仕入先コラボレーションの構成
Supply Chain Management の仕入先コラボレーション インターフェイスは、外部仕入先ユーザーに対して、発注書、請求書、および委託販売在庫に関する情報を限定して公開します。 このインターフェイスから、仕入先は見積依頼 (RFQ) に返信したり、会社の基本情報を表示および編集したりすることもできます。 仕入先は自社の銀行情報を設定することで、支払プロセスを効率化することができます。
仕入先の応答
次に示すのは、確認のために発注書を送信するときに、仕入先によって提供される可能性がある 4 つのタイプの応答です。
- 仕入先が注文を承認し、プロファイルが承認時に発注書を自動的に確認するように構成されます - 注文の状態が確認済に更新されます。 何かによって注文を更新できなくなった場合、仕入先の応答は承認済として記録されますが、発注書のステータスは外部で確認中のままになります。
- 仕入先が注文を受け入れましたが、そのプロファイルが承認時に自動的に確認されるように構成されていません - 仕入先の応答は承認済として記録されますが、発注書のステータスは外部で確認中のままになります。
- 仕入先は注文を否認 - 仕入先の反応は否認済として記録され、発注書のステータスは外部で確認中のままになります。 仕入先のメモと共に否認が受け入れられます。
- 仕入先は変更内容で注文を承認する - 明細行レベルで変更を提案します。 個々の明細行を承認または否認することができます。 その他の変更としては、日付または数量の変更、さまざまな出荷日または数量の明細行の分割、品目の置き換えなどがあります。 仕入先は価格情報および雑費を変更できません。 これらの変更に関する提案は、メモを使用して行うことができます。 仕入先の応答は、変更を受理して承認済として記録され、発注書のステータスは外部で確認中のままになります。
発注書準備ワークスペースを使用すると、仕入先がどの発注書に返答したかをモニターできます。
発注書準備ワークスペースには、外部で確認中のステータスである発注書を含む 2 つのリストが含まれています。外部で確認中の注文でアクションが必要ですと外部で確認中、仕入先からの応答待ちです。
仕入先が発注書に応答すると、その応答についてのメモを入力するための画面が表示されます。 メモフィールドに加えて、応答タイプに固有の情報メッセージを仕入先に提供するオプションがあります。
この情報メッセージは、承認、変更内容承認済、および否認という 3 種類の応答に基づいた自由書式のテキストです。 各種の応答や特定の言語に対して、特定のテキストを設定できます。 対象となる一般的な情報には、使用条件、仕入先への指示、免責事項、連絡先情報、および URL があります。
たとえば、フランス語またはスペイン語で情報を必要とする仕入先がある場合は、そのニーズに対応するためにそのテキストのバージョンを追加できます。 仕入先のページに一覧表示される言語によって、発注書の応答フォームに表示される言語オプションが決まります。
仕入先の設定オプション
仕入先コラボレーションを使用するユーザーのユーザー アカウントを作成する前に、仕入先のプロファイル ページで仕入先コラボレーションを使用できるように設定する必要があります。 これは、買掛金勘定 > 仕入先 > すべての仕入先を開き、リストから仕入先を選択してアクセスできます。
一般クイック タブで、コラボレーションの有効化フィールドを有効に設定できます。
選択できるオプションは 2 つあります。
- 有効 (発注書は自動確認されます) - 仕入先が変更なしで承認した場合、発注書が自動的に確認されます。
- 有効 (発注書は自動確認されません) - 仕入先が承認した後に、発注書を組織で手動で確認する必要があります。
また、仕入先ページでは、仕入先コラボレーション インターフェイスを通じて、単価、割引、請求金額などの価格情報を仕入先と共有する場合に、発注書の価格/金額オプションを発注書の既定値クイック タブではいに設定できます。
仕入先コラボレーションが有効になっている場合は、仕入先コラボレーションへのアクセスのためにユーザーを追加し、承認することができます。
仕入先コラボレーションの銀行情報
仕入先コラボレーションが仕入先に対して設定された後、仕入先は銀行情報にアクセスできます。 仕入先は、インターフェイス内で銀行情報を編集、追加、または削除して、支払プロセスを合理化できます。 仕入先情報が追加されると、買掛金勘定のユーザーは、提案された変更を確認して承認できます。
Dynamics 365 Supply Chain Management での仕入先銀行口座の承認ワークフローは、仕入先銀行口座情報のセキュリティを強化するツールです。 これは、支払プロセスの改善や詐欺から守る金融規制の遵守を目指す企業にとって貴重な情報源となります。
承認が必要なフィールドおよびワークフローを開始するアクションを指定するとき、仕入先銀行口座ワークフローの承認プロセスをカスタマイズし、特定のニーズに合わせワークフローを調整することができます。これにより、支払が処理される前に必要なすべての承認を得ることができます。
仕入先銀行口座を承認するワークフローは、企業が金融法とのコンプライアンスを維持する際にも役立ちます。 企業は、銀行口座情報の承認を要求することで、承認された納入業者のにのみ支払いを行っていること、および支払手順が業界基準に準拠していることを確認できます。 このワークフローは、財務業務を最大限に活用しようとしているすべての企業にとって不可欠です。それは、このワークフローによって、エラーの削減、支払手順のより詳細な制御、仕入先銀行口座情報のセキュリティの強化、およびコンプライアンス違反に起因する問題への対応にかかるの時間の節約を実現できるためです。
仕入先銀行口座ワークフローを設定する
仕入先銀行口座の承認ワークフローを設定するには、次の手順に従います。
買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定パラメーターに移動します。
全般タブの仕入先銀行口座の承認クイック タブで、次のフィールドを設定します。
銀行口座の承認 (作成) オプションを構成して、すべての新しい銀行口座レコードに対して承認を要求することができます。この要求は、これらのレコードが Web クライアントを通じて作成されたものか、データ エンティティを経由してインポートされたものかに関係なく、適用することができます。 このオプションが [はい] に設定されている場合、新しい銀行口座レコードはすべて承認を必要とします。 ただし、このオプションが [いいえ] に設定されている場合は、承認を必要とせずに、新しい銀行口座レコードを作成またはインポートできます。
銀行口座の承認 (更新) オプションを構成して、ユーザーが Web クライアントを使用して既存の銀行口座レコードが更新した場合に承認を要求することができます。 グリッドで IsEnabled が選択されている場合は、承認が必要になります。 このオプションが [いいえ] に設定されている場合、既存の銀行口座レコードに含まれるどのフィールドを更新しても、その更新は承認を必要とせずに許可されます。
データエンティティの挙動 (更新) フィールドを使用すると、データ エンティティを経由して更新がインポートされた場合に既存のレコードで発生する動作を選択できます。 このフィールドで選択した内容は、Web クライアントを使用して行われた更新には影響しません。
承認なしの変更を許可する - データ エンティティ内のすべてのフィールドは、ワークフローを介して変更を処理せずに更新されます。
変更内容を拒否する - データ エンティティ内の保護されたフィールドは更新されません。 このオプションを選択した場合、保護されたフィールドの更新を含むインポートは失敗します。
変更提案を作成する - 保護されていないフィールドはデータ エンティティ内で更新され、提案された変更を保護されたフィールドに追加できます。 データ エンティティによってワークフローは自動的に開始されないため、必要に応じて、提案された変更を送信する必要があります。
仕入先銀行口座の承認フィールドの一覧で、承認が必要な各フィールドの IsEnabled チェックボックスをオンにします。
アクション ペインで、保存を選択します。
買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定ワークフローの順に移動します。
アクション ペインで、新規を選択します。
ワークフローの作成 ダイアログ ボックスで、仕入先に対する提案済み変更内容に対するワークフロー承認を選択します。
ワークフロー エディターを使用して、必要に応じてワークフローを構成します。