次の方法で共有

Exchange Online の組織全体のメッセージ免責事項、署名、フッター、またはヘッダー

  • [アーティクル]

Exchange Online メールボックスを使用しない Exchange Online 組織またはスタンドアロンの Exchange Online Protection (EOP) 組織では、組織に出入りする電子メール メッセージの上部または下部に HTML またはプレーン テキストの法的免責事項、開示明細書、署名、またはその他の情報を追加できます。 これを行うには、必要な情報をメッセージに追加するメール フロー ルール (トランスポート ルールとも呼ばれる) を作成します。

  • ユーザーは、Outlook または Outlook on the web (旧称 Outlook Web App) で独自の送信メッセージに署名を適用できます。 詳細については、「 Outlook on the web で電子メール署名を作成して追加する」を参照してください。
  • 免責事項を送信メッセージにのみ追加するには、対応する条件 (組織外にある受信者など) を追加する必要があります。 既定では、メール フロー ルールは受信メッセージと送信メッセージに適用されます。
  • メールの会話で複数の免責事項を回避するには、免責事項で一意のテキストを検索する例外を追加します。 この例外により、免責事項が元のメッセージにのみ追加されます。
  • 免責事項をテストします。 メール フロー ルールを作成するときに、すぐに使用を開始するか (強制)、または最初にテストして結果をログに記録するオプションがあります。 メール フロー ルールを [強制] に設定する前に、そのすべてをテストすることをお勧めします。

はじめに把握しておくべき情報

  1. https://admin.exchange.microsoft.comの EAC で、[メール フロー>Rules] に移動します。 または、[ ルール] ページに直接移動するには、 https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrulesを使用します。

  2. [ ルール ] ページで、[ 規則の追加] を選択し、[免責事項の 適用] を選択します。

    Exchange 管理センターの [ルール] ページで、[ルールの追加] をクリックし、[免責事項の適用] を選択します。

  3. 開いた新しいルール ウィザードで、[ ルール条件の設定 ] ページで次の設定を構成します。

    • [名前]: ルールの一意の名前を入力します。

    • この規則を適用する場合: 免責事項を受け取るメッセージを識別する条件を選択します。 例:

      • 受信者>は外部/内部
      • 開いた [受信者の場所の選択 ] ポップアップで、[ 組織外] を選択し、[保存] をクリック します。

      または、組織に出入りするすべてのメッセージにこのルールを適用する場合は、[この規則を適用する場合] ドロップダウン リストから [すべてのメッセージに適用] を選択します。

    • 次の操作を行います。 [ 免責事項をメッセージに適用し 、 免責事項を追加する ] が選択されていることを確認します。 免責事項のテキストをメッセージの先頭に配置する場合は、代わりに [免責事項の前に追加 ] を選択します。

      • [ テキストの入力 ] リンクを選択して免責事項のテキストを入力し、[保存] を選択 します。

        免責条項のテキストには、HTML タグとインラインのカスケード スタイル シート (CSS) タグを含めることができます。 IMG タグを使用して画像を追加できます。 免責事項テキストでは、送信者からの値を使用する次のトークンもサポートされています。

        • %%City%%
        • %%Company%%
        • %%CountryOrRegion%%
        • %%Department%%
        • %%DisplayName%%
        • %%Fax%%
        • %%FirstName%%
        • %%HomePhone%%
        • %%Initials%%
        • %%LastName%%
        • %%Manager%%
        • %%MobilePhone%%
        • %%Notes%%
        • %%Office%%
        • %%Pager%%
        • %%Phone%%
        • %%PostalCode%%
        • %%PostOfficeBox%%
        • %%StateOrProvince%%
        • %%StreetAddress%%
        • %%Title%%
        • %%UserPrincipalName%%
        • %%WindowsEmailAddress%%

      • 免責事項をメッセージに挿入できない場合は、[ 1 つ選択 ] リンクを選択してフォールバック アクションを入力します。

      • [ フォールバック アクションの指定 ] ページで、ドロップダウン リストから値を選択し、[保存] を選択 します。

        ヒント

        フォールバック アクションに関する説明と重要な情報については、この記事の 「免責事項ルール のフォールバック オプション」セクションを参照してください。

    • 場合を除く: 複数の免責事項がメールの会話に追加されないようにする例外を追加するには、次の設定を構成します。

      • [ 件名または本文] と [ 件名または本文がこれらのテキスト パターンと一致する] を選択します。
      • [ 開いた単語または語句の指定 ] ポップアップで、免責事項に単語または語句を入力し、[ 追加] を選択し、[保存] を選択 します。

    完了したら、[次へ] を選択します。

  4. [ ルール設定の設定 ] ページで、次の設定を構成します。

    • ルール モード: 既定値の [適用 ] を選択したままにしてルールをすぐに有効にするか、[ ポリシーヒントなしでテスト ] を選択して、メッセージに免責事項を実際に追加せずに結果をログに記録します。
    • 重大度: メッセージ ログに表示される重大度レベルを割り当てます。 有効な値は次のとおりです。
      • 低
      • [ Medium]
      • High
      • 監査しない
      • 指定なし
    • [このルールをアクティブ化する ] と [非アクティブ化] オン: 必要に応じて、ルールがアクティブな日時の範囲を選択します。
    • 追加のルールの処理を停止する: 必要に応じて、免責事項ルールがメッセージを処理した後に、メッセージにさらにルールを適用することを停止します。
    • ルール処理が完了しない場合はメッセージを延期します。必要に応じて、ルールがメッセージを処理できない場合はメッセージを延期します。
    • メッセージ内の送信者アドレスを一致させる: 次のいずれかの値を選択します。
      • ヘッダー: メッセージ ヘッダーのみが検査されます。 この値が既定値です。
      • エンベロープ: SMTP メッセージ エンベロープのみが検査されます。
      • ヘッダーまたはエンベロープ: メッセージ ヘッダーと SMTP メッセージ エンベロープの両方が調べられます。
    • コメント: 必要に応じて、ルールの説明に役立つコメントを入力します。

    完了したら、[次へ] を選択します。

  5. [ 確認と完了 ] ページで、ルールの設定を確認し、[完了] を選択 します。

New-TransportRule コマンドレッドを使用して免責事項ルールを作成します。 詳細なパラメーター情報については、「 Exchange Online のメール フロー ルールの条件と例外 (述語)」を参照してください。

次の例では、組織外に送信されるすべての電子メール メッセージの末尾に画像を含む免責事項を追加する新しいメール フロー ルールを作成します。

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

次の例では、すべての送信メッセージの先頭に 1 か月間のアドバタイズを追加する新しいメール フロー ルールを作成します。

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

正常な動作を確認する方法

免責事項が正常に作成されて、想定どおりに機能することを確認するには、次の手順を実行します。

  • 定義した条件と例外を満たすテキスト形式の電子メールと HTML 形式の電子メールの両方を自分宛てに送信して、テキストが意図したとおりになっていることを確認します。
  • スレッド内の連続するメッセージに免責事項を追加しないように例外を追加した場合は、テスト メッセージを自分に転送して、免責事項の余分なコピーが得られないことを確認します。
  • 免責事項を取得しないメッセージを自分で送信し、免責事項が含まれていないことを確認します。

免責事項ルールのフォールバック オプション

メール フロー ルールで免責事項を追加するようにメッセージを変更できない場合 (メッセージが暗号化されている場合など)、何を行うかを指定する必要があります。 このコンティンジェンシーは、ルールの フォールバック オプション と呼ばれます。 免責事項ルールに使用できるフォールバック オプションは次のとおりです。

  • ラップ: 新しいメッセージが作成され、元のメッセージが添付ファイルとして追加されます。 免責事項テキストが新しいメッセージに追加され、受信者に配信されます。 これは既定の値です。

    • メッセージのプロパティ (メッセージ本文のメッセージの件名やテキストなど) を調べる後続のメール フロー ルールは、元のメッセージ (現在は新しいメッセージの添付ファイル) ではなく、新しいメッセージを調べます。 他のルールで元のメッセージを調べて処理する場合は、免責事項ルールの優先順位を低くし、他のルールの優先度を高くすることで、これらのルールが免責事項ルールの 前に 適用されていることを確認します。
    • 元のメッセージを添付ファイルとして新しいメッセージに挿入するプロセスが失敗した場合、元のメッセージは配信されません。 元のメッセージは、配信不能レポート (NDR またはバウンス メッセージとも呼ばれます) で送信者に返されます。

    重要

    外部送信者からの受信メッセージに影響を与える [ ルールでラップする] の値を使用しないでください。 代わりに値 Reject を使用します。 [ ラップ ] の値の効果は、外部の送信者からのメッセージの 安全な添付ファイルのスキャン に干渉します。 影響を受けるルールを見つけるには、Exchange Online PowerShell で次のコマンドを実行します。

    Get-TransportRule | where {$_.ApplyHTMLDisclaimerFallbackAction -eq 'Wrap' -and $_.FromScope -eq 'NotInOrganization'}

  • 無視: ルールは無視され、免責事項なしで元のメッセージが配信されます。

  • 拒否: 元のメッセージは NDR の送信者に返されます。

EAC では、ルール操作のフォールバック オプションを選択します。 Exchange Online PowerShell では、 ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction パラメーターを 使用します。

詳細情報

免責事項ルールを構成した後、ルールの表示、変更、有効化、無効化、または削除の方法については、「 メール フロー ルールの管理」を参照してください。