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データを整理するための重複データ検出ルールの設定

  • [アーティクル]

データの整合性を維持するには、システム内の重複レコードを減らすルールを設定することが適切です。 モデル駆動型アプリおよび Customer Engagement アプリ (Dynamics 365 Sales や Dynamics 365 Customer Service など) には、取引先企業、取引先担当者の既定の重複データ検出ルールを含みます。ただし、他の種類のレコードは対象外です。 システムで他のレコードの種類の重複データを検出するには、新しい重複データ検出ルールを作成する必要があります。

重複データ検出のルールの作成後は、ルールをオンにする必要があります。

  1. システム管理者、システム カスタマイザー、営業課長、営業担当副社長、マーケティング担当副社長、最高経営責任者のいずれかのセキュリティ ロール、または同等のアクセス許可を持っている必要があります。

    セキュリティ ロールを確認する

    1. ユーザー プロフィールを表示する で、次の手順に従います。

    2. 適切なアクセス許可を持っていない場合は? システム管理者に問い合わせてください。

  2. Power Platform 管理センターにサインインして、環境を選択します。

  3. 設定>データ管理>重複データの検出ルール を選択します。

    重複データ検出ルールの作成または管理

  4. 新しい重複データ検出ルールを作成するには、新規を選択します。 名前と説明を入力します。

    –または–

    公開されていない既存の重複データ検出ルールを編集するには、その重複データ検出ルールを選択します。

    –または–

    公開した重複データ検出ルールを編集するには、そのルールを選択します。 アクションメニューで、公開の取り下げを選択し、ルールを選択します。

  5. レコードを重複データとして識別するために使用する条件を選択します。

    1. 新しいルールを作成する場合は、次のようにします。

      • 重複データ検出ルールの条件セクションの基本のレコードの種類の一覧で、そのルールを適用するレコードの種類を選択します。 たとえば、取引先担当者を選択します。

      • 一致するレコードの種類ボックスで、比較するレコードの種類を選択します。 多くの場合は、基本のレコードの種類 と 一致するレコードの種類 に同じレコードの種類を使用します。 異なるレコードの種類も比較できるため便利です。 たとえば、取引担当者の電子メールフィールドと潜在顧客の電子メールフィールドを比較することがあります。

    2. 重複を検出するときにアクティブなレコードのみをルールで考慮する場合は、非アクティブな一致レコードを除外するチェック ボックスをオンにします。 重複検出ルールの条件がステータス フィールドに基づいている場合には、このチェック ボックスをオンにする必要があります。

    3. ルールで大文字と小文字を区別する場合は、大文字と小文字の区別チェック ボックスをオンにします。

    4. 基本のレコードの種類および一致するレコードの種類に対して異なるレコードの種類を選択した場合は、新しい条件のそれぞれについて、基本レコードのフィールド列で選択を選択し、次にフィールド名を選択します。 同じ行の一致するレコードのフィールド列で選択を選択し、次にフィールド名を選択します。

      - または -

      基本のレコードの種類および一致するレコードの種類に対して同じレコードの種類を選択した場合は、新しい条件のそれぞれについて、フィールド列で選択を選択し、次にフィールドを選択します。

    5. 同じ行の条件列で選択を選択し、次に演算子を選択します。 たとえば、完全な一致を選択します。

    6. 最初の文字が同じまたは最後の文字が同じを指定した場合は、文字数列で値の入力を選択し、比較する文字数を入力します。

    7. 重複データの識別時に空白フィールド (null 値) を等しいとみなすルールが不要な場合は、空白の値を無視するチェック ボックスをオンにします。

    重要

    重複データ検出ルールに含まれる条件が 1 つだけの場合、重複データ検出ジョブで空白値は無視され、ユーザーがオフラインの時は機能しません。

    選択可能な条件の数は、レコードのマッチコードに格納できる文字数によって制限されます。 条件を追加するときは、条件リストの下部に表示される現在のマッチコードの長さの値に注意してください。

    重複データ検出ルールの例。

  6. 条件の追加が終了後は、保存して閉じる を選択します。

  7. 新規または変更した重複データ検出ルールを使用できるようにするには、そのルールを選択し、公開を選択します。

    重複データ検出ルールを公開すると、そのルールに一致するレコードの種類のすべてのレコードに対してマッチコードが作成されます。 同じ基本のレコードの種類(たとえば、取引先企業)の 5 つルールだけを一度に公開できます。 この制限に達したら、既存ルールを削除または公開を取り下げる必要があります。

Note

  • 重複データ検出条件は、電子メールなど、一意の値を持つフィールドに設定することをお勧めします。
  • レコード タイプごとに、複数の重複データ検出ルールを設定できます。

関連項目

組織全体で 重複データ検出 ルールをオンまたはオフにする
重複レコードを検出するために一括システムジョブを実行する
取引先、連絡先、リードの重複レコードを結合する
開発者の ガイド: 重複したルールエンティティ