仕入先銀行口座のワークフロー
仕入先の銀行承認ワークフローは、仕入先が送信する銀行データがセキュリティで保護され、財務的に準拠し、不正から保護されていることを保証します。 この機能は、未承認の変更を検出して防止することで、不正行為から生じるリスクを軽減します。 企業は、仕入先の銀行口座情報に対する変更を評価および承認し、提供された銀行の詳細が組織の標準とポリシーを満たしていることを確認できます。
仕入先の銀行口座ワークフローを有効にした場合、承認が必要なフィールド、およびワークフローをトリガするアクションを指定できます。
前提条件
この機能を使用するには、システムが次の要件を満たしている必要があります。
- 財務と運用アプリがバージョン 10.0.32 以上である必要があります。
- 仕入先銀行口座の変更提案ワークフロー という名前の機能を 機能管理 で有効にする必要があります。
仕入先銀行口座ワークフローの設定
仕入先銀行承認ワークフロー機能を設定するには、次の手順に従います。
買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定パラメーターの順に移動します。
全般 タブの 仕入先銀行口座の承認 FastTab で、次のフィールドを設定します:
[銀行口座の承認 (create) ] : Webクライアントを使用するか、データ エンティティを通じてレコードをインポートするかに関係なく、 Yes ですべての新しい銀行口座レコードの承認を要求するには、このオプションを設定します。 ユーザーが承認を必要とせずに、新しい銀行口座レコードを作成またはインポートできるようにするには、このオプションを いいえ に設定します。
銀行口座承認 (更新) : Webクライアントを使用してユーザーが既存の銀行口座レコードを更新するときに承認を要求 Yes このオプションを設定します。 (承認は、この FastTab のグリッドで IsEnabled チェックボックスが選択されているフィールドに対してのみ必要です)。 ユーザーが承認を必要とせずに、既存の銀行口座レコードのすべてのフィールドを更新できるようにするには、このオプションを いいえ に設定します。
データ エンティティの動作 (更新) : 選択 を使用して既存のレコードがインポートによって更新された場合に発生する動作を指定するために、次のいずれかの値を使用します。 この設定は、Web クライアントを使用して行う更新には影響しません。
- 承認なしの変更 : データ エンティティは、ワークフローを通じて変更を処理することなく、すべてのフィールドの値を更新します。
- 変更の否 : データ エンティティは、保護されたフィールドの値を更新されません。 保護されたフィールドの更新が含まれる場合、インポートは失敗します。
- 変更提案の : データ エンティティは、保護されていないフィールドの値を更新し、提案された変更として、保護されたフィールドの新しい値を追加します。 データ エンティティはワークフローを自動的に開始しません。必要に応じて提案された変更を送信してください。
仕入先の銀行口座フィールドの一覧で、承認を必要とする各フィールドの IsEnabled チェックボックスを選択します。
アクション ウィンドウで、保存を選択します。
買掛金勘定 > 設定 > 買掛金勘定ワークフローの順に移動します。
アクション ウィンドウで 新規を選択します。
ワークフローの作成 ダイアログボックスで、仕入先に対する提案済み変更内容に対するワークフロー承認 を選択します。
ワークフロー エディター アプリがコンピュータで開きます。 必要に応じてワークフローを設計するにはこれを使用します。 エディターの使用方法の詳細については、ワークフロー システムの概要 と関連記事を参照してください。
新しい仕入先銀行口座の追加と承認のための送信
Web クライアントを使用して、新しい仕入先銀行口座を追加し、承認のために送信するには、次の手順に従います。
- 買掛金勘定 > 仕入先 > すべての仕入先 に移動します。
- 銀行口座を設定する仕入先を選択します。
- アクション ウィンドウにある 仕入先 タブの 設定 グループで、銀行口座 を選択します。
- 仕入先の銀行口座 ページのアクション ウィンドウで 新規 を選択して銀行口座を作成します。
- すべての必須フィールドに入力します。
- レコードの作成が終了したら、保存 を選択します。
- アクション ウィンドウで ワークフロー > 送信 を選択して、新しい銀行口座の詳細を承認のために送信します。 新しい銀行口座レコードは、承認者が承認するまで使用できません。
既存の仕入先銀行口座レコードの更新と承認のための送信
Web クライアントを使用して、既存の仕入先銀行口座を編集し、承認のために送信するには、次の手順に従います。
買掛金勘定 > 仕入先 > すべての仕入先 に移動します。
銀行情報を更新する仕入先を選択します。
アクション ウィンドウにある 仕入先 タブの 設定 グループで、銀行口座 を選択します。
仕入先の銀行口座 ページの一覧ウィンドウで、編集する口座を選択します。 次に、アクション ウィンドウで 編集 を選択します。
必要に応じてフィールドを編集します。 更新時に承認が必要な各フィールドには、(承認が必要) のマークが付きます。
レコードの編集が終了したら、保存 を選択します。
承認が必要なフィールドを少なくとも 1 つ更新した場合、アクション ウィンドウには次の 2 つの新しいボタンが表示されます: 提案済み変更内容 と ワークフロー。
- 提案済み変更内容を確認するには、アクション ウィンドウで 提案済み変更内容 を選択して、提案済み変更内容 ダイアログボックスを開きます。 フィールドに対して提案値を破棄するには、リストのそのフィールドの横にある 破棄 を選択します。 すべての変更を破棄するには、ダイアログボックスの下部にある すべての変更を破棄 を選択します。 完了後は、OK を選択して、ダイアログ ボックスを閉じます。
- 承認のために変更を送信するには、アクション ウィンドウで ワークフロー > 送信 を選択します。 保護されたフィールドに対する変更は、承認者が承認するまで更新されません。
新規または更新された仕入先銀行口座の承認ステータスのフォロー
すべての仕入先銀行口座レコードのヘッダーには、レコードの承認ステータスを追跡するために使用できる 確認ステータス フィールドが含まれます。 次の表に、表示可能な 確認ステータス 値とその意味を示します。
| 確認の状態 | Description |
|---|---|
| ドラフト | このステータスは、承認のためにまだ送信されていない新しい銀行口座レコードを示します。 |
| 承認 | このステータスは、すべての新規および更新された設定が承認された銀行口座レコードを示します。 |
| 承認済、提出されていない変更 | このステータスは、保護されたフィールドは編集されているが、まだ承認のために送信されていない、以前に承認された銀行口座レコードを示します。 |
| 承認済の保留中の変更 | このステータスは、保護されたフィールドは編集され、承認のために送信された、以前に承認された銀行口座レコードを示します。 |
ワークフロー履歴を表示し、承認中のレコードの進捗を追跡するには、アクション ウィンドウで ワークフロー > 履歴の表示 を選択します。
新規または更新された仕入先銀行口座の承認
レコードが送信されると、ワークフローは標準的なワークフロー プロセスに従います。 更新について適切な承認者に通知し、次のアクションを実行できる 仕入先の銀行口座 ページが表示されます。
- 既存の銀行口座レコードを更新する場合、承認者は、アクション ウィンドウで 提案済み変更内容 を選択することで、保護された各フィールドの現在および提案された値を表示できます。 承認者が変更を確認し、アクション ウィンドウで ワークフロー > 承認 を選択して承認します。 すべての承認が完了すると、システムはすべてのフィールドを提案値で更新します。
- 新しい銀行口座レコードの場合は、承認者がレコードを開き、仕入先の銀行口座 ページで銀行口座の詳細を確認し、ワークフロー > 承認 を選択して、新しいレコードを承認する必要があります。 すべての承認が完了すると、新しい銀行口座が使用可能になります。
- 新規または更新されたレコードを却下するには、アクション ウィンドウで承認者が ワークフロー > 却下 を選択します。 レコードは、送信前の確認ステータス (ドラフト または 承認済み、変更を送信していません) に戻り、必要に応じて編集および/または再送信できます。 (レコードを再送信するために、ユーザーはアクション ウィンドウで ワークフロー > 再送信 を選択します。)
- 承認を別の承認者に委任するために、承認者は、アクション ウィンドウで ワークフロー > 委任 を選択できます。
- 進行中のワークフローをキャンセルするには、どのユーザーもアクション ウィンドウで ワークフロー > キャンセル を選択できます。 レコードは、送信前の確認ステータス (ドラフト または 承認済み、変更を送信していません) に戻り、必要に応じて編集および/または再送信できます。 元の送信者は、エラーを修正するためにこの機能を使用する場合があります。