Encuentre respuestas y comparta sus habilidades profesionales con las comunidades de SharePoint

Artículo original publicado el sábado, 11 de agosto de 2012

Robin Miller es administrador de programas del equipo de SharePoint, y Reagan Templin es redactor técnico profesional especializado en SharePoint.

Cuando empecé a trabajar como administrador de programas en Microsoft, descubrí que no había demasiados recursos de formación para el puesto. Es como una formación profesional: tienes que estar en contacto con otros administradores y aprender de su experiencia. De modo que me uní a varias listas de distribución de correo electrónico, incluida una dirigida exclusivamente a los administradores de programas del departamento de Office.

Esta lista de distribución llevaba abierta desde mucho antes. Es posible que en la bandeja de entrada de algún administrador con más experiencia haya muy buenos consejos que nunca llegaré a saber, porque solo puedo leer lo que se escribió antes de unirme si alguien me lo repite. Sin embargo, si mi pregunta ya se ha tratado antes, hay muchos que la ignoran porque ya están cansados de ver la misma consulta una y otra vez. Y eso cuando me he atrevido a preguntar. Outlook tiene la amabilidad de recordarme que mis mensajes están a punto de llenar las bandejas de entrada de más de mil personas. Es un poco intimidatorio, y siempre me he preguntado si mis pequeñas consultas valen el tiempo de tanta gente. Me gustaba cuando otros administradores preguntaban sobre temas que me interesaban, pero si la respuesta solo se dirigía al remitente original, no había manera de conocerla ni de saber siquiera si habían contestado. Además, las conversaciones se fragmentaban porque los usuarios no siempre respondían a la respuesta más reciente del hilo de discusión. Sin duda, el grupo necesitaba mejorar el modo de comunicación. Y aquí es donde entran en juego las comunidades de SharePoint.

Una comunidad es una plantilla de sitio nueva de SharePoint. Las comunidades constituyen puntos de reunión en los que los usuarios comparten información y establecen contacto unos con otros. Las discusiones son clave: la participación es sencilla e intuitiva, las habilidades profesionales se reconocen y se premian y, lo más importante, el mejor contenido asciende a los primeros puestos. Las grandes organizaciones se convierten en grupos personales por los que se puede navegar y en los que los usuarios comparten un objetivo y un sentimiento de pertenencia comunes. Aunque los foros de discusión llevan funcionando bastante tiempo, las comunidades de SharePoint, además de ser un gran foro de discusión, se integran en el amplio tejido social con características como las notificaciones de suministros de noticias o las plantillas de resultados de búsqueda nuevas. Permítame que se lo enseñe.

Buscar una comunidad

El Portal de comunidades es el lugar ideal para comenzar. En él, puede buscar comunidades y las discusiones que se estén tratando en ellas desde cualquier lugar de su organización. Si quiero encontrar un sitio en el que hablar sobre el puesto de administrador de programas, puedo buscar "PM", por sus siglas en inglés.

Las plantillas de resultados de búsqueda nuevas para comunidades y discusiones permiten ver la información más importante de un solo vistazo. Puede ver las conversaciones que se están tratando en una comunidad, además de las mejores respuestas y las últimas respuestas que se realizaron en una publicación, sin necesidad de salir de la página de resultados de búsqueda.

Visitar una comunidad

Las discusiones son un punto clave en una comunidad, por lo que en la página principal se muestra una lista con las discusiones recientes en primer plano. Además de ver las discusiones más recientes, también puede elegir que se muestren las más populares, las que usted creó, las preguntas con o sin respuestas, y las discusiones destacadas.

Todas las discusiones se incluyen en una categoría. En la página de categorías se muestran todas las categorías disponibles organizadas en una elegante vista de mosaicos. Si mantiene el mouse sobre alguno de los mosaicos, obtendrá más información sobre dicha categoría.

Si visita una categoría, verá las discusiones destacadas en la parte superior.

Si hace clic en una discusión que contiene una mejor respuesta, la verá en la parte superior, junto a la entrada de discusión original.

Las discusiones también le permiten responder en cadena a otra respuesta en lugar de solo a la publicación raíz, y puede hacer clic para que se muestre el contexto de este tipo de respuestas en un globo. En el ejemplo, Alex ha respondido a una entrada que hizo Molly en esta discusión.

Verá que muchos miembros han ganado puntuación por su reputación. Para ver información sobre la reputación de una persona en la comunidad, mantenga el mouse encima.

Alex, no obstante, tiene una insignia que indica que es moderador de comunidad. Las insignias permiten identificar a los miembros de la comunidad como moderadores o expertos en algún campo.

Unirse a una comunidad y participar en ella

Cuando haga clic en el botón para unirse a una comunidad, verá que está siguiendo a la comunidad, de modo que más adelante podrá volver fácilmente. Una notificación en los suministros de noticias de sus seguidores les avisará de que se ha unido a dicha comunidad, a no ser que haya deshabilitado las notificaciones para esta actividad desde la configuración de privacidad. Cuando sea miembro de una comunidad, podrá participar en las discusiones. Supongamos que estoy buscando recomendaciones de cursos para mejorar mis habilidades como administrador de programas. Para hacerlo, tendré que crear una discusión, escribir mi pregunta en el campo de título, marcar la casilla para indicar que es una pregunta y elegir una categoría.

Cuando marque la casilla para especificar que se trata de una pregunta, la discusión aparecerá en la lista de preguntas respondidas o sin responder, según corresponda. En las discusiones y en las respuestas también puede incluir de forma sencilla imágenes, vídeos y documentos. Cuando inicie una discusión, se enviará una notificación a su suministro de noticias. Cuando alguien responda a su discusión, recibirá una notificación por correo electrónico, de manera que no necesitará comprobar constantemente si le han respondido.

Imagine que, mientras navega por una comunidad, encuentra una pregunta de la que conoce la respuesta y responde a ella. El usuario que realizó la consulta original recibirá una notificación por correo electrónico que le avisará de que usted respondió a su discusión, verá la respuesta y la marcará como mejor respuesta. Entonces, usted recibirá una notificación en su canal de noticias para informarle de ello y para que las personas que le siguen lo sepan. Además, con su contribución habrá ganado puntos de reputación que harán que su estado ascienda. ¡Felicidades! Finalmente, recibirá una última notificación en el suministro de noticias.

Puede visitar la página de Miembros para ver información sobre su reputación. El sistema de puntos lo establece el propietario o moderador de cada comunidad, por lo que varía de una comunidad a otra.

Como puede ver, con las comunidades puedo encontrar, mediante la búsqueda y desde un único lugar, todas las discusiones realizadas que estén disponibles y en las que se muestra el mejor contenido, ya sea promovido por la reputación o destacado por los moderadores de la comunidad. Puedo conocer quiénes son los principales contribuyentes y, así, saber a quién seguir y en quién confiar. Incluso puedo dirigirme a ellos directamente si lo necesito con la tarjeta de usuario integrada de Lync. Y lo más importante: puedo descubrir casualmente fantástico contenido y ayudar a que otros lo hagan mediante las notificaciones de actividades importantes en el suministro de noticias. Y todo ello, basado en SharePoint, por lo que las comunidades ofrecen todo el contenido y las características estupendas que incluye SharePoint, como listas personalizadas, bibliotecas de documentos, flujos de trabajo o formas de gestión.

Hay mucho más por descubrir. En otra publicación les mostraremos lo sencillo que es establecer y personalizar una comunidad. Mientras tanto, visite Office 365 Preview y haga las preguntas que desee o comparta su opinión con un comentario.

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Discover Answers and Share Expertise with SharePoint Communities