストリ キーでも、電子メール添付ファイルの許容サイズが制限されます。このフィールドに入力したサイズが最大バッファー サイズを超える場合は、最大バッファ サイズ制限が適用されます。
埋め込みデータおよび添付ファイルの許可元 フィールドで、電子メール添付ファイルまたはそのほかの電子メールの埋め込みデータが保存される場所を、入力またはブラウズします。
2.各ユーザーの電子メール アドレスを入力します
Microsoft Dynamics Ax の各ユーザーの電子メール アドレスを入力するには、この手順を完了します。
注意
ユーザーが自分自身の電子メール アドレスを入力するようにしたい場合は、ユーザーに次のように指示します。
-
Microsoft Dynamics Ax クライアントを開きます。
-
[ファイル] > [ツール] > [オプション] の順にクリックします。
-
電子メール フィールドに、電子メール アドレスを入力します。
Microsoft Dynamics Ax クライアントを開きます。
システム管理 >共通 >ユーザー >ユーザー をクリックします。
ユーザーを選択します。
明細行プロパティの詳細については、「オプション」を参照してください。
電子メール フィールドに、選択したユーザーの電子メール アドレスを入力します。
[閉じる] をクリックします。
ユーザー ページが再表示されます。別のユーザーを選択し、手順 4-6 を繰り返します。
3.バッチ処理を使用して電子メール メッセージを送信する
バッチ処理は、Microsoft Dynamics Ax から生成される電子メール メッセージを送信するために使用されます。次の手順を使用して、バッチ グループを作成し、電子メール メッセージを送信するバッチ ジョブをコンフィギュレーションします。
バッチ グループの作成
電子メール配布バッチ ジョブという名前のバッチ ジョブは、Microsoft Dynamics Ax から生成される電子メール メッセージを送信するために使用されます。バッチ ジョブは、バッチ グループのコンテキスト内で実行する必要があります。次の手順を完了して、電子メール配布バッチ ジョブのバッチ グループを作成します。
システム管理 >設定 >バッチ グループ をクリックします。
[新規] をクリックして、新しいバッチ グループを作成します。
[グループ] フィールドに、バッチ グループの固有の名前を入力します。たとえば、電子メールと入力します。
[説明] フィールドに、バッチ グループを識別するのに役立つ説明を入力します。
[バッチ サーバー] タブをクリックします。
[選択したサーバー] リストには、バッチ グループが実行される AOS インスタンスが表示されます。[残りのサーバー] リストには、バッチ サーバーとして使用可能なその他の AOS インスタンスが表示されます。
矢印ボタンを使用すると、[選択したサーバー] リストにサーバを追加したり、[選択したサーバー] リストからサーバーを削除できます。
バッチ ジョブのコンフィギュレーション
以下の手順を完了して、電子メール配布バッチ ジョブをコンフィギュレーションします。
システム管理 >定期処理 >電子メールの処理 >バッチ をクリックします。
[バッチ処理] チェック ボックスをオンにします。
タスクの説明 フィールドに、このバッチ ジョブの説明を入力します。
バッチ グループ 一覧で、前の手順で作成したバッチ グループを選択します。
他のユーザーがこのバッチ ジョブを実行しないようにする制限するには、プライベート チェック ボックスをオンにします。プライベート バッチ ジョブは、バッチ ジョブを指定したユーザーが、ログオンしているコンピュータで行った場合にのみ実行できます。
再実行 をクリックし、このバッチ ジョブを実行する頻度を指定します。
バッチ ジョブの終了時、エラー発生時、またはキャンセル時に通知を送信するには、警告 をクリックします。
4.特定の機能または申請の電子メール設定のコンフィギュレーション
Microsoft Dynamics Ax の機能と申請の多くは、ユーザーに電子メール通知を送信するようにコンフィギュレーションできます。これらの機能および申請特有の電子メール設定をコンフィギュレーションする必要があります。これらの機能と申請の特別な手順のドキュメントを参照してください。たとえば次のようにできます。
ワークフローを使用する場合、ワークフロー システムの電子メール機能をコンフィギュレーションする方法の詳細は、ワークフロー システムの電子メールの設定を構成する を参照してください。
警告ルールを使用する場合、警告ルールの電子メール機能をコンフィギュレーションする方法の詳細は、警告電子メール メッセージ を参照してください。
小売を使用する場合は、レシートを顧客に電子メールで送信する方法の詳細「電子メールのレシートを設定」を参照してください。
特定の機能または申請の電子メール設定のコンフィギュレーション プロセスは異なりますが、少なくとも、プロセスには 1 つ以上の電子メール テンプレートを含めます。電子メール テンプレートを作成する手順には以下が含まれます。
電子メール テンプレートを作成する
特定の機能または申請の電子メール設定をコンフィギュレーションするプロセスの一部として、1 つ以上の電子メール テンプレートを作成する必要があります。
たとえば、購買要求の Microsoft Dynamics Ax のワークフローを作成したとします。このワークフローは、だれが購買要求を承認する必要があるかを定義します。電子メール テンプレートに基づき、承認用の購買要求を割り当てられたユーザーに電子メール メッセージを送信するように、ワークフローを構成できます。
電子メール テンプレートには、各バージョンが別の言語で書かれた、複数のバージョンを含めることができます。
電子メール テンプレートを作成するには、次の手順を完了します。
組織管理 >設定 >電子メール テンプレート をクリックします。
作成する電子メール テンプレートは、組織全体で使用されるか、または特定の法人で使用されるか。その質問に対する回答により、システム電子メールの表示 チェック ボックスをオンにする必要があるかどうか決まります。
作成する電子メール テンプレートを、組織全体で使用される機能または申請に使用する場合は、システム電子メールの表示 チェック ボックスをオンにします。
たとえば、購買要求ワークフローで使用する電子メール テンプレートを作成するには、このチェック ボックスをオンにします。これは購買要求ワークフローが組織全体で使用されるためです。(ワークフローの各タイプの使用方法に関する詳細は、ワークフロー タイプを参照してください。)
作成する電子メール テンプレートを、特定の法人で使用される機能または申請に使用する場合は、システム電子メールの表示 チェック ボックスをオンにしないでください。
たとえば、発注書ワークフローで使用する電子メール テンプレートを作成するには、このチェック ボックスをオンにしないでください。これは、発注書のワークフローを特定の法人で使用するためです。
フォームの上部ウィンドウで、Ctrl + N キーを押して電子メール テンプレートを作成します。
電子メール テンプレートに次の情報を入力します。
電子メール ID フィールドに、電子メール テンプレートの ID を入力します。ID は、テンプレートの目的に一致する必要があります。このフィールドは 10 文字に限定されます。
電子メールの説明 フィールドに、電子メール テンプレートの説明を入力します。
既定の言語コード フィールドで、言語コードを選択します。ユーザーが別の言語を使用し、その言語の電子メール テンプレートの対応するバージョンがない場合、電子メール メッセージはここで指定した言語を使用して送信されます。
送信者名 フィールドに、Microsoft Dynamics AX などの送信者名を入力します。電子メール メッセージの受信時、この名前が受信者の受信トレイに表示されます。
送信者の電子メール フィールドで、Microsoft Dynamics Axによって生成される電子メール メッセージを送信するために使用できる電子メール アドレスを入力します。
[一般] タブをクリックします。次の手順を実行する必要があります。
優先順位 一覧で、優先順位を選択します。これにより、電子メール メッセージが受信者の受信トレイに優先順位付きで表示されるかどうかが決まります。
バッチ グループ一覧で、このトピックの前半で作成したバッチ グループを選択します。
フォームの下部ウィンドウで、Ctrl + N キーを押して、テンプレートの言語固有のバージョンを作成します。作成する各バージョンについて、次の手順に従います。
電子メール ID フィールドに、ステップ 4 で作成した ID が表示されていることを確認します。
言語 フィールドで、電子メール メッセージの本文を書くために使用する言語を選択します。
[件名] フィールドに、電子メール メッセージの件名を入力します。
電子メール メッセージの件名を自動的に生成する場合は、[%subject%] を入力します。このプレースホルダーの機能を良く理解するために、次の表に示す例を参照してください。
シナリオ:
購買要求ワークフローの電子メール テンプレートを作成します。
以下の場合:
次を想定します。
電子メール テンプレートの件名フィールドに次のプレースホルダーを入力します。
%subject%
作業項目の件名フィールドには、次のテキストが含まれます。このフィールドは、ワークフロー承認ステップの [プロパティ] フォームにあります。
[必要なアクション: 購買要求は承認のために自分に割り当てられます]
[次に以下の手順を実行します。]
生成されてユーザーに送信される電子メールでは、プレースホルダー [%subject%] が次のテキストで自動的に置換されます。
[必要なアクション: 購買要求は承認のために自分に割り当てられます]
プレースホルダーに関する詳細については、このトピックの次のセクションを参照してください。
[レイアウト] フィールドで、メッセージの表示方法に応じて [XSLT] または [HTML] を選択します。
明細行プロパティの詳細については、「電子メール メッセージ」を参照してください。表示されるフォームで、メッセージの内容を入力します。
メッセージを自動的に生成する場合は [%message%] を入力します。このプレースホルダーの機能を良く理解するために、次の表に示す例を参照してください。
シナリオ:
購買要求ワークフローの電子メール テンプレートを作成します。
以下の場合:
次を想定します。
電子メール テンプレートのメッセージとして、次のプレースホルダーを入力します。
%message%
作業項目の指示フィールドには、次のテキストが含まれます。このフィールドは、ワークフロー承認ステップの [プロパティ] フォームにあります。
購買要求 %Purchase requisition.PurchReqId% が承認のために自分に割り当てられました。
[この購買要求の合計は %Purchase requisition.Approval amount% で、%Purchase requisition.Worker.createdBy% で承認されました。]
注意
% 記号間のテキストは、ワークフローの構成時に挿入できるプレースホルダーです。この例では、プレースホルダーは購買要求に関連する特定のデータに置き換えられます。
[次に以下の手順を実行します。]
生成されてユーザーに送信される電子メールでは、プレースホルダー [%message%] が次のテキストで自動的に置換されます。
[購買要求 PR-0108 は承認のために自分に割り当てられました。]
[この購買要求の合計は USD 5000 で、Jimmy Matney によって送信されました。]
プレースホルダーに関する詳細については、このトピックの次のセクションを参照してください。
メッセージを保存します。
プレースホルダーの使用
プレースホルダーは、電子メール テンプレートを作成するときに使用できます。プレースホルダーは、電子メール テンプレートを作成する機能に固有のテキストに置き換えられます。
たとえば、購買要求を承認する必要があるユーザーに送信される、電子メール テンプレートを作成しているとします。電子メール テンプレートの本文に [%message%] を入力すると、プレースホルダー [%message%] は、ワークフロー コンフィギュレーションのプロパティに入力したテキストに置き換えられます。
次のプレースホルダーは、電子メール テンプレートに追加できます。使用するプレースホルダーは、電子メール テンプレートの作成に HTML または XSLT の使用を選択したかによって異なります。
HTML プレースホルダー |
XSLT プレースホルダー |
電子メール メッセージに表示される情報 |
|---|---|---|
%subject% |
alert/subject |
関連機能のコンフィギュレーションのプロパティで定義された件名。 |
%message% |
alert/message |
関連機能のコンフィギュレーションのプロパティで定義されたメッセージ。 |
%event% |
alert/event |
発生したイベント。 |
%occurred% |
alert/occurred |
イベントが発生した日付。 |
%for% |
alert/for |
イベントが確認されたレコード。 |
%data% |
alert/data |
詳細情報。 |
%company% |
alert/company |
イベントが発生した法人。 |
各テンプレートをいつ使用するかを指定する
電子メール テンプレートを作成した後、各テンプレートをいつ使用するか指定する必要があります。この方法の手順については、電子メール テンプレートを作成する機能のドキュメントを参照してください。
たとえば次のようにできます。
ワークフローの電子メール テンプレートを作成する場合、ワークフロー システムがそのテンプレートを使用するようにコンフィギュレーションする方法の詳細は、ワークフロー システムの電子メールの設定を構成するを参照してください。
警告ルールの電子メール テンプレートを作成した場合、警告ルールがこれらのテンプレートを使用するよう構成する方法の詳細は、警告用の電子メール ID の定義を参照してください。
売掛金勘定モジュールで収集目的の電子メール テンプレート作成した場合、売掛金勘定がこれらのテンプレートを使用するよう構成する方法の詳細は、回収の設定を参照してください。
5.送信待機中の電子メール メッセージの監視
送信電子メール メッセージを監視するには、次の手順を使用します。
送信電子メール メッセージの状態を表示する
送信待機中の電子メール メッセージの状態を監視するには、次の手順を使用します。
システム管理 >定期処理 >電子メールの処理 >電子メール送信ステータス をクリックします。
フォームに、送信に成功したものを含むすべての電子メール メッセージを一覧表示する場合、送信済電子メールも表示 チェック ボックスをオンにします。
ステータス列の各電子メール メッセージのステータスを表示します。
メッセージの送信時、状態は送信済です。
メッセージの送信待機中、状態は待機中です。
待機中ステータスの後に括弧で囲まれた、1 などの数字 "n" が続きます。この番号は、電子メール メッセージの送信を試みる回数を示します。番号は、再試行スケジュールで指定された再試行の数以上にすることはできません。(再試行スケジュールの詳細については、次のセクションを参照してください。)
メッセージの送信が成功せず、再試行がスケジュールされていない場合、ステータスは失敗です。
このメッセージを送信するには、送信の再開をクリックします。このメッセージの送信を試みるとき、再試行スケジュールが続きます。
再試行スケジュールを定義する
正常に送信されなかったメッセージの再試行スケジュールを設定できます。再試行スケジュールは、電子メール メッセージの送信を再試行する回数、および各試行の時間周期を指定します。
再試行スケジュールは、AOS サーバーが過負荷にならないように設定する必要があります。試行の時間間隔は、徐々に長くする必要があります。たとえば、最初の再試行は 1 分後、2 番目の再試行は 1 時間後、3 番目の再試行は 1 日後に発生する、などのようにします。また、作業負荷を分散するため、複数の AOS サーバーに再試行スケジュールを設定できます。
注意
電子メール メッセージはバッチ処理で送信されることに注意してください。電子メール配布バッチ ジョブの構成は、再試行が試みられる頻度に影響します。たとえば、バッチ ジョブが時間ごとに実行されるようにコンフィギュレーションされている場合、最初の試行が失敗してから 5 分後に再試行することはできません。
再試行スケジュールを設定するには、次の手順を完了します。
システム管理 >定期処理 >電子メールの処理 >再試行スケジュール をクリックします。
Ctrl + N キーを押して、新しい再試行の試みを作成します。
再試行の試みには、自動的に番号が付けられます。(たとえば、1、2、3 などの番号が付けられます。)各試みは遅延期間列に表示されます。
再試行の遅延 フィールドに番号を入力します。
たとえば、電子メール メッセージの前回の送信試行の 5 分後に試行する場合、[5] をここに入力します。
測定フィールドで、分、時間、または日数などの時間測定単位を選択します。
たとえば、最初の再試行は 1 分後、2 番目の再試行は 1 時間後、3 番目の再試行は 1 日後に発生させたいと仮定します。このシナリオでは、再試行スケジュールフォームは次の表のようになります。
遅延期間
再試行の遅延
測定
1
1
分
2
1
時間
3
1
日数