Perfiles, privacidad y búsquedas en SharePoint

Artículo original publicado el viernes, 27 de julio de 2012

Matthew Feczko es administrador de programas del equipo de ingeniería de SharePoint especializado en la experiencia social.

 

Perfil

Está en una reunión de empresa a la que han asistido miles de empleados y conoce a Antonio, que trabaja en un equipo asociado en la otra parte del país. No sabe nada de él más allá de su aspecto. No sabe en qué proyectos ha participado, no conoce su especialidad ni sabe si tienen conocidos comunes. Afortunadamente, tanto usted como Antonio tienen un perfil personal de SharePoint, por lo que puede saber más sobre Antonio, seguirle y mantener el contacto con él una vez que finalice la reunión.

 

¿Por qué actualizar el perfil?

Si se da a conocer y muestra su campo de especialidad, sus habilidades y sus intereses, los demás le encontrarán con facilidad cuando necesiten de sus conocimientos profesionales. Si necesita a alguien que tenga conocimientos técnicos sobre un tema concreto, puede buscar ese tema y encontrar a la persona idónea que resuelva sus dudas. Además, es una forma genial para conocer a otros empleados de la organización, sobre todo cuando trabajan a cientos de kilómetros unos de otros.

Para empezar, rellene la sección Acerca de mí para que puedan leer su biografía como primer plano de su perfil. Luego agregue temas o áreas clave a Preguntarme, Intereses y otras áreas del perfil que permitirán que le encuentren con facilidad. El perfil contiene muchos más campos, así que rellene todo lo que pueda.

Configuración de privacidad

Es muy probable que, como yo, se preocupe mucho por su privacidad y por cómo se muestra su información personal en línea. Por ese motivo, en SharePoint hemos configurado las opciones de privacidad para que sean claras y sencillas. El modo predeterminado es Privado. Cuando viaje por SharePoint, siga a personas o documentos o haga una publicación en una comunidad, no aparecerán todas estas actividades en el suministro de noticias. No tiene que preocuparse, porque no se compartirá nada que no desee compartir.

Sin embargo, la primera vez que visite el suministro de noticias, le invitaremos a cambiar la configuración de privacidad para que aumente su visibilidad. Creemos que puede ser muy útil compartir las actividades con los compañeros. Así es como los demás descubren comunidades y personas nuevas a interesantes, entre otras cosas. Si acepta, sus actividades pasarán a ser públicas. Si cambia de opinión, siempre puede cambiar estos ajustes y hacer que su perfil sea privado.

 

La configuración de privacidad, que encontrará en la sección “Configuración del suministro de noticias” del perfil, se divide en dos partes: una sobre las personas y otra sobre las actividades.

 

Configuración de personas

Cuando la opción “Personas a las que sigo” está desactivada, quienes visiten su perfil no podrán ver a quién está siguiendo y quién le sigue a usted. Esta información estará oculta y protegida.

 

Configuración de actividades

Como Ben describió a principios de semana, en el suministro de noticias no solo aparecen conversaciones, sino también las actividades de las personas a las que sigue. Cuando empieza a seguir a una persona, un documento o un sitio nuevo, o si cambia de puesto o es su cumpleaños, estos eventos (y otros) se publicarán en el suministro de noticias de las personas que le sigan. Con la configuración de privacidad de las actividades, puede controlar cuáles de sus actividades se publicarán en el suministro de noticias. Incluso si establece que todas sus actividades sean públicas, algunos eventos, como el seguimiento de un documento privado, solo los podrán ver los usuarios que tengan acceso a los elementos en cuestión.

 

Resultados de la búsqueda de personas

Una vez que haya rellenado su perfil, será más fácil buscarle y encontrarle. En cualquier página, escriba palabras clave o nombres en el cuadro de búsqueda y déjenos el resto. Puede refinar los resultados de búsqueda para buscar Conversaciones, Personas, Vídeos o simplemente Todos.

La búsqueda de personas no solo se enriquece con la información del perfil, sino con el contenido que los usuarios generan: publicaciones, documentos y discusiones en las comunidades, entre otros. De algún modo, su perfil no es solo los datos que escriba en él, sino todo lo que hace. 

Fotos y sincronización de fotos

Lo último que les presentaré es probablemente una de las mejoras que más me gustan de la página de perfil: una gran y prominente foto de perfil para que los demás puedan identificarle. Muéstrese tal como es: presente a sus hijos, muestre su última escapada a esquiar o su disfraz de Darth Vader. Sean cuales sean sus aficiones, la foto será estupenda. Y lo mejor es que en esta versión sincronizaremos su foto no solo con SharePoint, sino también con Exchange. De este modo, la misma foto aparecerá en el conjunto de aplicaciones de Office.

 

Solo le llevará unos minutos rellenar el perfil y actualizar la configuración de privacidad, y con ello ayudará a que los demás le encuentren y contacten con usted fácilmente. Así que no espere más y actualice ya su perfil.

 

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en SharePoint Profiles, Privacy, and Search