Id. de documento en SharePoint Server 2010

Artículo original publicado el martes, 13 de octubre de 2011

Información general del id. de documento

Un problema de administración de contenido habitual es el traslado de los documentos a diferentes ubicaciones y vínculos que ya no funcionan. Otro problema es el envío de contenido a un repositorio y el poder encontrarlo posteriormente. Estos son los tipos de problemas que la característica Id. de documento administra. El id. de documento es una característica de nivel de colección de sitios que cuando se activa agrega columnas a todos los tipos de contenido de documento. Siempre que se crea o se cargue un elemento y se establezca en un tipo de contenido que hereda de documento, obtendrá un id. de documento. El tipo de contenido de conjuntos de documentos es un tipo de contenido que no es de documento de caso especial que también obtiene id. de documento.

Sugerencia: puede que desee activar la característica Id. de documento en las colecciones de sitios que ya contienen una gran cantidad de documentos. Debido a que este evento desencadena una aplicación de tipo de contenido en el tipo de contenido de documento, el proceso puede tardar un tiempo. Como resultado, la activación del id. de documento se realiza a través de un trabajo del temporizador que, de forma predeterminada, se ejecuta por la noche. Si desea activar la característica Id. de documento ahora mismo, ejecute el trabajo de habilitar/deshabilitar el id. de documento en Administración central. Hay un trabajo de tiempo independiente que asigna id. de documento a documentos existentes.

Configuración de id. de documento

Los id. de documento constan de dos partes, un prefijo (que se genera de manera aleatoria por colección de sitios de forma predeterminada) y dos conjuntos de números. Un id. de documento de ejemplo es similar al siguiente: J2W3DN6QF6XW-2-10. El primer número es el id. de la lista en que se creó por primera vez el documento y el segundo número es el id. del elemento en dicha lista. El prefijo se puede especificar por colección de sitios y se puede cambiar con facilidad en la página de configuración de id. de documento.

Se puede tener acceso a la página de configuración Id. de documento en Configuración del sitio en la raíz de la colección de sitios y estará en la categoría Administración de la colección de sitios. En la página de configuración Id. de documento puede especificar si se asignan o no id. de documento y el prefijo que se usa. De forma predeterminada este se genera aleatoriamente de manera que los id. de documento serán exclusivos en una granja de servidores. Puede cambiarlo a un prefijo más legible como una abreviatura. Si cambia el prefijo, hay una casilla que puede seleccionar para restablecer todos los id. de documento. Si restablece los id. de documentos existentes, romperán la funcionalidad planteada de los id. de documento (el id. ya no funcionará porque no se encontrará ningún documento con id. anteriores). El restablecimiento de los id. de documento solo se debería realizar bastante pronto después de que se asignaran inicialmente los id. (antes de que se usen los id. de documento.) En la página de configuración también puede especificar el alcance de la búsqueda que se debe usar, de forma predeterminada el alcance Todos los sitios, para encontrar los id. de documento en otras colecciones de sitios.

Columna de id. de documento (vinculado a documento)  

En las vistas de lista y en las propiedades de vista de documentos, se puede mostrar la columna Id. de documento. La columna Id. de documento es una dirección URL con un formato similar a este: https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40. Cuando se hace clic en esta dirección URL, la búsqueda se usará para encontrar el documento. Esto permitirá a la dirección URL funcionar incluso aunque el documento se haya movido a otra ubicación.

Envío de id. de documento a dirección URL de sugerencia 

En Administración central puede configurar las ubicaciones Enviar a que le permiten enviar contenido a otro sitio y un organizador de contenido enrutará automáticamente el documento a su destino final. En este caso, se devuelve una dirección URL de búsqueda de id. de documento (si el id. de documento se activa en el destino) que también contiene una dirección URL de sugerencia al final de manera que los usuarios encuentran el documento inmediatamente aunque la búsqueda no se haya indexado todavía. Este es un ejemplo de un vínculo a la dirección URL de sugerencia:

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

Id. de documento en documentos

Un escenario para el que puede usar el id. de documento es para realizar un seguimiento de la versión electrónica de un documento con uno impreso. Por ejemplo, puede imprimir un documento y dárselo a personas pero no tienen una manera de encontrar la versión electrónica para ver si ha habido actualizaciones. Puede usar un elemento rápido de Word para insertar el id. de documento en un documento.

Incluso puede que desee crear una plantilla de manera que siempre que los usuarios creen una nueva instancia de un tipo de contenido tenga el id. de documento justo en el encabezado o una página del documento. Para ello, cargue un documento en SharePoint donde obtendrá un id. de documento. A continuación, cargue el documento, personalice la plantilla como desee usarla para su tipo de contenido e inserte la propiedad Valor de Id. de documento usando elementos rápidos de la cinta de opciones Insertar de Word. A continuación, guarde el archivo como plantilla de Word (dotx) y cree su tipo de contenido. En la configuración avanzada para el tipo de contenido, cargue la plantilla. Ahora cuando la gente use el desplegable Nuevo documento para crear nuevos elementos de su tipo de contenido, tendrán el Valor de Id. de documento incrustado como un elemento rápido.

Buscar por elemento web de id. de documento

Hay un elemento web Buscar por identificador de documento que se puede usar en el que los usuarios pueden introducir id. de documento para buscar un documento. Puede encontrarlo en la categoría de búsqueda de elementos web. Puede usar el elemento web Id. de documento en combinación con id. de documentos que se imprimen en documentos físicos de manera que los usuarios puedan buscarlos.

Por supuesto, los usuarios pueden copiar únicamente el id. de documento en un cuadro de búsqueda normal para encontrar también el documento. DocID es una propiedad administrada de modo que puede que desee usar la siguiente sintaxis de búsqueda: docid:valor de id. de doc, por ejemplo, en el tipo de búsqueda: docid:J2W3DN6QF6XW-2-96.

Los id. de documento son una nueva característica de SharePoint Server 2010 que facilita la búsqueda de documentos cuando se han movido a otras ubicaciones. Cuando los documentos se copian, se asignará un nuevo id. de documento y cuando los documentos se muevan o corten y peguen, conservarán su id. de documento. También puede usar id. de documento para realizar un seguimiento de documentos físicos con la versión electrónica.

 

Quentin Christensen

Administrador de programas, administración de documentos y registros

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Document ID in SharePoint Server 2010