Exchange Serverの組織全体の免責事項、署名、フッター、またはヘッダー
電子メール免責事項、法的免責事項、重要事項説明、署名、またはその他の情報を、組織内外で送受信される電子メール メッセージの上部または下部に追加することができます。 法的要件、ビジネス要件、または規制要件を満たすため、あるいは危険性が潜在する電子メール メッセージを見分けるため、あるいはその組織特有の他の理由により、これを行う責任が発生することが考えられます。
免責事項を作成する場合、指定したテキストをメール メッセージに追加する処理を行うメール フロー ルール (トランスポート ルールとも呼ばれる) を作成します。 免責事項をすべてのメッセージ (条件なし) に適用するようにルールを構成したり、免責事項が追加されたりする場合を判断する条件 (例、送信者が特定のグループのメンバーである、メッセージが特定の単語またはテキスト パターンを含んでいる、または送信メッセージのみ等) を定義することができます。 メッセージに免責事項が追加されることを防止する例外を定義することもできます (例、特定の送信者からのメッセージ、特定の受信者に送られたメッセージ、または既に免責事項を含んでいるメッセージなど)。 同じメッセージに複数の免責事項を適用する場合は、複数のルールを使用する必要があります。 メール フロー ルールの詳細については、「Exchange Serverのメール フロー ルール」を参照してください。
手順をお探しですか? Exchange Serverのメール フロー ルールの手順に関するページを参照してください。
例
注: このトピックの例は、そのまま使用するためのものではありません。 必要に応じて変更してください。
| 型 | 追加するサンプル テキスト |
|---|---|
| 法的 - 送信メッセージ | この電子メールと共に送信されたファイルは機密であり、アドレス指定先の個人またはエンティティの使用のみを目的としています。 このメールがエラーで届いた場合は、システム マネージャーに通知してください。 |
| 法的 - 受信メッセージ | 従業員は、電子メールのやりとりで、中傷的な陳述をしないこと、著作権侵害またはその他の法的権利を侵したり、許可したりしないことが明確に求められています。 このような電子メールを受け取った従業員は、すぐに管理者に通知しなければなりません。 |
| メッセージがエイリアスに送信されたことの表示 | このメッセージは、Sales ディスカッション グループに送信されました。 |
| 署名 - 各従業員に固有のデータを使用 | キャスリーン・メイヤー 営業部 Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com cell: 111-222-1234 |
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免責事項の場所
メッセージの冒頭 (先頭に追加) または最後 (末尾に追加) のどちらに免責事項を挿入するか選択することができます。
EAC で、[免責事項を追加する] アクションを選択するか、免責事項の前にメッセージ>に免責事項を適用します。
Exchange 管理シェルでは、 ApplyHtmlDisclaimerTextLocation パラメーターを値 Append (既定値) または Prependと共に使用します。
免責事項の書式設定
免責事項のテキストで使用できる書式です。
| 情報のタイプ | 説明 |
|---|---|
| テキスト | 最大で 5,000 文字です。これには HTML タグおよびインラインのカスケード スタイル シート (CSS) が含まれます。 |
| HTML およびインラインの CSS | HTML およびインラインの CSS スタイルを使用してテキストの形式を設定できます。 たとえば、 タグを <HR> 使用して免責事項の前に行を追加します。 免責事項テキストでは、送信者からの値を使用する次のキーワードもサポートされています。
プレーン テキスト形式のメッセージに免責事項を追加する場合、HTML は無視されます。 |
| 画像 | タグを <IMG> 使用して、インターネット上で使用可能なイメージをポイントします。 たとえば、「 <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> 」のように入力します。 既定では、Outlook と Web 上の Outlook (旧 Outlook Web App) は、イメージを含む外部の web コンテンツをブロックします。 ユーザーは、ブロックされた外部コンテンツを承認してダウンロードする必要があります。 タグを持つ IMG 免責事項をテストして、目的の方法で表示されることを確認することをお勧めします。 |
| 個人用署名のユーザー情報 | トークンを使用して、送信者の Active Directory アカウントから一意の属性を追加できます。
|
署名、タグ、埋め込み CSS を含む HTML 免責事項の例を IMG 次に示します。
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited. </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>
免責事項ルールのフォールバック オプション
Exchange は、ある種のメッセージ (例、暗号化されたメッセージ) の内容を変更できません。 メッセージに免責事項を追加するルールにおいては、免責事項を追加できない場合どうするかを指定する必要があります。 このコンティンジェンシーは、免責事項ルールの フォールバック オプション と呼ばれます。 利用可能なオプションは以下の通りです:
ラップ: 新しいメッセージが作成され、元のメッセージが添付ファイルとして追加されます。 免責事項テキストが新しいメッセージに追加され、受信者に配信されます。 これは既定の値です。
- メッセージのプロパティ (メッセージ本文のメッセージの件名やテキストなど) を調べる後続のメール フロー ルールは、元のメッセージ (現在は新しいメッセージの添付ファイル) ではなく、新しいメッセージを調べます。 他のルールで元のメッセージを調べて処理する場合は、免責事項ルールの優先度を低くし、他のルールの優先度を高くすることで、これらのルールが免責事項ルールの 前に 適用されていることを確認します。
- 元のメッセージを添付ファイルとして新しいメッセージに挿入するプロセスが失敗した場合、元のメッセージは配信されません。 元のメッセージは、配信不能レポート (NDR またはバウンス メッセージとも呼ばれます) で送信者に返されます。
無視: ルールは無視され、免責事項なしで元のメッセージが配信されます。
拒否: 元のメッセージは NDR の送信者に返されます。
EAC では、ルール操作のフォールバック オプションを選択します。 Exchange 管理シェルでは、 ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction パラメーターを 使用します。
免責事項の範囲設定をする
免責事項について作業する際に、適用対象となるメッセージについて考慮します。 たとえば、内部メッセージおよび外部メッセージ、または特定の部門のユーザーによって送信されたメッセージに対して、異なる免責事項が必要かもしれません。 会話の最初のメッセージのみに免責事項を記載するには、同じメッセージに何度も免責事項テキストが適用されることを防止する例外を追加します。
使用できる条件および例外の例を以下に示します。
| 説明 | EAC における条件と例外 | New-TransportRule または Set-TransportRule コマンドレットの、Exchange 管理シェル における条件および例外 |
|---|---|---|
| 受信者が Exchange 組織外に位置します。 免責事項テキスト "CONTOSO LEGAL NOTICE" を含むメッセージにもう一度免責事項が適用されないように、例外が構成されます。 | 条件: 受信者がorganizationの外部にあります> 例外: 件名または本文件名または本文>が、これらのテキスト パターンと一致する> CONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| 実行可能ファイルが添付された受信メッセージ | 条件 1: 送信者がorganizationの外部にあります> 条件 2: 添付ファイル>に実行可能なコンテンツがある |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| 送信者がマーケティング部門である | 条件: 送信者>はこのグループ >グループ名のメンバーです | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| 外部の送信者から Sales ディスカッション グループに送信されるすべてのメッセージ | 条件 1: 送信者がorganizationの外部にあります> 条件 2: [>宛先] または [Cc] ボックスにこのユーザー>グループ名が含まれている |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" |
| 1 か月間送信メッセージの先頭に広告を追加する | 条件 1: 受信者がorganizationの外部にある> [以下の日付にこの規則を有効化] と [以下の日付にこの規則を無効化] のフィールドに日付を入力します。 |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016' |
免責事項の対象として使用できる条件と例外の完全な一覧については、Exchange Serverの「メール フロー ルールの条件と例外 (述語)」を参照してください。
organizationワイド署名の制限事項
Exchange Server署名は、次のシナリオを満たすことはできません。
- 最新のメール返信または転送の下に署名を直接挿入します。
- ユーザーの [送信済みアイテム] フォルダーにサーバー側の電子メール署名を表示します。
- 更新できなかった変数を含む行をスキップします (たとえば、値がユーザーに指定されていない場合)。
これらの機能やその他の機能を利用するには、サード パーティ製のツールを使用します。 電子メール署名ソフトウェアをインターネットで検索します。 これらのプロバイダーの多くは Microsoft Gold パートナーであり、そのソフトウェアはこれらの機能を提供します。