ワークフローでの承認プロセスのコンフィギュレーション

[アーティクル]
10/02/2024

承認プロセスのプロパティをコンフィギュレーションするには、次の手順に従います。

承認プロセスを設定するには、ワークフローエディターで承認要素を右クリックし、プロパティをクリックして、プロパティフォームを開きます。

承認プロセスに名前を付ける

次の手順に従って承認プロセスの名前を入力します。

左ウィンドウで基本設定をクリックします。
名前フィールドに、承認プロセスの固有の名前を入力します。

ドキュメントをシステムで自動的に処理する条件を指定する

特定の条件が満たされる場合にドキュメントを自動的に処理するようにシステムをコンフィギュレーションできます。たとえば、合計金額が USD 100 未満の経費精算書は、システムによって承認することができます。ドキュメントをシステムによって処理する条件を指定するには、次の手順に従います。

左ウィンドウで、自動アクションをクリックします。
自動アクションの有効化を選択し、チェックボックスをオンにします。
条件の追加をクリックします。
条件を入力します。
必要に応じて追加条件を入力します。
入力した条件が正しくコンフィギュレーションされていることを確認するには、次の手順を実行します。
1. テストをクリックして、ワークフロー条件のテストフォームを開きます。
2. フォームの条件の検証領域でレコードを選択します。
3. テストをクリックします。システムによってレコードが評価され、定義した条件を満たすかどうかが判定されます。
4. OK またはキャンセルをクリックして、プロパティフォームに戻ります。
自動完了アクション一覧で、ドキュメントに対してシステムが実行するアクションを選択します。

いつ通知を送信するかを指定する

ドキュメントが承認、否認、委任、またはエスカレートされたときや、変更が依頼されたときに、ユーザーに通知を送信できます。通知の送信条件と、通知の送信先のユーザーを指定するには、次の手順に従います。

左ウィンドウで、通知をクリックします。
通知の送信するイベントの横にあるチェックボックスをオンにします。
- [ 委任] : 承認待ちでドキュメントが別のユーザーに割り当てられている場合。
- [エス / エスカレート] : 割り当てられたユーザーが割り当てられた時間内にドキュメントを実行していない場合。
- [承認 ] : ドキュメントが承認されると表示されます。
- [否 ] : ドキュメントが否認された場合。
- [変更 依頼] : 割り当てられたユーザーが提出されたドキュメントに対して変更を依頼した場合。
手順 2. で選択したイベントの行を選択します。
通知テキストタブをクリックします。
テキストボックスに、通知のテキストを入力します。
テキストをカスタマイズするには、プレースホルダーを挿入します。プレースホルダーは、ユーザーに表示されるときに、適切なデータに置き換えられます。プレースホルダーを挿入するには、次の手順に従います。
1. メッセージボックス内で、プレースホルダーを表示する位置をクリックします。
2. プレースホルダーの挿入をクリックします。
3. 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
4. 挿入をクリックします。
通知の翻訳を追加するには、翻訳をクリックします。表示されるフォームで、次の手順に従います。
1. 追加をクリックします。
2. 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
3. 翻訳テキストテキストボックスで、テキストを入力します。
4. テキストをカスタマイズするためには、プレースホルダーを挿入します。
5. 閉じるをクリックします。
受取人タブをクリックします。

通知の送信先ユーザーを指定します。次の表のいずれかのオプションを選択し、オプションの追加手順を実行してから、手順 10 に進みます。

オプション	通知の受信者	追加手順
参加者	特定のグループまたはロールに割り当てられたユーザー	参加者を選択した後、ロールベースタブをクリックします。参加者のタイプの一覧で、通知の送信先のグループまたはロールのタイプを選択します。参加者の一覧で、通知の送信先のグループまたはロールのタイプを選択します。
ワークフローユーザー	現在のワークフローに参加しているユーザー	ワークフローユーザーを選択したのち、ワークフローユーザータブをクリックします。ワークフローユーザーの一覧で、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー	特定のユーザー	ユーザーを選択したのち、ユーザータブをクリックします。通知の送信先のユーザーを選択して、これらのユーザーを選択されたユーザーリストに移動します。

手順 2. で選択したイベントごとに手順 3 ～ 9 を繰り返します。

最終承認者を指定する

ドキュメントを送信したユーザーも承認した場合に追加の承認を要求するには、承認ステップに最終承認者を指定します。

ワークフローエディターで承認要素を右クリックし、プロパティを選択して、プロパティフォームを開きます。
左ウィンドウで詳細設定をクリックします。
最終承認者の使用チェックボックスをオンにします。
最終承認者とするユーザーを一覧から選択します。

提出者によるワークフロー内のステップの承認の回避

ドキュメントを承認用に送信するユーザーが、自分自身でドキュメントを承認できないようにするには、次の手順に従います:

システム管理 > ワークフロー > ワークフローパラメーター > 全般 > 承認者に移動します。
ワークフローの 提出者による承認を許可しない 設定をはいに更新します。

既定では、この値は いいえ に設定され、承認ステップの割り当て設定にドキュメントが含まれている場合に、ドキュメントを承認できます。

ワークフローが 送信者による承認を禁止 するために設定されている場合、最終承認者が含まれる承認ステップは、承認を完了できないので、通常はワークフローにドキュメントを送信するユーザーが最終承認者の承認を行う必要があります。

期限の設定

承認プロセスを特定の時間内に完了する必要がある場合は、次の手順に従います。

メモ

これらのステップで選択するオプションは、個々の承認ステップの割り当ておよびエスカレーション領域で選択したオプションに上書きされます。

左ウィンドウで詳細設定をクリックします。
ワークフローの期限の設定要素チェックボックスを選択します。
期間フィールドで、承認プロセスをいつまでに完了する必要があるかを指定します。次のいずれかのオプションを選択します。
- [時間 ] : 承認プロセスを完了する必要がある時間数を入力します。続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- [ 日数] : 承認プロセスの完了日数を入力します。続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- [週 ] : 承認プロセスの完了週数を入力します。
- [ ] 選択承認プロセスの完了が必要な日と週を選択します。たとえば、承認プロセスを当月の第 3 週の金曜日までに完了する必要があるように設定できます。
- [年 ] 選択承認プロセスの完了が必要な日、週、および月を選択します。たとえば、承認プロセスを 12 月の第 3 週の金曜日までに完了する必要があるように設定できます。
時間制限を超過した場合は、システムによってドキュメントが処理されます。 アクションの一覧で、システムで実行するアクションを選択します。

ユーザーが実行可能なアクションを指定する

承認対象のドキュメントがユーザーに割り当てられた場合、そのユーザーはドキュメントを処理する必要があります。提出されたドキュメントに対してユーザーがどのアクションを実行できるかを指定するには、次の手順に従います。

左ウィンドウで詳細設定をクリックします。
ユーザーがドキュメントを承認できる場合は、承認チェックボックスをオンにします。
ユーザーがドキュメントを否認できる場合は、拒否チェックボックスをオンにします。
ユーザーがドキュメントに対する変更を依頼できる場合は、変更依頼チェックボックスをオンにします。
ユーザーが承認対象のドキュメントを別のユーザーに割り当てることができる場合は、委任チェックボックスをオンにします。

メモ

エンタープライズポータルの作業一覧からのアクションの有効化チェックボックスは使用されなくなりました。

承認ステップをコンフィギュレーションする

承認プロセスは、承認ステップで構成されます。承認プロセスにステップを追加し、そのステップをコンフィギュレーションするには、次の手順を実行します。

ワークフローエディターで、承認プロセスをダブルクリックします。ワークフローエディターに承認プロセスのステップが表示されます。
承認ステップを追加するには、ワークフロー要素領域からキャンバスにステップをドラッグします。
承認ステップをコンフィギュレーションするには、ワークフローの承認ステップのコンフィギュレーションを参照してください。

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