発注書の承認と確認
この記事は、発注書 (PO) が作成された後の一連の状態と、変更管理の有効化の効果について説明します。
注文書 (PO) が作成された後は、承認プロセスを経る必要があります。 仕入先が発注書に同意した後、発注書は 確認済 の状態に設定されます。
発注書の状態
変更管理を使用していない発注書では、作成後すぐに承認済の状態となります。一方、変更管理を使用している発注書の場合、初めて作成されるならドラフトの状態になります。 マスター プランから計画オーダーを確定することによって作成された発注書は、変更管理の設定に関係なく 承認済 に、常に設定されます。 発注書では、承認済 状態に達したときのみ、在庫トランザクションが作成されます。 したがって、その在庫は注文が承諾されるまで、予約またはマーキングに在庫ありと表示されません。
変更管理の有効化 オプションを、調達パラメーター ページで設定することで、発注書の変更管理が可能になります。 変更管理が有効化されると発注書は作成完了後、承認ワークフローを経る必要があります。 Supply Chain Management には、承認プロセスを表すワークフローを定義できるワークフロー プロセス エディターがあります。 このワークフローには、自動承認のルールを特定の発注書に割り当てる承認を決定するルール、長期間承認待ちのワークフローのエスカレーション向けのルールを含めることができます。 すべての仕入先、または特定仕入先の変更管理プロセスを有効にできます。 個々の発注書が上書きできるようプロセスを設定することもできます。
変更管理が有効化されると、発注書は、ドラフト から 完了 までの 6 つの承認状態へと変化していきます。 注文が承認されると、それを修正したいユーザーは 変更の要求 アクションを使用する必要があります。
| 承認状態 | 説明 | 変更要求の有効化 |
|---|---|---|
| ドラフト | 発注書はドラフトで、発注書ワークフローの承認用に送信されていません。 | いいえ |
| 確認中 | 発注書は、発注書ワークフローの承認のため送信されました。 承認は保留中です。 | いいえ |
| 拒否済 | 発注書は、承認プロセス中に却下されました。 | いいえ |
| 承認済 | 発注書が承認されました。 | はい |
| 確認済 | 発注書が確認されました。 発注書は承認されるまで確認できません。 | はい |
| 完了 | 発注書は作成完了です。 これは財務上、決済されており変更できません。 | いいえ |
発注書の確認
承認済 状態の発注書では、確認前に追加の手順を実施できます。 例えば、価格、割引、入荷日について照会できるよう仕入先に購買の照会を送信する必要があるかもしれません。 この場合、購買の照会 アクションを使用して、発注書を 外部レビュー中 の状態に設定できます。
仕入先コラボレーション モジュールを使用できるよう設定されている仕入先は、ポータルで発注書を確認、承認、または却下できます。 このレビュー プロセス中、発注書は 外部レビュー中 の状態になります。 仕入先からの確認により Supply Chain Management で注文が自動的に確定されるよう、仕入先コラボレーション モジュールを構成できます。 このオプションを使用する場合は、確認書の処理を担当する仕入先コラボレーション バッチ ジョブから承認された発注書の確認をスケジュールしてください。 代わりに、仕入先からの確認を受信した後、発注書を手動で確認できます。 仕入先が発注書を拒否する場合、この拒否と共に、拒否理由と変更提案もあわせて受信します。 この場合、発注書の状態は 外部レビュー中 のままです。
実際の確認の処理が完了する前に、注文の見積確認を生成するオプションもあります。 このオプションでは、仕入先と共有できるレポートが作成されます。 仕訳帳情報は、作成されません。
仕入先が注文に同意した後、次のステップは発注書が確定済みであることを記録することです。 確認 アクション、または 確認する アクションのどちらかを使用して、このステップを完了できます。 これらの両方のアクションでは、注文の承認状態が 確認済 に設定されます。 注文の確認により 2 つの追加のプロセスが開始されます。
- システムで確認された内容の正確なコピーを保存するため、仕訳帳が作成されます。 場合によっては、注文の変更を必要とし、更新された注文の確認後に追加の仕訳帳を作成します。 これらの仕訳帳を使用して、確認された注文のさまざまなバージョンの履歴を表示できます。
- 勘定配布が作成されこの機能が有効になっている場合、注文チェックと予算チェックが実施されます。 いずれかのチェックが失敗した場合、もう一度確認を実行する前に、発注書の変更を行う必要がありますというエラー メッセージを受信します。
仕入先は、購買に提供される支払い保証のいくつかのタイプを要求するかもしれません。 買掛金勘定プロセスでは、この保証を提供するためのさまざまなメソッドがあります。 例えば、支払い アクションでは、発注資金が確保され、この支払いは発注書に記録されます。
発注書の変更
状況によっては、承認済 または 確認済 の承認状態に達した後、発注書を変更する必要があるかもしれません。
発注書が変更管理プロセスを使用して作成された場合、または注文が 要求の変更 アクションを使用してすでに承認されているなら、その注文を再度呼び出して変更できます。 この場合、承認状態は ドラフト に戻り、その注文を修正できるようになります。 変更が終了した後、再承認のため発注書を再送信する必要があります。 購買ポリシー ページにある 発注書の再承認ルール ポリシー ルールを使用して、再承認を必要とする変更の種類を構成できます。
発注書明細行の注文数量の一部が配送された場合、発注書が ドラフト の時は注文数量を変更できません。 ただし、ドラフト 状態の発注書の明細行にある 出荷更新待ち の数量は変更できます。
注文が確認済になると削除はできません。 ただし注文した数量が受領されていない、または請求書が送られていないなら、全数量か発注残の数量をキャンセルできます。 それ以降の処理を防ぐため、確定 アクションを使用できます。
発注書のキャンセル
発注書をキャンセルするには、ヘッダーのキャンセルアクションを使用します。
数量が部分的に登録、入庫、または請求されている場合は、登録、入庫、請求されていない残余数量のみキャンセルできます。 続いて、注文数量がそれに従って減数されます。 明細行の数量が更新されると、明細行の状態も更新されます。 たとえば、明細行の元の数量は 5 の場合、3 の数量が入庫します。 この場合、取り消すことができるのは 2 だけです。 その後、明細行は入庫済の状態に更新されます。
注文明細行に配送残量が追加され、注文明細行の数量を超過している場合、キャンセルアクションによって超過数量がキャンセルされることはありません。 代わりに、残余数量があるため、明細行はオープン注文状態のままになります。 たとえば、明細行の元の数量が 5 の場合、配送残量は 7 となります。 注文がキャンセルされると、5 つの品目がキャンセルされ、在庫トランザクションには数量 2 が残ります。
発注書の明細行にある数量全体をキャンセルするには、明細行の配送残余数量をキャンセルする必要があります。 その後、明細行はキャンセルの状態に更新されます。
発注書に変更管理が行われている場合、注文または出荷残量のキャンセルなどの変更がワークフローシステムに送信され、プロセスが完了および在庫トランザクションがキャンセルされる前に、承認する必要があります。