自動応答と通話キューの共有ボイスメールを管理する
この記事では、自動応答と通話キューの共有ボイスメールを構成および管理する方法について説明します。 共有ボイスメールを使用すると、複数のユーザーが 1 つのボイスメール受信トレイにアクセスできます。
個人用ボイスメールの詳細については、「クラウド ボイスメールの設定」を参照してください。
概要
共有ボイスメールは、個人用ボイスメールを補完する追加の種類のボイスメールです。 共有ボイスメールはユーザーのグループに送信され、このグループのメンバーはメッセージにアクセスできます。
共有ボイスメールはMicrosoft 365 グループに接続し、Outlook のグループに関連付けられているグループ フォルダーから、または [通話] セクションの下にあるMicrosoft Teams Microsoft 365 グループ関連の Teams チャネルを介してアクセスできます。 共有ボイスメールでは、配布リストとメールが有効なセキュリティ グループもサポートされていますが、Microsoft 365 グループを使用することをお勧めします。
ユーザーは、自動応答または通話キューからのリダイレクト ロジックを介して共有ボイスメールを受信できます。 自動応答と通話キューの詳細については、「Teams 自動応答と通話キューの計画」を参照してください。
前提条件
共有ボイスメールを管理するには、メールボックスをサポートする Microsoft 365 グループを構成する必要があります。 共有ボイスメールの場合は、Teams または Outlook の種類のセキュリティ グループを使用する必要があります。
プライベート グループとパブリック グループの種類は、共有ボイスメールで機能します。 ただし、グループがパブリックの場合は、organizationの誰でもグループ関連情報を表示できます。 パブリック グループとプライベート グループの詳細については、「パブリックグループまたはプライベート グループMicrosoft 365 グループ作成する」を参照してください。 グループの詳細については、「管理者向けのMicrosoft 365 グループの概要」を参照してください。
Outlook の種類の Microsoft 365 グループでは、メールボックスが既定で有効になっていますが、このグループには Teams のサポートが不足している可能性があります。 詳細については、「 Outlook でグループを作成する」を参照してください。
organizationがチャットやその他のアプリケーション内で共有ボイスメールを表示および管理Microsoft Teams計画している場合は、関連する Microsoft 365 グループがMicrosoft Teamsサポートされていることを確認する必要があります。 設計上、Teams でサポートされるグループに格納されているボイスメールには、Microsoft Teams経由でアクセスできます。
Microsoft Teamsの種類の Microsoft 365 グループでは、既定でメールボックスが非表示になっています。 メールボックスを表示するには、-HiddenFromExchangeClientsEnabled パラメーターを使用して Set-UnifiedGroup コマンドレットを使用してメールボックスを表示します。
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
Teams でサポートされていない Microsoft 365 グループを選択した場合、organizationは Outlook でのみこのグループに宛てられたボイスメールのみを管理できます。
Teams でのグループの作成の詳細については、「Microsoft 365 グループとMicrosoft Teams」を参照してください。 Outlook でグループを作成する方法については、「Outlook で グループを作成する」を参照してください。
共有ボイスメールを構成する
管理者は、自動応答と通話キューの共有ボイスメールを構成できます。 通話キューと自動応答のセットアップに Microsoft 365 グループを使用して、共有ボイスメールとシームレスに統合することをお勧めします。
共有ボイスメールにアクセスできるのは、Microsoft 365 グループのメンバーのみです。 各共有ボイスメールは、1 つの Microsoft 365 グループに関連付けられています。
過共有情報を減らすには、特定の通話キューまたは自動応答ごとに、共有ボイスメール用の独自の Microsoft 365 グループが必要です。 それ以外の場合、異なるエージェントを持つ複数の通話キューが共通の共有ボイスメール グループに通話をリダイレクトするように通話リダイレクト ロジックを構成する場合、ボイスメールを管理するには、これらすべてのユーザーがボイスメールに関連付けられた Microsoft 365 グループのメンバーである必要があります。 このアクセス許可モデルにより、情報の共有が過剰になる可能性があります。 そのため、特定の通話キューまたは通話キュー関連のセキュリティ グループごとに個別の共有ボイスメール グループを作成することをお勧めします。
詳細については、「 manage-your-call-queue-and-auto-attendant-settings-in-microsoft-teams」を参照してください。
自動応答
自動応答の場合は、共有ボイスメールに通話を転送するリダイレクト ルールを設定できます。 たとえば、不在時通話を共有ボイスメールに転送したり、特定のカテゴリ内の通話を直接共有ボイスメールに転送したりするルールを構成できます。
共有ボイスメールに送信される自動応答呼び出しの場合は、システム 案内応答を有効または抑制できます。 自動応答では、カスタム あいさつ文はまだ使用できません。
自動応答の詳細については、「 Microsoft Teams自動応答を設定する」を参照してください。
通話キュー
通話キューの承認されたユーザーは、次の機能に対してカスタムの共有ボイスメール 案内応答を設定できます。
- 呼び出しのオーバーフロー
- 通話タイムアウト
- エージェントなし
通話キューのカスタム 案内応答をオフにすることもできます。 共有ボイスメールのあいさつメッセージに特殊文字を含めないでください。
通話キューのグリーティングの作成の詳細については、「 manage-voice-applications-policies」を参照してください。
通話キューを共有ボイスメールにリダイレクトする方法の詳細については、「通話キュー呼び出し例外処理」および「通話キュー呼び出し例外処理に関する追加メッセージング」を参照してください。
共有ボイスメールの場所
共有ボイスメールの場所は、Microsoft 365 グループの種類が Outlook または Teams の場合によって異なります。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsでは、共有ボイスメールは Microsoft 365 グループの関連する Teams チャネルの [通話 ] セクションにありますが、個人用ボイスメールは通常、[個人用 通話 ] タブにあります。
Microsoft Outlook
Outlook では、共有ボイスメールは、関連付けられている Microsoft 365 グループの 受信トレイ フォルダーにあります。 個人用ボイスメールは、通常、個人用 受信トレイ または以前のバージョンの Outlook の ボイス メール 検索フォルダーにあります。
Outlook のボイスメールは、基本的には、特定のボイスメール データとオーディオ ファイルの添付ファイルを含む通常のメールです。 すべてのボイスメールはタイプ ボイスメールで分類され、これらのメッセージにルールを適用できます。 たとえば、"ボイスメール" として分類されたすべてのメッセージを別の Outlook フォルダーに移動するルールを作成できます。 Outlook の通常のメール機能は、ボイスメールにも適用されます。たとえば、削除、読み取り/未読としてマーク、カテゴリの設定、フラグの適用などです。
Outlook Copilot を使用してボイスメールの自動概要をより正確に取得するには、ボイスメールを別のフォルダーに整理します。 これにより、Copilot に、このフォルダー内の新しいメッセージを具体的に要約するように依頼できます。
Outlook でのメールの整理、ルール、カテゴリ、フラグ、またはアラームの設定の詳細については、次の記事を参照してください。