Teams でのライフサイクル管理の計画
Teams には、自分の組織でコラボレーション ライフサイクル管理プロセスを実施するための、豊富なツールのセットが用意されています。 この記事では、正しい質問を通して、IT 専門家が自分たちのライフサイクル管理の要件を判断したり、それらを満たすために使用するツールを決めたりすることができるようになるガイドを提供します。
ライフサイクル管理の計画は重要です。これは、作業を効果的に完了するための計画を構築していることを意味するためです。 ほとんどのプロジェクトは、開始、中間、終了で構成されます。 チームもそうしますが、さまざまな方法で構築して使用できるため、ライフサイクルのどの段階にいるかは必ずしも明らかではありません。 ライフサイクル管理の計画を立てると、組織のプロジェクトがこれらのステージを進むにつれて追跡しやすくなります。
ヒント
Microsoft Teams でのライフサイクルの詳細については、次のセッションをご覧ください。Microsoft Teams でのガバナンス、管理、およびライフサイクル
ライフサイクルの概念
以下の概念と定義はすべて、ライフサイクル管理についての決定事項に影響します。
Teams
チームとは、人、コンテンツ、ツールを 1 つにまとめてコラボレーションを促進する集合体です。 チームによって、メンバーが誰であるか、およびそれらのメンバーに適用されるアクセス許可およびポリシーが定義されます。 Teams は、Microsoft 365 グループを基にして構築されていて、Microsoft 365 グループ メンバーシップに対する変更はチームに同期されます。 他の Microsoft 365 グループと同様に、Teams にも Exchange メールボックス、SharePoint サイト、OneNote ノートブック、そしてその他の Microsoft 365 または Office 365 内の資産が自動的に用意されています。 Microsoft 365 グループについて。
チャネル
チャネルは、チーム内のコラボレーションの空間として、実際の作業が行われる場所になります。 チャネルごとに、チーム全体の中にある異なるトピックやワークストリームを取り扱うことになります。 各チャネルに対して、そのチャネルで共有されるすべてのファイルを保存するためのフォルダーが SharePoint サイト上に自動的に作成され、ユーザーの関心が強いドキュメントの検索や作業を簡単に行うことができるようになります。 チャネルも、特定のワークストリームに関係するアプリによって機能を拡張することができます。たとえば、プロジェクトの 1 つの側面の成功を追跡するために、Power BI ダッシュボードをチャネルに追加することができます。
チームのアクセス タイプ
アクセス タイプによって、チームに参加できるユーザーが決まります。
- プライベート チームは、チーム所有者によって承認されたチーム メンバーに制限されます。 これは大規模な組織内のプロジェクト チームおよび仮想チームでの標準的な設定です。
- パブリック チームは、組織内のあらゆるユーザーが直接参加することができる、オープンなチームです。 これは、異なる部署に所属し、別々のプロジェクトで働いているユーザーの一般的な関心があるトピックに対するコラボレーションに役立ちます。 これは、より小規模な組織向けの既定の設定です。
チームのユーザー タイプと管理者ロール
チームのユーザー タイプによって、チームのメンバーが制御することができる範囲が決まります。
- チーム作成者は、ディレクトリ内にグループまたはチームを作成するためのアクセス権を持っています。 管理者はこのユーザー タイプを管理者またはユーザーのサブセットに制限することができます。 詳細については、「グループを作成できるユーザーを管理する」をご覧ください。 チーム作成者は自動的にチームの所有者になります。
- チーム所有者は、チームのメンバーシップと設定を管理します。 1 つのチームあたり所有者は 100 人まで設定できます。
- チーム メンバーは、自分の組織内のメンバーで、チームに参加するユーザーです。
- ゲストは、組織外のユーザーです。 自分の組織でゲスト アクセスが有効になっている場合に、メール アドレスがあるユーザーを誰でも招待することができます。
注意
チーム所有者およびチーム メンバーが実行できる機能の詳細については、「Microsoft Teams で役割と権限を割り当てる」の記事をご覧ください。
Teams の管理者ロールにより、各管理者ロールを持っているユーザーの機能が決まります。 これらについては、次の記事で説明しています: Microsoft Teams の管理者ロールを使用して Teams を管理する。
使用開始する前に IT で実施する決定事項
Teams を自分の組織にロール アウトするまえに、組織で必要であると判断したあらゆるガバナンス ポリシーを実施します。 これらのポリシーには、命名規則、有効期限ポリシー、保持ポリシーなどの項目が含まれる可能性があります。 一般的に、組織全体にわたる展開の規模を決める前にこれらの要件を実施することはより簡単です。
詳細については、「Teams でのガバナンスの管理」をご覧ください。
Teams のライフサイクルの段階
一般的に、チームにはプロジェクトに沿った目的、または目標を成し遂げるという目的があります。 チームが共通の関心事項に基づいて形成された場合でも、時間の経過とともにチームのメンバーシップが変容する可能性が高く、そこでの議論も、別のチームでもほとんど変わらない方法で形式的に行われるような、陳腐な内容になることが考えられます。
それぞれのチームには、チームが作成され、チャネルがセットアップされたという開始の段階と、チームが活用されてワークフローのリズムに合致するコラボレーションが発生するという中間の段階と、場合によっては、チームがその目的を達成して、その有用な寿命に到達した終了の段階があります。
詳細については、「Microsoft Teams 管理センターでチームを管理する」を参照してください。
段階 1: 開始
チームを作成する
最初のステップは、チームの目標を定義することです。その目標の定義として考えられるのは、プロジェクトに対するビジネス プロセスから組織の構造にいたるまでのことや、オープンで構造化されていないコラボレーション ハブを作成することなどです。 チームの目標を定義することによって、同時に適正な人を識別することにもつながります。 実行可能である限り、広いメンバーシップを目指してオープンなコラボレーションを推進することをお勧めします。
チーム所有者は、チームメンバーを招待し、チームの写真と説明を設定し、各メンバーに対してアクセス許可を設定することができます。
ヒント
不在時や再割り当てに対応できるよう、チーム所有者を少なくとも 2 人以上特定することが最適です。
チームの誕生
チームは次のさまざまな方法で生成することができます。
- チームを最初から作成します。 個別のメール エイリアスまたはユーザー名を使用してメンバーを追加するか、配布リストを展開します。
- 既存のチームからチームを作成し、そのチャネルの構成およびアプリの構成をテンプレートとして使用します。 オプションとして、メンバーシップ リストを使用することもできます。
- 既存の Microsoft 365 グループに、チームを追加します。これにより、チームには Microsoft 365 グループのメールボックスと SharePoint サイトへのアクセスも付与されます。
- Microsoft Graph Teams API または PowerShell コマンドレットを使用してチームを作成します。 API は、グローバル アドレス帳の属性 (地域や部署など) やビジネス プロセス (クライアントのエンゲージメントや学級名簿など) に基づき、プログラムでチームを作成することができます。
次のリンクを使用して、チームの編成に関する詳細情報をご覧ください。
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チャネルをセットアップする。
適切なアクセス許可を持つチーム所有者またはメンバーが、チーム内にチャネルを作成することができます。 プロジェクト関連のコラボレーション、トピックについての議論、共通の関心領域などを含む、各チャネルの目標を考慮することが重要です。 既定では、各チームには一般チャネルがありますが、ほとんどのチームでそれ以上のチャネルが必要になり、メンバーが追加のチャネルを作成することになります。 チャネルのセットが組織的に新しいトピックやプロジェクトとして発展することや、議論が開始時のチャネルに収まりきれない大きなものになってしまう可能性は十分に考えられます。
興味をかき立てるために、チャネル所有者はようこそメッセージを投稿したり、関連するドキュメントを [ファイル] タブにアップロードしたり、チャネルにタブまたはコネクタを追加したりすることができます。 所有者は、チャネルの説明を設定したり、重要なチャネルを［自動的にお気に入り］に追加したりして、すべてのチーム メンバーに既定でリスト表示させることができます。
チーム内のチャネルの名前を変更しても、SharePoint ドキュメント ライブラリ内の対応するフォルダーの名前が変更されないため、作成する前にチャネル名を考慮してください。エンドユーザーが混乱する可能性があります。
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段階 2: 中間
チームワークが始まると、多くの場合、チャネルの階層とともに、チームのメンバーシップも進展し始めることになります。 チームが厳密に制御されたりロックダウンされたりする必要がない限り、たとえ行き詰まる状態になっても、探索を推進することをお勧めします。 ユーザーが快適になるにつれて、@teamメンションを試したり、チャネルをお気に入りとしてマークしたり、一般的なチャネルを使用して投稿に慣れることもできます。 チームはそれぞれ異なりますので、使用状況によって、チーム設計の展開の進み方が変わります。 Teams のレポート機能を通して、チームの使用状況と正常性を監視します。
Teams において、主要なグループの通信が始まり維持されるにつれて、コラボレーションの信頼性、寛容性、および熱意が組織的に進化します。 Team のメンバーは 1 対 1 のチャットと比較して、グループ会話の利便性を実感することになります。 個別のチームは、Giphy やステッカーなどの楽しい機能に支えられながら、独特の個性を進化させる傾向にあります。 同時に、いかなるときも乱雑な行為や粗野な振る舞いを抑制するように制御することも重要になります。
チームは有機的に生きているものであるため、ときどき確認して大事に取り扱う必要があります。 いくつかのベスト プラクティスを以下に示します。
- チームの活動が不活発になり始めた場合に、チャンピオンを使用して、チームの使用状況を維持するようにします。また、創造的な新しい動作を検出して広めるためにもチャンピオンを活用します。
- ゲストを慎重に管理し、ビジネス ニーズが終了したとき、それらのゲストのアクセスが終了するようにします。
- チャネルをスクロールすることで可視性と注意力を向上させるために、[件名] 付きのスレッド形式の会話を使用するようにメンバーに勧めます。
- チャネルがビジネス ニーズとともに進化し、必要に応じて新しいチャネルを追加したり、古いチャネルを一線から退くことができるようにしたり (または、機密データや一時的なデータを含んでいるチャネルについては、保持要件に基づいてアーカイブ化したり削除したりすることを検討) できるようにします。
- 新しいチームは、より大規模なグループとして作り出されたり、または関心事項に基づいた領域として出現します
- チャネル会議やドキュメントに関連するタブの会話などの、さまざまなチャネルのコラボレーションを試してみます。
- Microsoft Teams モバイルアプリを使用して、契約を増やします。
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段階 3: 終了
チームの作業が順調に進んだら、正式にそれが終了したことを確認することが重要です。 これにより、チーム メンバーがその終了を認識するようになり、過去の古い情報にアクセスすることを回避することができます。 チーム自体を使用して、事後分析やエグゼクティブ サマリーなどの形式的な手順を実施することができます。
不要であることが判明しているチーム (単にテスト用に作成されたチームや、機密データを含んでいるチームなど) を削除することができます。 チームは実際には「論理的な削除」で削除され、この削除は、IT 担当者によって 30 日間までは元に戻すことができます。 チームを削除しても、コンプライアンス ポリシーに従って保持されていたチャットやコンテンツには影響しません。 チャネルには 「論理的な削除」 もあり、削除後、最大で 30 日間は取り消しが可能です。 チャンネルを削除しても、フォルダーまたはその内容は SharePoint ドキュメント ライブラリから削除されません。
アーカイブ機能に加えて、有効期限ポリシーおよび保持ポリシーも使用することで、今後アクティブではなくなるチームや、組織を去ってしまった人が所有者となっていたチームから開示されることを防ぎます。
チームまたはSharePoint などの関連サービスに適用される保持ポリシーでは、チームの削除が禁止される場合があります。 さらに、チーム内のコンテンツは、SharePoint ドキュメント ライブラリ内のファイルだけではないことが多いことを考慮してください。これは、会話、Planner ボード、Wiki、フォームの結果、記録された会議、OneNote ノートブック、その他さまざまなものです。
有効期限ポリシーおよび保持ポリシーの設定方法の詳細については、「Microsoft Teams のセキュリティとコンプライアンスの概要」をご覧ください。
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