プロセスの設計
プロセスの自動化を設計する場合、最初のステップは、いつ、何を自動化するかを決定することです。 現在所有しているビジネス プロセスを見て、最初にプロセスのどの部分を自動化するかを特定する必要があります。
自動化する領域を特定する
自動化によって得られる可能性のあるメリットの種類は、次のカテゴリに入ります。
標準化されたビジネス ルールを一貫して適用する
手動の反復プロセスの作業を減らす
人為的ミスを減らす
承認を合理化する
大量のトランザクションの効率を上げる
システム間でデータを効率的に移動する (手動のデータ入力を減らす)
使用可能なリソースを最大限に活用する
スループットを向上させる
標準化されたビジネス ルールを適用する
ビジネス ルールは、ビジネス ポリシーを適用する if/then のロジックです。 それらを自動化することにより、毎回一貫してフォローされるようになります。
経費報告のサンプル シナリオでは、経費報告書の金額が $10,000 を超える場合、CFO による承認も必要であることがビジネス ルールによって要求されています。 プロセスを自動化することにより、Abhay は高額の経費報告書が見過ごされないようにすることができます。
反復プロセスを自動化する
反復プロセスを自動化することにより、従業員が精神的および肉体的に燃え尽きてしまうのを回避できます。 毎回同じように実行されるプロセスは、自動化の検討リストの上位にある必要があります。
たとえば、会計士の Abhay は、全員から経費フォームと領収書を収集する必要があります。 領収書は、レストランからの紙の領収書、またはベンダーからの紙の請求書である可能性があります。 Abhay は、これらの書類を手動でスキャンして、PDF ファイルとして保存する必要があります。 また Abhay は、紙に書かれている事柄を入力し、提出されたすべての経費報告書について財務システムに転記する必要があります。
人為的ミスを減らす
1 つのシステムから別のシステムに値をコピーして貼り付ける、または紙のフォームからデータを入力するなどのタスクは、人為的ミスが発生する可能性があるプロセスです。
経費報告のシナリオの例の場合、Abhay が従業員の銀行の詳細情報を検索して、銀行システムにアクセスすることにより、従業員に現金を払い戻す必要がある場合があります。
会計士の Abhay のビジネス プロセス フローを示す図。 プロセスの 2 つの手順 (「従業員の銀行の詳細の検索」と「申請者への現金の払い戻し」) は赤で囲まれ、Power Automate がこれらの手順を自動化することにより、人為的ミスを減らすことができる潜在的な領域を示しています。
承認を合理化する
ユーザーがタスクを実行するのを忘れると、別の種類のエラーが発生します。 自動化を設定して、割り当てられたタスクまたはプロセスの作業をするように通知することができます。
たとえば、リーは経費報告書を提出したものの、ニックがしばらくの間承認依頼に応答しなかったとします。 ニックに決定を行うように自動化を設定することができ、アラームから直接応答するボタンを提供することもできます。
会計士の Abhay のビジネス プロセス フローを示す図。 承認プロセスが変更され、状態を確認するためのトリガーの自動化を設定することにより、承認のアラームが自動化されます。 承認が完了すると、自動化は終了します。承認が完了していない場合は、承認者にアラームが送信され、承認が完了するまで自動化されたアラームが確認のために再び実行されます。
大量のプロセスの効率を上げる
自動化できる可能性のあるもう 1 つの領域は、大量のプロセスです。 大量のプロセスとは、毎日、非常に頻繁に発生するプロセスです。 これは反復プロセスと密接に関連していますが、少しだけ異なります。 自動化できる手順が 1 つか 2 つだけのプロセスがあるかもしれません。 ただし、プロセスを何度も実行する必要がある場合、小さな改善でも大きな影響を与えることがあります。
たとえば、経費報告のシナリオが 1,000 人の営業担当者に当てはまる場合、1 分の改善は 2 営業日分の時間を節約することと同じになります。 実際の影響の分析は、分析機能 を使用して行うことができます。
データ入力を自動化する
2 つのシステムが相互に通信していないため、手動でデータを入力することがあります。 経費報告のシナリオの場合、これは、Abhay が提出された経費報告書から値を再入力して会計システムにデータを入力することです。
使用可能なリソースを最大限に活用する
加えて、ユーザーとの対話から独立して実行できるプロセスは優れた自動化の候補です。 この種類のプロセスは特定するのが簡単ではないため、最も良い方法は、通常の営業時間外に完了できるプロセスがあるかどうかを想像することです。 このような自動化はユーザーの「乗数」として働き、他のリソース (PC など) を完全に使用してしまいます。
また、ユーザーとの対話と比較して時間がかかりすぎるプロセスにも自動化を使用することもできますが、自動化を急いで完了する必要がない夜間に実行するなら許容できます。 たとえば、1 人のユーザーが、夜間に受け取った注文を処理することから 1 日を開始する場合、注文受け取ったらすぐに処理する自動化を作成して、チームが朝一番に注文の実行を開始できるようにすることができます。
スループットを向上させる
利用可能なリソースを最大限に活用するのと似ていますが、自動化は特定のプロセスのスループットを向上させることにも役立ちます。 この種類の自動化によって、現在のプロセスを人間と自動化が並行して実行することができます。
たとえば、会計士の Abhay が経費報告書を処理する唯一の担当者で、標準的な作業時間が 9 AM から 6 PM までとします。 自動化を設定することにより、Power Automate にも経費報告書を処理させ、Abhay と自動化の両方が処理することによりスループットを向上させることができます。
シナリオの例
自動化領域のすべてが適用される場合、以下の例は、Power Automate がスループットの向上、利用可能なリソースの最大限の活用、データ入力の自動化、および承認の効率化によって経費報告ビジネス プロセスをどのようにカバーするかを示しています。
