Cómo manejar reuniones

Del abstract del libro “How to manage meetings” de Alan Barker

 

Take aways:

 

· Las reuniones pueden tener varios propósitos: comunicar proyectos, resolver problemas, crear entusiasmo y solucionar diferencias.

· Una reunión efectiva es una que conduce hacia la acción. Nunca convoque una reunión “sólo para hablar”.

· Algunos grupos son formales y orientados a metas, mientras que otros son informales y más sociales. Las reuniones más efectivas son las que incorporan un poco de ambas.

· En la medida de lo posible, la reunión debe de incluir tomadores de decisiones.

· La reunión debe de tener una agenda comunicada previamente. Los tiempos deben de respetarse todo lo posible.

· Nunca permita secuestro de agenda, groserías, ni espectadores.

· Prepárese para la reunión si desea obtener resultados de la misma.

· Haga preguntas que le permitan aprender, motive a los participantes a hablar, impulse la reunión para que avance.

Cuando una reunión con cumple sus metas es por alguna de las siguientes causas:

· Son gerenciadas pobremente

· Son innecesarias. Por ejemplo, comunicar un decisión liviana que se puede enviar por correo electrónico.

· Los tomadores de decisiones no están presentes.

· La “parálisis por análisis” descarrila al equipo, que se queda perdido en pequeños detalles.

· Los participantes fallan a la hora de alcanzar un consenso por su miedo a romper con la tradición o proba algo nuevo.