グローバル アドレス帳の概要

グローバル アドレス帳は、連携する会社のすべての内部および外部担当者と組織が格納されている必要があるマスター データに対する中央リポジトリです。 関係者レコードに関連付けられているデータには、関係者の名前、住所、および連絡先情報が含まれます。 その他の詳細は、関係者が個人か組織かによって異なります。 各関係者レコードは関係者に割り当てられ、各関係者は会社で 1 つまたは複数の関係者ロールに関連付けることができます。 関係者ロールには、顧客、見込顧客、作業者、ユーザー、仕入先、競合他社、申請者、および連絡先が含まれます。 たとえば、組織関係者ファースト アップ コンサルタントは、顧客、取引関係、および CEE 会社での仕入先ロールと関連付けられ、さらに CEU 会社における仕入先ロールにも関連付けられます。 この共有データの利点を次に示します。

• このデータは、人や組織が会社の他の分野とどのような関係を持っているかを示しています。 ある組織が仕入先と顧客などの複数の役割を持つ場合、2 つの組織の関係が変わります。 2 つの組織間の通信も変化します。 他の組織とのより緊密なパートナーシップを促進するために交渉できる特別協定がある可能性があります。
• 設定および管理がより簡単になりました。 たとえば、アドレスが変更されたときに、更新は 1 箇所のみで行う必要があります。 その他すべての関連付けられているレコードは自動的に更新されます。

法人であるグローバル アドレス帳の任意の当事者をグローバル アドレス帳から削除できない。 関係者 Delete ボタンは使用できません。

グローバル アドレス帳がどのように機能するか

次の図は、関係者レコード、関係者ロール、場所、およびトランザクションがアドレス帳とどのようにやり取りし、関連するかを示しています。 図が示すように、関係者レコードは 1 つ以上のアドレス帳に含めることができます。 各関係者レコードは、1 つ以上の場所や住所に格納でき、関係者ロールが割り当てられます。 パーティ レコードに割り当てられているロールには、それに関連付けられた特定のトランザクション タイプを割り当てることができます。 次のセクションでは、関係者ロール、場所、およびトランザクション タイプについて詳しく説明します。 次の図は、グローバル アドレス帳に関連して関係者、関係者の役割、場所、およびトランザクションが対話する方法をグラフで表したものです。

関係者ロール

関係者レコードに関連付けられているロールは、関係者ロールと呼ばれます。 パーティーの役割はいくつかあり、パーティーの両方のタイプ (個人と組織) に割り当てることができます。 各関係者ロールの定義を次に示します。

• 顧客 – 他の個人、会社、またはエンティティによって生産される商品やサービスを購入する個人、会社、または他のエンティティ。
• 見込顧客 – 法人にサービスや便益を提供する可能性のある当事者。
• 作業者 – 従業員または契約社員のロールを引き受け、サービスと引き換えに給与が支払われる個人。
• ユーザー – システムのユーザーになっている人物。
• 仕入先 – 支払いと引き換えに、1 社かそれ以上の法人に製品を供給する関係者。
• 競合他社 – 自社が提供する商品やサービスのような商品やサービスを提供する個人や組織。
• 申請者 – 組織内の業務をしたり、空席の職務を埋めるために、正式な書面または電子形式の要求を行う個人。
• 連絡先 – 組織の内部または外部のいずれかで、エントリを作成した個人。 このエントリでは、個人の住所、電子メール アドレス、電話や FAX 番号、および Web ページの URL などの情報を保存できます。

新しい関係者レコードを作成しています

グローバル アドレス帳にパーティ レコードを入力する方法は 2 つあります。

• ロールがわからないときに関係者レコードを作成する - パーティーレコードを作成るときにロール タイプがわからない場合 (例: 関係者が顧客か営業案件かわからない場合)、グローバル アドレス帳にレコードを作成します。 ロール タイプを後で選択することができます。
• ロールがわかっているときに関係者レコードを作成する - 関係者のロール タイプがわかっている場合、そのタイプに適切なページでレコードを作成できます。 たとえば、関係者が顧客である場合、顧客ページでレコードを作成します。 関係者のロール タイプのページを使用してレコードを作成および保存すると、レコードがグローバル アドレス帳で自動的に作成されます。

関係者ロールとトランザクション

業務プロセスの一部であるトランザクションについては、複数の関係者が各トランザクションに関連付けられている場合があります。 たとえばプロジェクト見積で参照する必要がある顧客です。

関係者の場所、住所、および連絡先情報

各関係者レコードの住所、場所および連絡先情報は、その相手に関連付けられているすべての関係者ロール間で共有されます。 したがって、この情報のいずれかが変更されると、それに応じて他のすべての関連レコードも更新されます。

場所とトランザクション

関係者が担うロールがトランザクションに含まれているとき、トランザクションの詳細が入力されると、その関係者の場所、住所、または連絡先情報にアクセスできます。