仕入先の支払提案を自動化する
定期的なスケジュールで仕入先に支払いを行う組織は、仕入先の支払い提案を作成するプロセスを自動化することができます。 仕入先の支払い提案の自動化では、次の詳細情報を定義します :
- 支払提案の実行タイミング
- 支払対象の請求書の選択に使用する基準
- 支払結果が保存された仕入先支払仕訳帳の内容
支払い提案の自動化によって支払が自動的に転記されることはありません。 したがって、作成された支払の承認に現在使用している検証とワークフロー プロセスは、そのまま使用することができます。
メモ
この機能を使用するには、仕入先支払提案の自動化 機能を 機能管理 で有効化する必要があります。
仕入先の支払提案の生成定義
仕入先の支払提案の自動化には、プロセス自動化フレームワークを使用します。 様々な業務プロセスは、このフレームワークを使用して選択されたプロセスの繰り返し処理を定義します。 仕入先の支払提案は、買掛金勘定 > 支払設定 > プロセスの自動化にて自動化にアクセスできます。
まず、自動化オプション 新規プロセスの作成 を使用し、 仕入先支払提案 を選択します。 表示されたウィザードに従って仕入先支払提案の設定をします。
全般 ページ
ウィザードの 一般 ページで、作成する仕入先支払提案の名前を入力します。 たとえば、月曜に国内のすべての仕入先に小切手で支払う場合は、国内小切手などのわかりやすい名前を入力します。 入力した名前は、仕入先の支払 ワークスペースの [週ごとのプロセス自動化] ビューに表示されます。
次に、作成された支払仕訳帳の所有者を定義します。 一般的には、所有者は買掛金勘定の支払係で、支払仕訳帳の作成後の処理を担当します。
ページの残りの設定は汎用的なものであり、このバージョンの仕入先支払提案の発生パターンの定義に使用されます。 たとえば、月曜日に小切手の支払いが発生する場合は、これを毎週実行するように定義でき、実行曜日に月曜日を選択することができます。 また、翌営業日の開始前にプロセスの自動化が完了するよう、AM 2:00 などの早いスケジュール時間を入力することも可能です。
仕入先の支払い提案が処理されるタイミングの定義に、ウィザードを使用することを理解しておくことが重要です。 仕入先支払の生成、印刷、転記の定義はされていません。 週単位のビューでは、発生パターンで選択された日に、仕入先支払い提案のプロセス自動化が表示されます。
全般ページのその他フィールドに関する詳細については、「プロセスの自動化に関するドキュメント」を参照してください。
仕入先支払提案ページ
ウィザードを次のページに進めると、仕入先支払提案 ページが表示されます。 支払対象の仕入先請求書を選択する基準の定義に使用されます。 通常は、仕入先支払仕訳帳の支払提案に同じオプションがあります。 ただし、いくつかの例外があります。 たとえば、支払提案日は、提案が実行されるたびに変更されるため、このページの日付はすべて相対日付として定義する必要があります。
仕訳帳名
仕訳帳名 フィールドでは、仕入先の支払が作成される仕訳帳名を定義しています。 仕入先支払提案の自動化を行った結果、定義した仕訳帳で支払が作成されますが、仕訳帳の転記はされません。
開始日と終了日
"開始" 日付と "終了" 日付を定義する代わりに、期日または現金割引日に基づいて請求書を選択するには、終了日付の条件 オプションと 終了日に使用する日数調整フィールドを使用して、[終了日] を定義する必要があります。 支払提案の自動化には、"開始" 日付の概念はありません。
既定では、終了日付の条件 オプションは いいえに設定されてい ます。 この既定値を使用すると、"終了日" が定義されていないため、プロセスの実行時にすべての請求書を選択して支払います。
日付条件の定義 オプションを はい に設定した場合は、終了日に使用する日数調整フィールドを使用して、請求書が選択された日を、処理が実行される日の前後の指定された日数として定義します。 正の数、負の数、または 0 (ゼロ) を指定できます。 これにより、期日 (現金割引日) が、処理が実行される日の前後に指定された日数の場合に請求書が支払われます。 例えば、金曜日までに支払期限のあるすべての請求書に対し、一連の支払は水曜日に小切手ですべてのベンダーへの支払いを作成します。 この場合は、終了日に使用する日数調整を2に設定します。 3月25日の水曜日に支払提案の生成が実行された場合、3月27日までに支払期日または現金割引日があるすべての請求書が支払対象として選択されます。
最短支払期日
最短支払期日では、支払の作成時に使用される最も早い日付です。 支払の最小期日の基準オプションを はい に設定する必要があります。 この設定により、支払の最小期日の機能を使用できるようになります。 このオプションを はい に設定した場合は、終了日に使用する日数調整 フィールドを使用して、プロセスが実行される日の前後に指定された日数を最小支払日として定義します。 正の数、負の数、または 0 (ゼロ) を指定できます。 たとえば、一連の支払いで水曜日の支払いを生成し、その前の月曜日が最小支払日となっているすべての支払いを含めます。 この場合は、最小支払日に使用する日数調整を -2 に設定します。
以下の例では、"終了" 日のフィールドと最小支払日の組み合わせを示しています。 支払提案の自動化は水曜日に実行されるように設定されています。 終了日に使用する日数調整フィールドは 1 に設定されており、期日に基づいて "終了" 日付を定義するよう定義されます。 最小支払日に使用する日数調整が -2 に設定されています。 3月25日の水曜日に支払処理の自動化が開始された場合、3月26日の水曜日までに支払期限に達するすべての請求書が支払提案書に含まれます。 支払提案は次の方法で生成されます :
- 期日が3月23日以前の請求書には、支払日として3月23日が設定されます。
- 期日が3月24日となっている請求書には、支払日として3月24日が設定されます。
- 期日が3月25日となっている請求書には、支払日として3月25日が設定されます。
- 期日が3月26日となっている請求書には、支払日として3月26日が設定されます。
集計済支払日
集約された支払日は、請求書の支払方法の期間フィールドが 合計に設定されている場合にのみ使用されます。 支払方法の 期間 フィールドが 合計 に設定されている場合は、集約された支払日の基準を定義する オプションを はい に設定する必要があります。 このオプションを はい に設定した場合は、集約された支払日に使用する日数調整 フィールドを使用して、プロセスが実行される日の前後に指定された日数を集約された支払日として定義します。 正の数、負の数、または 0 (ゼロ) を指定できます。 この例では、この一連の処理では水曜日に支払いを発生させるため、水曜日にまとめて支払いを作成したいと考えています。 この場合は、集約された支払日に使用する日数調整を 0 に設定します。
対象に含めるレコード
フィルター オプションは、支払い提案に対して定義することができます。 フィルターが定義されている場合、フィルター条件はウィザード ページに表示されません。 再度フィルターを開くことで表示することができます。
提案の残りのフィールドは、仕入先の支払仕訳の支払提案と同様に機能します。 その他のフィールドの詳細については、支払提案を使用した仕入先支払の作成を参照してください 。
メモ
一部の国/地域固有のフィールド、および一部の公的部門のフィールドは、仕入先支払提案の自動化に対応していません。
組織にとって自動化が有益かどうかを、要件に基づいて評価することを推奨します。
仕入先の支払提案の自動化の結果を表示する
一連の仕入先支払提案の自動化を作成後は、各支払の発生が自動化されたプロセスの週単位のビューに表示されます。 仕入先支払については、仕入先支払 ワークスペースとプロセスの自動化 ページの両方に、自動化されたプロセスの週単位のビューが追加されました。
仕入先支払 ワークスペースのプロセス自動化に関する週単位のビューには、自動化された仕入先支払提案のみが表示されます。 ここには、サインインしたユーザーがセキュリティ権限を持つすべてのエンティティについて、その週に発生したすべての支払いを表示します。 たとえば、買掛金の支払係が USMF 社と USMF 社の支払を担当している場合、これら 2 つの会社に対して発生した自動化された仕入先支払提案が表示されますが、その他の会社に対しては表示されません。
それぞれの支払いが発生する度に、支払仕訳帳が作成された会社または作成される会社が表示されます。 支払の集約を使用して支払が作成される場合、表示されている会社は、支払いが作成される会社となります。 この発生によって、どの会社の請求書が支払われるかがわかるわけではありません。
支払提案の識別が容易にできるよう、発生した支払いの名前も表示されます。
さらに、それぞれの発生した支払いの状態が表示されます。 次のステータスが使用されます。
- [ 済] : 支払提案はスケジュールされますが、まだ実行されていません。
- [ ] : 支払提案は実行されましたが、エラーが発生しました。 エラーを表示するには、結果の表示 ボタンを選択します。
- [完了 ] : 支払提案が正常に実行されました。 支払いを表示するには、支払いの表示 リンクを選択します。 このリンクを選択することで、発生した支払いによって作成された支払仕訳帳が開きます。
支払が作成された後は、仕訳帳の支払金額を表示できます。 金額は取引通貨で表示されます。 たとえば、支払仕訳帳に米国ドルとカナダ ドルの支払が含まれている場合は、各通貨での支払合計が表示されます。
支払仕訳帳は、プロセスの自動化で作成した後に削除することができます。 支払が完全に削除されると、次のイベントが発生します :
- 現在の週のプロセス自動化の状態は 完了 のままとなります。
- このプロセスによって支払合計が削除され、支払の表示 リンクが 結果の表示ボタンに置き換わります。
- 結果を表示すると、元の仕訳帳が削除されたことを示すメッセージが表示されます。
支払が削除されると、請求書は再び支払いに対してオープンとなります。 新たな支払いの発生を作成して、請求書の支払を再度行うことができます。
仕入先の支払提案を自動化を編集する
プロセス自動化フレームワークを使用すると、支払提案に対して作成された支払、シリーズ、支払いの発生を編集できます。 この一連の処理は、プロセスの自動化 ページ、または [週単位のプロセス自動化のビュー] から編集できます。 例えば、AP マネージャーが国内の仕入先に対するすべての小切手を月曜日ではなく水曜日に生成すると決定した場合、AP マネージャーは週単位のビューで支払いの発生を見つけて、一連の処理の表示/編集を選択することができます。 一連の処理を編集する場合、変更をすべての発生した支払いに対して行うか、新たに発生した支払いに対して行うかを指定するように求められます。 既に 完了となった履歴のある発生した支払い、またはエラー状態で終了した履歴は変更されません。
新たに発生する支払いを追加したり、既存の発生した支払いを変更することも可能です。 たとえば、次の支払提案は1月1日水曜日に実行するようにスケジュールされていますが、この日付は休日となっています。 プロセスの自動化の週単位のビュー、またはプロセスの自動化ページのいずれかから支払いの発生を変更することができます。 スケジュールの詳細と支払提案の基準を表示するページが開きます。 このページでは、スケジュールされた時刻と日付を編集できます。 変更が必要な場合は、支払提案の基準を編集することも可能です。 たとえば、支払予定日を1月1日から1月2日に変更した場合は、[終了日] の日付も変更する必要があります。
支払いの発生、または一連の繰り返し処理を無効にすることもできます。 この項目の発生を無効にして処理を中断するには、[プロセス自動化の週単位] のビューで当該の項目を選択し、無効 を選択します。 プロセスの自動化 ページで一連の処理を無効にすることができます。
自動化された仕入先支払提案のセキュリティ
自動化された仕入先支払提案に対して、次の職務と権限が追加されました。 これらの職務と権限は既定のセキュリティ設定に含まれていますが、組織の要件に基づいて変更することができます。 たとえば、AP マネージャーだけでなく、AP の支払係がスケジュールの繰り返しを編集および作成できる場合は、スケジュールの発生を保持する の職務を AP 支払係のロールを持つ担当者に割り当てます。
| 関税 | 役割 | 権限 |
|---|---|---|
| 一連のスケジュールの管理 | 買掛金勘定マネージャー | この役割は、次の権限を使用して、自動化された一連の支払提案および支払いの発生を作成、管理する権利を付与します。
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| 発生する支払いのスケジュールを照会する | 買掛金勘定支払係、買掛金勘定集中支払係 | この職務は、以下の権限を使用して、自動化された一連の支払提案と支払いの発生を作成、管理する権利を付与します :
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| 一連のスケジュールの照会 | None | この職務は、以下の権限を使用して、一連の設定と支払いの発生を作成、管理する権利を付与します :
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| スケジュールの発生管理 | None | この職務は、以下の権限を使用して、発生の作成と管理を行う権利を付与します :
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