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電子情報開示 (Premium) でレビュー セットからドキュメントをエクスポートする

  • [アーティクル]

ヒント

新しい Microsoft Purview ポータルで電子情報開示 (プレビュー) を使用できるようになりました。 新しい電子情報開示エクスペリエンスの使用の詳細については、「電子 情報開示 (プレビュー)」を参照してください。

[エクスポート] を使用すると、電子情報開示 (Premium) のレビュー セットからドキュメントをエクスポートするときに、ダウンロード パッケージに含まれるコンテンツをカスタマイズできます。

レビュー セットからドキュメントをエクスポートするには:

注:

期間限定で、この従来の電子情報開示エクスペリエンスは、新しい Microsoft Purview ポータルでも利用できます。 電子情報開示 (プレビュー) エクスペリエンス設定でコンプライアンス ポータルのクラシック電子情報開示エクスペリエンスを有効にして、新しい Microsoft Purview ポータルにクラシック エクスペリエンスを表示します。

  1. Microsoft Purview コンプライアンス ポータルで電子情報開示 (Premium) ケースを開き、[レビュー セット] タブを選択し、エクスポートするレビュー セットを選択します。

  2. レビュー セットで、エクスポートするアイテムを選択します。

  3. [ アクション>Export] を選択します。

    エクスポート ツールは、エクスポートを構成するための設定を含むフライアウト ページを表示します。 一部のオプションは既定で選択されていますが、変更することはできます。 構成できるエクスポート オプションの説明については、次のセクションを参照してください。

    レビュー セットからアイテムをエクスポートするための構成オプション。

  4. エクスポート オプションを構成したら、[ エクスポート ] を選択してエクスポート プロセスを開始します。 [出力オプション] セクションで選択したオプションに応じて、直接ダウンロードするか、organizationの Azure Storage アカウントでエクスポート ファイルにアクセスできます。

注:

エクスポート ジョブは、ケースの存続期間中保持されます。 ただし、エクスポート ジョブが完了してから 30 日以内に、エクスポート ジョブからコンテンツをダウンロードする必要があります。

ヒント

E5 のお客様でない場合は、90 日間の Microsoft Purview ソリューション試用版を使用して、Purview の追加機能が組織のデータ セキュリティとコンプライアンスのニーズの管理にどのように役立つかを確認してください。 Microsoft Purview 試用版ハブから開始します。 サインアップと試用期間の詳細については、こちらをご覧ください。

エクスポート オプション

エクスポートを構成するには、次のオプションを使用します。 一部の出力オプションに対してすべてのオプションが許可されているわけではありません。特に、PST 形式にエクスポートする場合、テキスト ファイルと編集された PDF のエクスポートは許可されません。

  • エクスポート名: エクスポート ジョブの名前。 これは、ダウンロードされる ZIP ファイルに名前を付けるために使用されます。

  • 説明: 説明を追加するためのフリー テキスト フィールド。

  • これらのドキュメントをエクスポートする

    • 選択されているドキュメントのみ: このオプションは、現在選択されているドキュメントのみをエクスポートします。 このオプションは、レビュー セットでアイテムが選択されている場合にのみ使用できます。
    • フィルター処理されたすべてのドキュメント: このオプションは、アクティブなフィルター内のドキュメントをエクスポートします。 このオプションは、レビュー セットにフィルターが適用されている場合にのみ使用できます。
    • レビュー セット内のすべてのドキュメント: このオプションは、レビュー セット内のすべてのドキュメントをエクスポートします。

  • 選択範囲を展開する: 次のオプションを使用して、レビュー セット内のフィルター選択されたアイテムに関連する追加のアイテムをエクスポートします。

    • なし: このオプションでは、ファミリ アイテムや会話アイテムはエクスポートされません。 選択されている項目、またはレビュー セットリスト内のすべての項目にのみエクスポートされます。
    • [関連するファミリ アイテムを含める]: このオプションには、関連するファミリ アイテムが含まれます。 ファミリ 項目は、同じ FamilyId メタデータ プロパティ値を 共有するアイテムです。 たとえば、メール メッセージに添付されているドキュメントは、メール メッセージと同じ FamilyId を 共有します。 このオプションを選択すると、レビュー セット項目の一覧にドキュメントが含まれていない場合でも、この例では電子メール メッセージとドキュメントがエクスポートされます。
    • [関連する会話アイテムを含める]: このオプションには、同じ Teams またはViva Engage会話内の関連アイテムが含まれます。 会話アイテムは、同じ ConversationId メタデータ プロパティ 値を共有するアイテムです。 会話のすべてのメッセージ、投稿、および対応するトランスクリプト ファイルは、同じ ConversationId を共有します。

    [なし] 以外のオプションが選択されている場合、同じ関連付け ID を共有するすべてのアイテムがエクスポートされます。ただし、それらの項目の一部が現在のレビュー セット クエリの結果に含まれていない可能性があります。 会話アイテムの詳細については、「 Microsoft Teamsのコンテンツの電子情報開示 (Premium) ワークフロー」を参照してください。

  • 出力オプション: エクスポートされたコンテンツは、Web ブラウザーを介して直接ダウンロードすることも、Azure Storage アカウントに送信することもできます。 最初の 2 つのオプションでは、直接ダウンロードを有効にします。

    • レポートのみ: 概要ファイルと読み込みファイルのみが作成されます。

    • Loose ファイルと PST (可能な場合は電子メールが PST に追加されます):ファイルは、ネイティブ アプリケーションのユーザーが見た元のディレクトリ構造に似た形式でエクスポートされます。 詳細については、「 Loose Files and PST export structure 」セクションを参照してください。

    • 圧縮されたディレクトリ構造: ファイルがエクスポートされ、ダウンロードに含まれます。

    • Azure Storage アカウントにエクスポートされた圧縮されたディレクトリ構造: ファイルは、organizationの Azure Storage アカウントにエクスポートされます。 このオプションでは、ファイルをエクスポートする Azure Storage アカウントのコンテナーの URL を指定する必要があります。 また、Azure Storage アカウントの共有アクセス署名 (SAS) トークンも指定する必要があります。 詳細については、「 レビュー セットのドキュメントを Azure Storage アカウントにエクスポートする」を参照してください。

      注:

      圧縮された出力オプションには、抽出されたすべての項目が含まれます。 電子メールと添付ファイルは異なる方法でカウントされるため、圧縮された出力の項目数は、常に Loose ファイルと PST オプションよりも多くなります。 たとえば、2 つの添付ファイルを含むメールの場合、圧縮された出力の結果は 3 つのアイテム (メールの場合は 1 つの項目、添付ファイルごとに 1 つの項目) になり 、[Loose files and PST]\(緩いファイルと PST\ ) オプションはメールとすべての添付ファイルに 1 つの項目になります。

  • Include

    • タグ: 選択すると、タグ付け情報が読み込みファイルに含まれます。
    • テキスト ファイル: このオプションには、エクスポート内のネイティブ ファイルの抽出されたテキスト バージョンが含まれます。
    • 編集されていないネイティブを変換された PDF に置き換える: 校繂中に編集された PDF ファイルが生成された場合は、これらのファイルをエクスポートできます。 (このオプションを選択しないことによって) 編集されたネイティブ ファイルのみをエクスポートすることも、このオプションを選択して、実際の編集を含む PDF ファイルをエクスポートすることもできます。

以降のセクションでは、緩やかなファイルと圧縮されたディレクトリ構造オプションのフォルダー構造について説明します。 エクスポートは、圧縮されていないコンテンツの最大サイズが 75 GB の ZIP ファイルに分割されます。 エクスポート サイズが 75 GB 未満の場合、エクスポートはサマリー ファイルと 1 つの ZIP ファイルで構成されます。 75 GB を超える非圧縮データのエクスポートでは、複数の ZIP ファイルが作成されます。 ダウンロードしたら、ZIP ファイルを 1 つの場所に圧縮解除して、完全なエクスポートを再作成できます。

緩いファイルと PST エクスポート構造

このエクスポート オプションを選択すると、エクスポートされたコンテンツは次の構造で編成されます。

  • Summary.csv: レビュー セットからエクスポートされたコンテンツの概要が含まれます。 このファイルは、次の列で構成されています。

    • 合計: レビュー セットで見つかった項目の数。
    • 実際: エクスポートのパッケージでフェッチされた項目の数。
    • エラー: エラーと警告の数。 詳細については、エラーと警告ファイルを参照してください。 警告ファイルとエラー ファイルには、エクスポートされなかった項目に関する重要な情報が含まれています。 このファイルを確認して、問題が発生しているファイルを確認します。
    • スキップされた処理: 処理のためにスキップされた項目の数。

    注:

    スキップされた処理には、PST 形式の抽出された子項目の数も含まれます。 たとえば、レビュー セットには 2 つの項目があり、1 つはメールに対応し、もう 1 つは添付ファイルに対応します。 ファイルが PST に変換されると、1 つのアイテム (メール アイテム) にのみマップされます。 これにより、子添付ファイルがスキップされます。

    • コンテナーのエクスポート: エクスポート用に作成された .zip ファイルと .pst ファイルの一覧が含まれます。

  • ルート フォルダー: このフォルダーは、z.zip の [エクスポート名] x という名前で、.zip ファイル パーティションごとに繰り返されます。 ルート フォルダーには、次のものが含まれます。

    • z.csvのExport_load_file_x : メタデータ ファイル。
    • z.csvの警告とエラー x : このファイルには、レビュー セットからエクスポートしようとしたときに発生したエラーに関する情報が含まれています。

  • Exchange: このフォルダーには、PST ファイルに格納されている Exchange のすべてのコンテンツが含まれています。 編集された PDF ファイルをこのオプションに含めることはできません。 レビュー セットで添付ファイルが選択されている場合は、添付ファイルが添付された親電子メール メッセージがエクスポートされます。

    Exchange フォルダーには、mailboxname_loosefiles.zip という名前のサブフォルダーが含まれている場合もあります。このサブフォルダーには、次の項目が含まれています。

    • デコードされた Information Rights Management (IRM) で保護されたメッセージ。
    • エラーが修復されたメッセージ。
    • メッセージで参照される最新の添付ファイルまたはリンク。
    • 暗号化されたアイテム (Exchange フォルダーの PST ファイルには含まれません)。

  • SharePoint: このフォルダーには、SharePoint のすべてのネイティブ コンテンツがネイティブ ファイル形式で含まれています。 編集された PDF ファイルをこのオプションに含めることはできません。

注:

レビュー セットで選択した [グループ ] オプションによって、レビュー セットからエクスポートされたコンテンツに含まれる項目が決まります。 [なし] が選択されている場合、エクスポートされたコンテンツには、選択した項目またはフィルター処理された項目のみが含まれます。 [ ファミリ別にグループ化 ] が選択されている場合、エクスポートされたコンテンツにはファミリ内のすべての項目が含まれます。

圧縮されたディレクトリ構造

  • Summary.csv: レビュー セットからエクスポートされたコンテンツの概要が含まれます。 このファイルは、次の列で構成されています。

    • 合計: レビュー セットで見つかった項目の数。
    • 実際: エクスポートのパッケージでフェッチされた項目の数。
    • エラー: エラーと警告の数。 詳細については、エラーと警告ファイルを参照してください。
    • スキップされた処理: 処理のためにスキップされた項目の数。

    注:

    スキップされた処理には、PST 形式の抽出された子項目の数も含まれます。 たとえば、レビュー セットには 2 つの項目があり、1 つはメールに対応し、もう 1 つは添付ファイルに対応します。 ファイルが PST に変換されると、1 つのアイテム (メール アイテム) にのみマップされます。 これにより、子添付ファイルがスキップされます。

    • コンテナーのエクスポート: エクスポート用に作成された .zip ファイルと .pst ファイルの一覧が含まれます。

  • ルート フォルダー: z.zip の [エクスポート名] x という名前のこのフォルダーは、ZIP ファイル パーティションごとに繰り返されます。

    • z.csvのExport_load_file_x : メタデータ ファイルと、ZIP ファイルに格納されている各ファイルの場所も含まれます
    • z.csvの警告とエラー x : このファイルには、レビュー セットからエクスポートしようとしたときに発生したエラーに関する情報が含まれています。
    • NativeFiles: このフォルダーには、エクスポートされたすべてのネイティブ ファイルが含まれています。 [変換されたネイティブを変換された PDF に置き換える] オプションを選択した場合、ネイティブ ファイル は編集された PDF に置き換 えられます。
    • Error_files: このフォルダーには、抽出またはその他の処理エラーが発生したファイルが含まれています。 ファイルは、ExtractionError または ProcessingError のいずれかの個別のフォルダーに配置されます。 これらのファイルは、読み込みファイルに一覧表示されます。
    • Extracted_text_files: このフォルダーには、処理中に生成されたすべての抽出されたテキスト ファイルが含まれています。

Azure Storage アカウントにエクスポートされた圧縮されたディレクトリ構造

このオプションでは、 圧縮されたディレクトリ構造と同じ一般的な構造が使用され、コンテンツは圧縮され、データは Azure Storage アカウントに保存されます。 このオプションは、サード パーティの電子情報開示プロバイダーを使用する場合に使用されます。 このオプションの使用方法の詳細については、「 レビュー セット内のドキュメントを Azure Storage アカウントにエクスポートする」を参照してください。