Exchange 2013 の組織全体の免責事項、署名、フッター、またはヘッダー
製品: Exchange Server 2013
電子メール免責事項、法的免責事項、重要事項説明、署名、またはその他の情報を、組織内外で送受信される電子メール メッセージの上部または下部に追加することができます。 これは、法的要件、ビジネス要件、規制要件、安全でない可能性のある電子メール メッセージ、または組織固有のその他の理由で必要になる場合があります。
免責事項を設定するには、送信者が特定のグループに含まれている場合や、メッセージに特定のテキスト パターンと追加するテキストが含まれている場合など、条件を含むトランスポート ルールを作成します。 1 つのメール メッセージに複数の免責事項を適用するには、複数のトランスポート ルールを使用します。
重要
情報を送信メッセージにのみ追加する場合は、組織外にある受信者などの条件を追加する必要があります。 既定では、トランスポート ルールは受信メッセージと送信メッセージの両方に適用されます。
例
ここでは、免責事項を使用する方法についていくつかのアイデアを示します。
| 型 | 追加するサンプル テキスト |
|---|---|
| 法的 - 送信メッセージ | この電子メールと共に送信されたファイルは機密であり、アドレス指定先の個人またはエンティティの使用のみを目的としています。 このメールがエラーで届いた場合は、システム マネージャーに通知してください。 |
| 法的 - 受信メッセージ | 従業員は、電子メールのやりとりで、中傷的な陳述をしないこと、著作権侵害またはその他の法的権利を侵したり、許可したりしないことが明確に求められています。 このような電子メールを受け取った従業員は、すぐに管理者に通知しなければなりません。 |
| メッセージがエイリアスに送信されたことの表示 | このメッセージは、Sales ディスカッション グループに送信されました。 |
| 署名 - 各従業員のデータをプルします | キャスリーン・メイヤー 営業部 Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com cell: 111-222-1234 |
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この記事の例は、そのまま使用するためのものではありません。 必要に応じて変更してください。
免責事項のスコーピング
免責事項について作業する際に、適用対象となるメッセージについて考慮します。 たとえば、内部メッセージと外部メッセージ、または特定の部門のユーザーから送信されたメッセージに対して、異なる免責事項が必要な場合があります。 会話の最初のメッセージのみが免責事項を取得するようにするには、免責事項で一意のテキストを検索する例外を追加します。
使用できる条件および例外の例を以下に示します。
| 説明 | EAC における条件と例外 | シェルの条件と例外 |
|---|---|---|
| 組織外で、元のメッセージに免責事項からのテキスト ("CONTOSO LEGAL NOTICE" など) が含まれていない場合 | 条件: 受信者が組織外にある> 例外: 件名または本文件名または本文>が、これらのテキスト パターンと一致する>CONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| 実行可能ファイルが添付された受信メッセージ | 条件 1: 送信者が組織外にある> 条件 2: 添付ファイル>に実行可能なコンテンツがある |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| 送信者がマーケティング部門である | 条件: 送信者>はこのグループ >グループ名のメンバーです | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| 外部の送信者から Sales ディスカッション グループに送信されるすべてのメッセージ | 条件 1: 送信者が組織外にある> 条件 2: [>宛先] または [Cc] ボックスにこのユーザー>グループ名が含まれている |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: " |
| 1 か月間送信メッセージの先頭に広告を追加する | 条件 1: 受信者が組織外にある> [新しいルール] ダイアログの下部にある日付を指定します。 |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014' |
免責事項のターゲットに使用できるトランスポート ルール条件の完全な一覧については、「 トランスポート ルールの条件 (述語)」を参照してください。
免責事項の書式設定
免責事項は、必要に応じて書式設定できます。 免責事項のテキストに含めることができる内容を次に示します。
| 情報のタイプ | 説明 |
|---|---|
| テキスト | 最大で 5,000 文字です。これには HTML タグおよびインラインのカスケード スタイル シート (CSS) が含まれます。 |
| HTML およびインラインの CSS | HTML およびインラインの CSS スタイルを使用してテキストの形式を設定できます。 たとえば、 タグを <HR> 使用して免責事項の前に行を追加します。 免責事項がプレーン テキスト メッセージに追加された場合、免責事項の HTML は無視されます。 |
| イメージの追加 | タグを <IMG> 使用して、インターネット上で使用可能なイメージをポイントします。 たとえば、<IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> のように指定します。 Outlook Web Appと Outlook では、画像を含む外部 Web コンテンツが既定でブロックされます。 ブロックされた外部コンテンツを表示する場合、ユーザーは特定のアクションを実行する必要があります。 つまり、タグを使用して追加された画像は IMG 、既定では表示されない可能性があります。 受信者が使用する可能性が高いメール クライアントのタグを使用 IMG して免責事項をテストして、適切に表示されることを確認することをお勧めします。 |
| パーソナライズされた署名の情報を追加する | 全員が同じ情報を使用して同じ形式の署名を作成する場合は、、 などDisplayNamePhoneNumberLastNameEmailFirstNameFaxNumber、従業員ごとに一意の情報をDepartment追加できます。 この情報は、情報の両側に 2 パーセント記号 (%%) で囲む必要があります。 たとえば、 を使用 DisplayNameするには、免責事項で %%DisplayName%% を使用する必要があります。 免責事項ルールがトリガーされると、そのユーザーの対応する値が挿入されます。 データは、送信者の Active Directory ユーザー アカウント (オンプレミスのExchange Server)、または送信者の Microsoft 365 またはExchange OnlineのOffice 365 アカウントから取得されます。 免責事項と個人用署名で使用できる属性の完全な一覧については、「トランスポート ルールの条件 (述語)」のプロパティの説明 ADAttributeを参照してください。 |
たとえば、署名、タグ、埋め込み CSS を含む HTML 免責事項の例を IMG 次に示します。
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>
免責事項を追加できない場合のフォールバック オプション
暗号化されたメッセージなど、一部のメッセージでは、Exchange が元のメッセージの内容を変更できないようにします。 組織でこれらのメッセージを処理する方法を制御できます。 免責事項を含むメッセージ エンベロープで変更できないメッセージをラップするか、免責事項を追加できない場合はメッセージを拒否するか、免責事項アクションを無視して免責事項なしでメッセージを配信するかを指定します。
次の一覧では、各フォールバック アクションについて説明します。
折り返し: 免責事項を元のメッセージに挿入できない場合、Exchange は元のメッセージを新しいメッセージ エンベロープに囲みます。つまり、"ラップ" します。 その後、免責事項が新しいメッセージに挿入されます。 元のメッセージを新しいメッセージ エンベロープにラップできない場合、元のメッセージは配信されません。 メッセージの送信者は、メッセージが配信されなかった理由を説明する配信不能レポート (NDR) を受け取ります。
重要
元のメッセージが新しいメッセージ エンベロープにラップされている場合、後続のトランスポート ルールは、元のメッセージではなく、新しいメッセージ エンベロープに適用されます。 そのため、他のトランスポート ルールを構成した後で、元のメッセージを新しいメッセージ本文にラップする免責事項アクションを使用してトランスポート ルールを構成する必要があります。
拒否: 免責事項を元のメッセージに挿入できない場合、Exchange はメッセージを配信しません。 メッセージの送信者は、メッセージが配信されなかった理由を説明する NDR を受け取ります。
無視: 免責事項を元のメッセージに挿入できない場合、Exchange は元のメッセージを変更せずに配信します。 免責事項は追加されません。