外部仕入先との仕入先のコラボレーション
仕入先コラボレーション モジュールは、Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management での電子データ交換 (EDI) の統合がない仕入先が対象となります。 発注書 (PO)、請求書、委託販売在庫情報、および見積依頼 (RFQ) を仕入先が使用できるようにし、その仕入先マスター データの部分にアクセスすることもできます。 この記事では、仕入先コラボレーション インタフェースを使用する、発注書、見積依頼および委託販売在庫を使用している外部仕入先とコラボレーションする方法について説明します。 また、特定の仕入先が仕入先コラボレーションを使用できるようにする方法、すべての仕入先が発注書に応答する際に表示する情報を定義する方法についても説明します。
外部仕入先が仕入先コラボレーション インタフェースで実行する内容の詳細については、「顧客との仕入先コラボレーション」を参照してください。
仕入先が請求プロセスで仕入先コラボレーションを使用する方法の詳細については、「仕入先コラボレーションの請求ワークスペース」を参照してください。 新しい仕入先コラボレーション ユーザーをプロビジョニングする方法の詳細については、「仕入先コラボレーション ユーザーの管理」を参照してください。
発注書に応答したときに仕入先に表示される情報を定義します
仕入先がそれを送信する注文書に応答したときに、発注書の承認、否認、または変更の承認を確認する必要がある 3 つのメッセージ ボックスのうち 1 つが表示されます。 なぜなら仕入先に表示する必要のある情報は、その時点でビジネスに固有であるので、確認メッセージのそれぞれに表示されるテキストを指定できます。 たとえば、テキストはプロセスの次のステップに関して、または契約条件について仕入先に通知することができます。
注文書の応答に表示されるテキストを定義するには、次の手順に従います
- 発注書に応答する仕入先の情報 ページで、応答タイプを選択し、編集 を選択します。
- 情報メッセージ ボックスで、メッセージ ボックス内の仕入先に表示すべき情報を入力します。
複数の言語でメッセージを追加する必要がある場合は、別のメッセージを作成し、それぞれに適切な言語コードを指定します。 各仕入先に表示されるメッセージは、仕入先が使用する言語での表示です。
特定の仕入先の仕入先コラボレーション オプションを設定します
管理者は、共同作業するすべての仕入先が使用できるセキュリティ ロールなどの、仕入先コラボレーションのための全般的な設定を構成します。 ただし、仕入先勘定ごとに異なる設定もあります。 これらの設定をコンフィギュレーションする必要があります。
- 仕入先コラボレーションの有効化
- 仕入先が価格情報を参照する必要があるかどうかを指定します。
仕入先コラボレーションを有効化します
外部仕入先の口座を作成する前に、仕入先が仕入先コラボレーションを使用できるよう仕入先口座をコンフィギュレーションする必要があります。 仕入先 ページの 一般 タブで、コラボレーションの有効化 フィールドを設定します。 次のオプションを使用できます。
- 有効 (発注書は自動で確認されます) – 仕入先が変更することなく受理した場合、発注書は自動的に確認されます。 このオプションを使用する場合は、確認書の処理を担当する仕入先コラボレーション バッチ ジョブから承認された発注書の確認をスケジュールしてください。 指示については、次のセクションを参照してください。
- 有効 (発注書は自動確認されません) – 仕入先が受理した後、組織によって手動で発注書を確認する必要があります。
自動確認バッチ ジョブのスケジューリング
1 つ以上の仕入先に対して 有効 (POは自動確認済) オプションを使用する場合は (前のセクションの説明に従います)、PO の処理と確認を担当する 仕入先コラボレーション バッチ ジョブから承認された発注書 をスケジュールする必要があります。 このオプションを選択しない場合、自動確認は実行われません。 このジョブをスケジュールするには、次の手順に従います。
調達 > 発注書 > 発注書の確認 > 仕入れ先コラボレーションからの承認された発注書の確認 の順に移動します。
ベンダー コラボレーションから承認された発注書を確認する ダイアログボックスで、バッググラウンドで実行 クイックタブから 繰り返し を選択します。
繰り返しの定義 ダイアログボックスで、ジョブを実行すべきスケジュールを定義します。 スケジュールを選択する場合は、次の問題について考慮します。
- システムで大量のデータを処理し、多数のバッチ ジョブを実行すると、パフォーマンスが低下する可能性があります。 この場合は、通常、このジョブを 10 分おきに (その他の要件に応じて) 実行しない方が良い場合があります。 パフォーマンスに問題がある場合は、必要に応じて 1 ~ 2 分おきに実行できます。
- 仕入先が商品を迅速に出荷する契約をした日から生み出す場合は、定期的に (10 ~ 30 分おきに) 定期的に行う必要があります。 これにより、確認作業が行われた後に、倉庫作業員が確認済の PO に対して商品を入庫できます。
- 仕入先のリード タイムが長い (24 時間を超える) 場合は、このタスクを 1 日に 1 回だけ実行設定できます。
OK を選択してスケジュールを適用し、仕入先との共同作業から承認された発注書の確認 ダイアログ ボックスに戻します。
必要に応じて追加の背景オプションを設定します。 ダイアログ ボックスには、 Supply Chain Management でバッチ ジョブを設定する通常のオプションが表示されます。
バッチジョブについての詳細は、バッチ処理の概要 を参照してください。
仕入先が価格情報を参照する必要があるかどうかを指定します
仕入先 コラボレーション インターフェイス経由で発注書の価格情報を共有するには、仕入先勘定の 発注書の既定値 タブで 発注書価格/金額 オプションを はい に設定する必要があります。 この価格情報には、単価、割引、および請求金額が含まれます。
仕入先コラボレーションが使用される場合の発注書の処理
仕入先に発注書を送信
発注書は Supply Chain Management で作成されます。 発注書のステータスが 承認済 の場合、発注書 のページで 確認を取るために送信 を選択して仕入先に送信します。 注文書のステータスが 外部で確認中 に変更されます。 発注書が送信されると、仕入先は、仕入先コラボレーション インターフェイスの 確認用の発注書 ページでそれを閲覧できます。 仕入先はその後、発注書の承認、否認、またはその変更を提案できます。 仕入先は、発注書に対する変更などの情報を伝える場合にコメントを追加できます。 新しい発注書に仕入先の注意を向けたい場合は、印刷管理システムを使用して電子メールで発注書を送信できます。
仕入先による発注書の確認および承認
仕入先が発注書を承認した後、発注書は自動的に確認される、または手動で確認される必要があります。 動作は、仕入先によって コラボレーションの有効化 フィールドが 有効 (発注書は自動確認)、または 有効 (発注書は自動確認されない) に設定されているかに依存します。
次の表に確認のために発注書を送信した場合の仕入先の応答に応じた、一般的な情報交換を示しています。
| 仕入先の応答 | 結果 |
|---|---|
| 仕入先が注文を 受理し、仕入先が受理する発注書を自動的に確認するよう Supply Chain Management がコンフィギュレーションされます。 | 注文のステータスが 確認済 に更新されます。 何らかの理由で注文が更新できない場合、仕入先の応答は、受理済として記録されますが、発注書のステータスは外部で確認中のままです。
発注書が仕入先に送信され、その 外部で確認中 のステータスが明細行の確定入荷日で更新されます。 この更新によって開始する新しいバージョンは、自動的に 確認済 ステータスに設定されます。 発注書が確定されると、仕入先コラボレーション インターフェイスに表示されます。 |
| 仕入先は注文を受理しますが、Supply Chain Management は仕入先が受理する発注書を自動的に確認するようにはコンフィギュレーションされません。 | 仕入先の応答は 受理済 として記録されますが、発注書のステータスは 外部で確認中 のままになります。
発注書が仕入先に送信され、その 外部で確認中 のステータスが明細行の確定入荷日で更新されます。 この更新によって開始する新しいバージョンは、自動的に 外部で確認中 ステータスに設定されます。 発注書を手動で確認できます。 |
| 仕入先は注文を否認します。 | 仕入先の応答は 否認 として記録され、発注書のステータスは 外部で確認中 のままになります。 否認は仕入先メモとともに受信されます。 |
仕入先は 変更内容 で注文を 受理 します。 変更は明細行レベルで表示されます。 仕入先は、個々の明細行を承認したり、否認することができます。 仕入先が提案できる、その他のいくつかの変更を次に示します。
|
仕入先の応答は 変更内容承認済、および発注書のステータスは 外部で確認中 のままとして記録されます。 ステータスは、仕入先が提案した変更の種類を表示します。 変更の自動消費についての詳細は、この記事の「仕入先が変更提案時に発注書を更新する」セクションの後半を参照してください。 |
発注書の準備 ワークスペースを使用して仕入先が応答した発注書を監視できます。 このワークスペースには 外部で確認中 ステータスの発注書を含む 2 つのリストが含まれます:
- 外部で確認中の注文でアクションが必要です
- 外部で確認中、仕入先からの応答待ち
注文書の変更
仕入先が既に応答した発注書を変更するには、仕入先に発注書の新しいバージョンを送信する必要があります。 新しい発注書には、以前送信されたものから変更がある発注書バージョンであることを示すバージョン接尾語が付きます。 発注書仕入先確認履歴 ページでは、ユーザーおよび仕入先が各注文の履歴を追跡することができます。 以前確認されたバージョンの発注書は、新しい発注書が確認されるまで、確認済の発注書の一覧に保持されます。
注文書のキャンセル
発注書をキャンセルすると、状態が承認済に変更されます。 仕入先が取消を確認、または否認できるように、仕入先に発注書を返送する必要があります。 取消が確認されると、発注書は、仕入先の確認済の発注書の一覧で キャンセル済 として表示されます。
注文書に添付ファイルを追加
ドキュメント管理システムを使用して注文書に、ファイル、画像、メモなどの添付ファイルを追加できます。 発注書を送信時に、外部 タイプの添付ファイルが仕入先に表示されます。
仕入先の変更提案時に、発注書を更新します
仕入先が発注書に応答し、変更を提案する場合、次のステップは応答を処理することです。
発注書の準備 ワークスペースの 外部で確認中の注文でアクション リストで、仕入先が変更を承認した発注書を識別することができます。 この一覧から、仕入先の応答に移動することもできます。
応答では、仕入先は、ヘッダーで次の情報を変更できます。
- 参照する仕入先ドキュメント
- 配送方法
- 配送条件
- 確定入荷日
仕入先はメモや添付ファイルを追加することもできます。
明細行で、仕入先は数量や入荷日を変更したり、メモと添付ファイルの追加、明細行の否認、テキストとして入力される別の製品と明細行の置き換え、および明細行を複数の配送に分割したりできます。 明細行のステータスは、仕入先が提案する変更によって異なります。
- 変更内容承認済
- 否認済み
- 代替済 – この場合、代替 ステータスを持つ追加明細行が追加されます。
- 確認済
- スケジュールに分割 – この場合、スケジュール行 ステータスを持つ追加明細行が追加されます。
変更がない場合は、明細行のステータスは 受入済 となります。
応答の際、明細行ステータスは仕入先が実行した変更の種類を表示します。 さらに、変更されたすべてのフィールドが太字で表示され、変更を識別するのに役立ちます。
応答の際または一度に 1 つの明細行に対して 発注書更新の処理 を選択して、発注書を更新できます。 ヘッダーと明細行の 発注書の更新は処理されましたか? フィールドは、応答から生成される任意の潜在的な変更を伴う発注書を更新するために、システムがヘッダーまたは明細行を処理したかどうかを表示します。 ヘッダーまたは明細行ごとに一度だけ 発注書更新の処理 アクションを実行できます。
一部の提案された変更は、発注書で更新されません。 ヘッダーの更新、日付および明細行での数量の更新のみ、発注書で自動的に更新できます。 それ以外の変更は、手動で発注書を更新する必要があります。 この場合、発注書の更新は処理されましたか? フィールドの値は 手動更新 です。 たとえば、仕入先が明細行をスケジュールに分割するよう提案する場合、この変更が手動で実行される必要があります。
承認済 のステータスを持つすべての明細行には、確認済入荷日があります。 発注書更新の処理 アクションを実行すると、この日付は発注書で更新されます。 メモおよび添付ファイルは、現在の発注書に自動的に転送されません。 さらに、現在の発注書を 発注書更新の処理 アクション経由で更新する場合、売買契約は発注書明細行で再評価されません。
発注書ステータスおよびバージョン
このセクションでは発注書が確認された時点でのさまざまなステータスについて説明します。 また、どの時点で、発注書の新しいバージョンが仕入先で使用できるようになるのかについても説明します。 動作は、発注書の変更管理を使用するかどうかによって異なります。
変更管理を使用しない場合のバージョンおよびステータス
次の表に、発注書を配送できる状態およびバージョンの変更の例を示しています。
| アクション | 状態とバージョン |
|---|---|
| 発注書の初期バージョンは Supply Chain Management で作成されます。 | 状態は承認済です。 |
| 発注書を仕入先に送信します。 | バージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。 |
| 仕入先は変更内容承認済応答を送信します。 | ステータスはすでに外部で確認中です。 |
| 仕入先が要求した変更を実行します。 | 状態が承認済に変更されます。 |
| 仕入先に発注書の新しいバージョンを送信します。 | 新しいバージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。 |
| 仕入先は、新しいバージョンの発注書を受理します。 | 仕入先が発注書を承諾するときに仕入先口座が発注書を自動的に 確認済 の状態に設定するようにコンフィギュレーションしない限り、ステータスは引き続き 外部で確認中 です。 |
仕入先は、仕入先コラボレーション インターフェイスを使用して発注書を確認する必要はありません。 また、電子メールを送信するか、またはそのほかのチャンネルで、発注書の受入を伝達することができます。 注文を手動で確認できます。 この場合、仕入先から反応がない場合でも、注文が確認されようとしていることについて警告が届きます。 発注書はその後、確認履歴に未応答の確認済の注文として表示されます。 この時点で、仕入先には発注書を確認または否認するオプションがなくなります。
メモ
Supply Chain Management で他のプロセスに使用できる発注書のバージョンは、そのバージョンがまだ仕入先コラボレーション インターフェイスで登録されていない場合でも、常に最新バージョンです。
変更管理を使用する場合のバージョンおよびステータス
発注書の変更管理を有効にすると、発注書は承認ワークフローを実行して 承認済 ステータスに到達します。 このプロセスは仕入先に表示されません。
次の表に、変更管理が有効化されている場合、発注書を配送できる状態およびバージョンの変更の例を示しています。 発注書が承認されたときにバージョンが登録されます。発注書が仕入先に送信されたときや確認されたときではありません。
| アクション | 状態とバージョン |
|---|---|
| 発注書の初期バージョンは Supply Chain Management で作成されます。 | ステータスはドラフトです。 |
| 発注書は、承認プロセスに送信されます。 (承認プロセスは、仕入先が関わらない内部プロセスです。) | 承認プロセス中に発注書が却下されない場合、ステータスはドラフトから確認中に、そこから承認済に変更されます。 承認済の発注書は、バージョンとして登録されます。 |
| 発注書を仕入先に送信します。 | バージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。 |
| 手動または応答で発注書を更新する 発注書更新の処理 アクションを使用して、仕入先が要求した変更を実行します。 | 状態がドラフトに戻されます。 |
| 発注書は、承認プロセスに再度送信されます。 | 承認プロセス中に発注書が却下されない場合、ステータスはドラフトから確認中に、そこから承認済に変更されます。 また、特定のフィールドの変更で再承認が必要ないようにコンフィギュレーションできます。 その場合、最初にステータスがドラフトに変更され、そのあと自動的に承認済に更新されます。 承認済の発注書は、新しいバージョンとして登録されます。 |
| 仕入先に発注書の新しいバージョンを送信します。 | 新しいバージョンは仕入先コラボレーション インタフェースに登録され、ステータスが外部で確認中に変更されます。 |
| 仕入先は、新しいバージョンの発注書を承認します | 状態は、自動的に、または仕入先からの応答を受信して確認したときに、確認済に変更されます。 |
委託販売在庫のついての情報を共有します
委託販売在庫を使用している場合、仕入先は、仕入先コラボレーションインターフェイスを使用して、以下のページの情報を確認できます:
- 委託販売在庫を消費する発注書 – 委託販売在庫の発注書は在庫の所有権を仕入先から会社に変更されたときに生成されます。 製品の受入が同時に転記されます。 これらの委託販売在庫発注書は、委託販売在庫を消費する発注書 ページでのみ表示されます。 仕入先コラボレーション モジュールの すべての確認済発注書 ページに含まれていません。
- 委託販売在庫から受領された製品 – このページには、製品の所有権が仕入先から会社に移されたトランザクションすべてをリスト表示します。 仕入先はこの情報を使用して顧客に請求できます。
- 手持委託販売在庫 – このページには、倉庫に保管された仕入先が所有する手持委託販売在庫を表示します。
仕入先コラボレーションを使用する場合の見積依頼の処理
このセクションでは、RFQ プロセス中の、顧客および仕入先間の相互関係を説明します。 また、仕入先に情報を伝達する方法についても説明します。 RFQ プロセス用サポートの基本的な概要については、見積依頼 (RFQ) の概要を参照してください。
代替、添付ファイル、修正、および返品
代替 – RFQ ケースのヘッダーで、代替が非カタログの品目明細行に対して許可されるよう指定できます。 代替を有効にすると、仕入先は、要求された各明細行に対して代替の明細行を追加できます。
添付ファイル – RFQ ケースのヘッダー レベルおよび明細行レベルの両方で添付ファイルを追加することができます。 添付ファイルは、内部または外部として分類されます。 顧客側でのみ内部の添付ファイルは表示できますが、送信後には仕入先が外部の添付ファイルを表示できます。
仕入先は入札返信に添付ファイルを追加できます。 これらの添付ファイルは、仕入先が入札返信を送信した後、顧客側で表示できます。 仕入先が追加する添付ファイルは、常に外部として分類されます。 入札と共に、仕入先が送信した添付ファイルにアクセスするには、入札の添付ファイル または 入札明細行の添付ファイル を選択します。
RFQ ケースと共に送信された添付ファイルを開くには、返信でドキュメント処理の紙クリップ記号を使用します。
修正 – 修正を確定すると、既存の入札返信が削除され、更新された値によって置き換えられます。 以前の入札返信からの明細行価格および数量などの情報は、RFQ ケースで仕訳帳を通して表示できます。
修正処理を適用するには、調達パラメーター ページの 見積依頼 クイック タブで、RFQ を送信時にロックする オプションを はい に設定します。 (このオプションは公的機関に対して設定され必要なものです。)
返品 – 仕入先が入札を送信しても、さらにまたは変更された情報が RFQケース に対して必要な場合、顧客は仕入先に入札を戻すことができます。 以前に送信された入札からのデータが保留され、仕入先は、入札プロセスを再起動することなく要求された変更を行うことができます。
公的機関の拡張機能
公的機関に対して、拡張機能は、RFQ ケースを仕入先に送信し発行できるよう有効にします。 RFQ を公開する場合、情報を要求するユーザーは誰でも、ほとんどの公的機関の規制に準拠する作業を表示できます。 すべての利用可能な作業は 見積の公開済依頼を開く リスト ページで反映され、さらにキャンセルされた、保留中の、または授与された RFQ は 終了した公開済見積依頼 リスト ページで表示できます。 これらのドキュメントは、次のデータ エンティティとの統合によって、Supply Chain Management の外部サイトでも表示できます。
- 見積の公開済依頼
- 見積行の公開済依頼
- 見積ヘッダーの添付ファイルの公開済依頼
これらのエンティティでは、Supply Chain Management でプロビジョニング ユーザーではなくても、外部サイトに匿名アクセスできるユーザーが、使用可能なおよび完了済作業を表示できるようにします。 さらに、拡張機能は 送信と公開 で、RFQ プロセスに対してパラメータを設定するユーザーが電子メール テンプレートを定義できるようにします。 次に、調達担当者が RFQ ケースを作成する場合、RFQ ケースで仕入先に必要な情報を送信する電子メール テンプレートを選択する必要があります。
RFQ プロセスに対してパラメータを設定するユーザーは、複数の電子メール テンプレートを作成できます。 これらの電子メール テンプレートには、静的テキストおよび次の交換トークンの両方が含まれます。 電子メールが作成されるとき、トークンがコンテキスト値に置き換えられます。
- %RFQCase%
- %RFQCaseName%
- %bidType%
- %inviteOnly%
- %expiryDateTime%
- %requester%
- %requestingDepartment%
- %accountnum%
- %todaysdate%
- %createddate%
RFQ を送信した後に修正が要求され送信される場合、招待されたすべての仕入先に RFQ が再送信されます。 見積の公開済依頼を開く ページで、公開されたドキュメントも更新されます。