割り当てルールのレコード分布を理解する
Dynamics 365 Sales では、割り当てルールにより、新規および更新されたリード、営業案件、インサイトが営業チームに自動的に配布または割り当てられます。 自動化されたプロセスにより、時間と労力を節約し、営業チーム全体の作業負荷を最適化します。
割り当てルールは、次の 2 つの方法のいずれかでこれらのレコードを配布できます: ラウンド ロビンまたは負荷分散。
- ラウンド ロビン配布で主に考慮される点は、販売者が最後にレコードを割り当てられた時期です。
- 負荷分散配布で主に考慮される点は、キャパシティ、または作業中のアクティブなレコードの数です。
定義によっては、負荷分散を優先するルールはラウンド ロビン基準を使用してレコードを販売者に割り当てる場合があります。
それらと、他の基準—販売者のワークロードやスケジュールなど—がレコードの割り当て方法にどのような影響を与えるかを理解することが重要です。
セグメントと割り当てルールは、作業割り当て機能の一部です。 作業割り当ては営業アクセラレータのバージョン 9.1.23074.10021 で利用可能で、異なる地域で段階的に展開されます。 作業割り当ての詳細情報。
ラウンド ロビン配布
ラウンド ロビン割り当ては、ルールの基準を満たす販売者間で新規または更新されたレコードを公平に分配します。 新しいリード、営業案件、またはインサイトを最も長く待った販売者に、手動またはアドインによって割り当てられたレコードを含むレコードが提供されます。
注意Note
ラウンドロビン アルゴリズムを使用した販売者の割り当て順序は、ルール レベルではなく組織レベルで保存されます。
ラウンド ロビンの配布基準を理解するためにいくつかの例を見てみましょう。
シナリオ 1
午後 1:33 にリードがシステムに入ります。 割り当てルールで定義された選択条件に基づき、3 人の販売者が潜在的にリードで作業できます:
| 販売者 | 最後に割り当てられたリード |
|---|---|
| Miriam | 10:02 AM |
| Sanjay | 10:31 AM |
| Susana | 11:17 AM |
Miriam の最後の割り当ては Sanjay と Susana よりも前です。 彼女が最も長く待機しているため、リードが彼女に割り当てられ、彼女の最終割り当て時間が更新されます。
午後 1:50 に別のリードがシステムに入ります。 今回は、Miriam と Sanjay だけが作業に必要な属性を持っています:
| 販売者 | 最後に割り当てられたリード |
|---|---|
| Miriam | 1:33 PM |
| Sanjay | 10:31 AM |
しかし今回は、Sanjay は Miriam よりも長く待機しています。 Sanjay がリードを獲得します。
シナリオ 2
Miriam、Sanjay、Susana という 3 人の販売者がいると仮定します。 レコードを割り当てるための一連のルールが作成されます。 最初の順番は Miriam、Sanjay、Susana です。
- ルール 1 では、Miriam に着信リード 1 を割り当てます。 最初の順番は Miriam、Sanjay、Susana です。
- ルール 2 では、次のリード 2 を Sanjay に割り当てます。 順番は Susana、Miriam、Sanjay になりました。
- ルール 3 では、リード 3 を Susana に割り当てます。 最後の順番は Miriam、Sanjay、Sanjay、Susana です。
- ここで、アプリケーションに新しいリードが入り、ルール 1 によりリード 4 が Miriam に割り当てられます。
ただし、ルール 1 のみが Miriam にレコードを 2 回連続して割り当てていることに気付いたかもしれません。 これは、レコードの割り当て順序がルール レベルではなく組織レベルで保存されるためです。
シナリオ 3
Miriam、Sanjay という 2 人の販売者がいると仮定します。 レコードを割り当てるためのルールが作成されます。 最初の順番は Miriam、Sanjay です。
これで、リード 1 がミリアムによって生成された場合、彼女が自動的にその所有者になります。 その結果、ルールが実行されると、Miriam がすでに所有者であり配布リストの一部であるため、リードは Sanjay に割り当てられます。 新しい割り当て順序はミリアムとサンジェイに変更されます。
これは、販売者が新しいレコードを作成するたびに、その販売者が配布リストに自動的に含まれるためです。 これは、将来のレコードの割り当て順序に影響します。
負荷分散配布
負荷分散割り当てはルールの基準を満たす販売者を探し、より多くの作業を引き受けることができる販売者にレコードを提供します。 この方法により、すべての営業担当者が作業を公平に担当できるようになり、不均一な作業負荷が軽減されます。
負荷分散配布を理解するために例を見てみましょう。
リードがシステムに入ります。 割り当てルールで定義された選択条件に基づき、3 人の販売者が潜在的にリードで作業できます:
| 販売者 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana は現在、Miriam や Sanjay よりも多くの作業を処理できます。 スザナがリードを獲得し、彼女の対応可能なキャパシティは 14 になりました。
この例を続け、Miriam、Sanjay、Susana が全員、次に受信する数件のリードを潜在的に作業できると仮定します。
2 つの新しいリードがシステムに入ります。 Susana にまだ最も対応可能キャパシティがあるため、リードは彼女に割り当てられます。 その後、対応可能なキャパシティは次のようになります:
| 販売者 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
もう 1 つリードがシステムに入ります。 Sanjay と Susana は同様に対応可能です。 Susana がより最近リードを獲得したため、ラウンド ロビン基準に基づいて新しいリードは Sanjay に割り当てられます。 対応可能なキャパシティは次のようになりました:
| 販売者 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
ミリアムは 3 つのリードを閉じ、対応可能なキャパシティを13に増やします。 新しいリードがシステムに入ります。 現在 Miriam に最も多くキャパシティがあるため、彼女に割り当てられます。
その他の配布規準
割り当てルールは、ラウンド ロビンと負荷分散配布のどちらを選択するかに応じて、さまざまな方法で公平性を優先します。 ただし、レコードを割り当てる必要がある場合に考慮される点は公平性だけではありません。 販売者がより多くの作業を引き受けられるかどうか—つまり販売者のワークロードと作業スケジュールを検討することもできます。
販売者のワークロードを考慮する
割り当てルールの定義では、販売者のキャパシティに基づいてレコードの種類を割り当てるを選択できます。 このオプションでは、レコードを作業できるキャパシティのある販売者にのみレコードが配布されます。 誰もキャパシティがない場合、レコードは割り当てられないままになります。
同じ日の後刻、営業チームをもう一度見てみましょう。
新しいリードがシステムに入ります。 割り当てルールで定義された選択条件に基づき、4 人の販売者が潜在的にリードで作業できます:
| 販売者 | 最後の割り当て | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 PM | 12 |
| Susana | 2:57 PM | 4 |
| David | 3:02 PM | 1 |
| Miriam | 2:35 PM | –2 |
ラウンド ロビン配布のみでは、Miriam が他の人よりも長く割り当てを待っているため、リードを獲得することになります。 しかし、販売者のキャパシティに基づいてリードを割り当てるとルールに指定しており、Miriam の現在の対応可能キャパシティは -2 です。 Sanjay は次に長く待機していますが、対応可能なキャパシティは 0 です。 リードは Susana に行きます。
ゼロ以上の対応可能キャパシティを持つ基準を満たす販売者がいない場合、リードは割り当てられないままになります。
販売担当者の作業スケジュールを考慮する
割り当てルールの定義では、販売者が N 時間以内で対応可能な場合に割り当てるを選択できます。N は 1 から 120 までの整数です。 このオプションは、作業スケジュールが選択した時間内に対応可能と表示されている販売者にのみレコードが配信されます。 誰も対応できない場合、レコードは割り当てられないままになります。 営業担当者の空き時間を設定する方法について説明します。
このルールでは、まず割り当ての優先度 (負荷分散またはラウンド ロビン) で一致した販売者が考慮され、次に誰が対応可能かによって、現在から最大可能時間までが考慮されます。
次の図に示すように、一致した販売者は、作業スケジュールに基づいて 24 時間ごとの 6 つのバケットに分割されます。 最初のバケットに該当する販売者がいない場合は、負荷分散配布が優先されている場合でも、ラウンド ロビン配布が負荷分散に優先します。 ルールはバケットを上から下に評価し続けます。 空でないバケットを検出すると、ルールはラウンド ロビン基準に基づいてリードをバケット内の販売者に分配します。
販売者の作業スケジュールがレコードの割り当てにどのような影響を与えるかを理解するための例を見てみましょう。
割り当てルールでラウンド ロビン配布を優先し、48 時間の時間制限を設定します。
金曜日の夜、Web サイトの問い合わせフォームから新しいリードがシステムに入ります。 数人の販売者が割り当てルールの基準を満たしていますが、現在作業している販売者はいません。 次に、ルールは 24 時間以内に対応可能な販売者の照合を考慮します。 その日は土曜日です。 通常であれば Sanjay は作業していますが、カレンダーでは休暇中となっています。 他に対応可能な販売者がいないため、ルールは次の 24 時間を確認します。 日曜日も誰も作業していません。 ルールは 48 時間の制限に達したため、リードは割り当てられないままになります。 制限時間が 60 時間だった場合、リードは月曜日の朝に対応可能な最初の販売者に割り当てられました。
使用例
販売者の可用性とワークロードがラウンド ロビンと負荷分散配布にどのように影響するかを理解するため、さらにいくつかの例を詳しく見てみましょう。 ルーティング時の販売者可用性については、次の表記を使用します。
- 0D - 現在利用可能
- 1D - 24 時間以内で最も早く利用可能
- 2D - 24～48 時間以内で最も早く利用可能
- 3D - 48～72 時間以内で最も早く利用可能
- 4D - 72～96 時間以内で最も早く利用可能
- 5D - 96～120 時間以内で最も早く利用可能
例 1: ラウンド ロビン、販売者の可用性のみを考慮する
ルールは次の販売者と一致しました:
| 販売者 | 空き時間 | 最後に割り当てられたリード |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 PM |
| Maya | 1D | 2:15 PM |
| Vivek | 0D | 3:02 PM |
| Maria | 2 日間 | 3:10 PM |
| Sal | 0D | 2:29 PM |
Vivek と Salの 2 人の販売者が最初に対応可能です。 Vivek は Sal よりも最近リードを獲得したため、ルールはリードを Sal に分配します。
次に入ってくるリードは Vivek に割り当てられ、次に Sal といった具合に、一致する販売者の可用性が変わるまで割り当てられます。 販売者のキャパシティは考慮されません。
例 2: 負荷分散、販売者の可用性のみを考慮する
先程と同様、ルールは次の販売者と一致しました:
| 販売者 | 空き時間 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2 日間 | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
この場合も Vivek と Sal が最初に対応可能です。 今回は、Vivek のキャパシティが高いため、ルールは彼にリードを分配します。
次に入ってくるリードは、Vivek のキャパシティが Sal のキャパシティを下回るまで彼に割り当てられます。 続くリードは、Sal に Vivek のキャパシティを下回るまで割り当てられ、一致する販売者の可用性が変わるまで続きます。 このシナリオでは、販売者のキャパシティは考慮されません。 Vivek と Sal のキャパシティは、他の人よりも先に対応可能である限り、ゼロ未満になる可能性があります。
例 3: 負荷分散、販売者の可用性およびキャパシティを考慮する
再度、ルールは次の販売者と一致しました:
| 販売者 | 空き時間 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2 日間 | 10 |
| Sal | 0D | 12 |
割り当てルール定義で販売者のキャパシティに基づいてリードを割り当てるが選択されているため、最初に対応可能であってもルールは Vivek と Sal を無視します。 これで、Burt、Maya、Maria が残ります:
| 販売者 | 空き時間 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2 日間 | 10 |
Burt と Maya は Maria の前に対応可能なため、Maria は考慮から除外されます:
| 販売者 | 空き時間 | 使用可能なキャパシティ |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
このルールは負荷分散を優先するように構成されています。 ただし、負荷分散配布は、ルーティング時に対応可能な販売者に対してのみ機能します。 現在 Burt と Maya は対応可能でないため、ルールは代わりにラウンド ロビン基準を使用します。
キャパシティは考慮されなくなったため、ルールは誰がリードをより長く待っているかを考慮します:
| 販売者 | 最後に割り当てられたリード |
|---|---|
| Burt | 2:37 PM |
| Maya | 2:15 PM |
ルールはリードを Maya に割り当てます。 次に入ってくるリードは Burt に割り当てられ、次に Maya といった具合に、一致する販売者の可用性が変わるまで割り当てられます。