発注書の年度末決算処理
この記事では、発注書年末処理を実行するために必要な手順と設定について説明します。
発注書年末処理では、予算 モジュールを使用している組織は、年末の決算時に未決済の発注書を転送することができます。 この移動の間、予算登録では決算年度予算が解放され (または取り消され)、次のオープン期間に新しい行が作成されます。 発注書の勘定日付と財務配賦の日付が更新されます。
プロジェクトの発注書も含め、一般会計で発注書に対する未決済残高を記録しておけば、各会計年度末に一般会計元帳と予算予約に対する決算エントリを作成できます。 新しい会計年度が始まったら、開始エントリを作成し、未決済予算と予算予約を正しく記録することができます。 これらの入力は、発注書による予約金が期末財務諸表および予算管理に正しく記録されることを保証するものです。 詳細情報については、発注書の債務について をご参照ください。
プロジェクトの場合、新会計年度に分配金が割り当てられる勘定は、一般会計モジュールの発注書期末処理ページで定義された勘定です。 これはプロジェクト管理と会計モジュールの元帳転記設定ページで定義されている勘定科目ではありません。
一般予算予約を使用している公共機関の場合は、一般予算予約の確定 (公共機関)と一般予算予約情報の新年度への繰越 (公共機関)を参照してください。
注意
一般予算の予約は、公共機関の構成キーが有効な場合にのみ利用できます。
部分的に請求書が発行された発注書の場合、請求書が発行されていない金額のみがクローズされ、次年度に再開されます。
発注書のクローズと会計年度のクローズは別のプロセスです。 発注書は通常、会計年度が終了する前にクローズされます。 年度末決算の詳細については、年度末決算をご覧ください。
注意
(FRA) フランスの公的機関も、新会計年度にコミットメントを作成または更新することができます。 詳しくは、(FRA) コミットメントについて (公共部門)と(FRA) 年度末の発注書とコミットメントの処理 (公共部門)をご覧ください。
前提条件
発注書年末処理を開始する前に、以下の前提条件を設定しておく必要があります。
予算管理の有効化
予算管理は、発注書に対して割り当てが作成されたときに有効になる場合がよくあります。 このプロセスを使用するために予算管理を有効にする必要はありません。 ただし、予算の登録項目は予算管理が有効な場合にのみ作成されます。
予算年度末の処理と繰越オプションは、予算管理が有効になっている場合にのみ使用できます。 詳細については、予算管理の概要を参照してください。
債務設定プロセスの有効化
債務のプロセスを有効にするには、一般会計に発注書を記録する前に、また発注書の期末処理を実行する前に、請求書発行プロセスを有効にする必要があります。 詳細については、債務の発注書を参照してください。
転記定義の設定
転記の定義ページで、必要に応じて購買モジュールの以下の転記定義を設定します:
- 年度末の発注書 - この転記定義は、終了する会計年度の発注書に対する未決済の予算引当金と未決済の予算引当金を取り崩し、一般会計の年度末決算エントリを作成するために使用されます。
- 発注書の未使用分 – この転記定義は、一般会計に債務がどのように計上されるかを定義するものです。 また、新会計年度には、年末の決算エントリを取り消し、一般会計の支出を再設定するために使用されます。
詳細については、転記の定義を参照してください。
トランザクションの転記タイプに転記定義を割り当てる
取引転記の定義ページを使用して、転記定義を対応する取引転記定義に割り当てます。 また、特定の転記定義を使用する前に、起点となるトランザクションが満たすべき基準を定義することもできます。
購買モジュールで以下の取引転記タイプを選択し、転記の定義ページの手順に従ってください:
- 年末締め発注書 – 発注書年度末に作成された転記定義を選択します。
- 発注書 – 債務の発注書に使用される転記定義を選択します。
年度末処理のオプション
以下の期末処理オプションのいずれかを選択して、終了する会計年度で債務の発注書をクローズし、新しい会計年度で再エンコードします。
注意
選択した年末処理オプションは、選択したすべての発注書の未決済残高に使用されます。 公共機関の構成キーが有効な場合、基金ページで選択した特定の資金について、選択を上書きして別の年末処理オプションに置き換えることができます。
| オプション | 債務発注書のクローズとオープンの手順 |
|---|---|
| 処理を実行して予算を繰り越さない | クローズの手順:
オープンの手順:
|
| 処理を実行して予算を繰り越す | メモ: このオプションは、予算管理が有効になっている場合にのみ利用できます。 クローズの手順:
オープンの手順:
|
発注書年末処理の準備
注意
発注書年末処理を実行する前に、予算管理構成の使用可能な予算資金タブで繰越額を含めるパラメーターを有効にする必要があります。
発注書の期末処理中に発注書を検索できるようにするには、以下の条件を満たす必要があります:
- 発注書は確認済みの状態、または予約された予算値 (債務) を持っています。
- 発注書が未決済または一部請求済みであること。
- 発注書の承認ワークフローが完了します。
- 発注書に対する請求書の下書きは存在しません。 下書き請求書が存在する場合は、年末処理を開始する前に削除または転記する必要があります。
- 購入ステータスは入荷待ちまたは受領済みです。
- 発注書の最後の会計イベントは、発注書年度末に選択された会計年度になります。 たとえば、2023 年を選択した場合、最後の会計イベントの会計日は 2023 年でなければなりません。 そうでない場合、発注書は除外されます。
- 現在の会計年度と来期の会計年度がオープンとなります。
発注書を選択し、発注書の年末処理を実行します
一般会計>定期>会計年度決算>発注書年度末処理 に移動します。
ウィンドウの下部で、発注書の取得を選択します。
表示されるクエリ ダイアログ ボックスで、年末処理に含める発注書の条件を定義します。 基準には、日付、日付範囲、仕入先口座、発注書タイプ、発注書残高、財務分析コードが含まれます。 終了したら OK を選択します。
発注書年末処理ページでは、ペイン下部にクエリの結果が表示されます。 クエリの結果から特定の発注書のみを年末処理に含めるには、それぞれの発注書を含めるチェックボックスを選択します。 クエリー結果からすべての発注書を含めるには、すべてを含めるを選択します。 すべての発注書の選択を解除するには、すべて除外するを選択します。 選択された発注書に対する債務は、終了する会計年度に取り崩されます。 その後、新しい会計年度で使用できるようになります。
ヒント
発注書を表示するを選択すると、発注書の詳細を見ることができます。 また、サブ帳簿の仕訳帳を表示するを選択すると、個々の発注書に対して生成される期末決算と期首のエントリーを表示することができます。
年末オプション フィールドで、発注書の処理方法を選択します。
予算年度末の処理と繰越オプションを選択した場合は、元の予算コードを選択します。 このコードは、決算会計年度に行われる予算調整に使用されます。 選択したコードにワークフローが選択されていません。 選択されていない場合、ワークフロー承認のために年末処理が停止します。
予算年度末の処理と繰越オプションを選択した場合は、繰越予算コードを選択します。 このコードは、新しい会計年度に行われる予算調整に使用されます。 選択したコードにワークフローが選択されていません。 選択されていない場合、ワークフロー承認のために年末処理が停止します。
カレンダーフィールドと会計年度フィールドの既定値を確認します。 このページでは、選択した会計年度を直接変更することができます。 ただし、選択した会計カレンダーを変更するには、元帳ページを使用する必要があります。
カレンダー名を選択すると、会計カレンダーのページを開くことができます。 ここでは、会計カレンダーの説明を見ることができます。 また、会計カレンダーに含まれる会計年度を表示することもできます。
クロージング パラメーターフィールドの既定値を確認し、必要に応じて変更します。
- 会計日付フィールドは、選択した会計年度の最終日を指定します。 この値を変更することはできません。
- 種類フィールドは通常、会計取引の記録に使用できる期間については運営に設定されます。 決算エントリーを区切るために決算期間を使用している場合は、決算を選択できます。
- タイプとして決算を選択した場合は、使用する決算期間を選択します。
オープン パラメーターフィールドの値を確認します。 これらの値は変更できません。
- 会計日付フィールドは開始会計年度の初日を指定します。
- 期間 フィールドは、開始会計年度で 運営 のタイプを持つ最初の期間を指定します。 このタイプの期間は会計トランザクションを記録するために使用されます。
発注書年末処理を実行する準備ができたら、プロセスを選択します。
メッセージを受信した場合は、必要な修正を行ってください。 その後、影響を受ける発注書に対して再度プロセスを実行します。
重要
前会計年度と当会計年度に作成された予算登録項目をレビューし、年末の支払債務決済プロセスの正確性を確認します。 予算登録エントリは、予算登録エントリ ページで確認できます。