Présentation de la gestion de documents dans SharePoint 2010
Présentation de la gestion de documents dans SharePoint 2010
Bonjour tout le monde. C’est Adam de nouveau. Cette fois, je souhaite vous parler aujourd’hui d’un autre domaine clé du monde de la gestion de contenu : la gestion de documents. Au cours des prochains mois, plusieurs membres de l’équipe d’ingénierie vous parleront des nouvelles fonctionnalités de gestion de documents qui vous permettent de tirer le meilleur parti de votre corpus de documents. Nous vous expliquerons également comment des adeptes de la première heure de SharePoint 2010 ont utilisé les nouvelles fonctionnalités de gestion de documents pour relever les défis de gouvernance d’information les plus difficiles.
Aujourd’hui, toutefois, je souhaiterais vous parler de ce que l’équipe a appris de l’espace de gestion de documents par rapport à SharePoint 2007 et vous faire découvrir les principes clés qui ont guidé notre vision de la gestion de documents dans cette version.
Récapitulation : gestion de documents dans SharePoint 2007
SharePoint 2007 a été la première version où SharePoint a réellement donné la pleine mesure de son rôle de collaboration et permis aux clients d’appliquer une structure et une gestion à leurs bibliothèques de documents. Une grande partie de l’infrastructure clé de gestion de documents a été établie dans cette version : l’archivage/l’extraction, le contrôle de versions principales/le contrôle de versions mineures, les autorisations par élément, les types de contenu, les flux de travail et la corbeille ne sont que quelques exemples. Bien sûr, toutes ces fonctionnalités sont étroitement intégrées aux applications clientes Office telles que Word, Excel et PowerPoint afin que les utilisateurs finaux puissent facilement interagir avec le référentiel de documents (un principe de conception clé toujours d’actualité dans la version 2010).
Les fonctionnalités telles que celles-ci ont permis aux clients de se lancer dans la création de référentiels de connaissances de valeur supérieure sous SharePoint 2007.
Pour la version 2010, nous nous sommes attachés à nous appuyer sur le succès retentissant de la version 2007 et avons articulé nos conceptions autour de trois idées principales :
Principe n°1 : gérer ce qui n’est pas géré
La façon dont nos clients ont commencé à utiliser les fonctionnalités de gestion de documents du système 2007 a révélé une tendance intéressante : ces fonctionnalités n’étaient pas seulement des composantes des déploiements de référentiels de documents gérés. En effet, les fonctionnalités de gestion de documents traditionnelles étaient également utilisées de manière intensive dans les sites d’équipe collaboratifs moyens. Les clients les utilisaient pour appliquer une stratégie et une structure, ainsi que pour obtenir des informations à partir de sources qui auraient été des emplacements peu gérés. SharePoint permettait de faire entrer progressivement des silos généralement non structurés dans le monde de la gestion de contenu d’entreprise.
Cet enseignement a joué un rôle fondamental dans le développement de SharePoint 2010. Par exemple, l’une de nos nouvelles fonctionnalités clés dans SharePoint 2010 est la notion d’ensemble de documents. Vous pouvez assimiler un ensemble de documents à un « dossier survitaminé ». Il vous permet de grouper des documents connexes afin qu’ils partagent des métadonnées, ainsi qu’une page d’accueil, des flux de travail et un processus d’archivage :
La page d’accueil d’un ensemble de documents est une page personnalisable qui permet aux utilisateurs de découvrir le contenu de l’ensemble, d’afficher les métadonnées et de les synchroniser entre les éléments de l’ensemble, ainsi que de gérer l’ensemble.
Au moment de concevoir cette fonctionnalité, nous savions que les utilisateurs souhaiteraient y recourir pour gérer des processus officiels très structurés et rigides (comme dans le cas d’une société pharmaceutique envoyant des formulaires à un organisme de régulation). Toutefois, il était tout aussi important pour nous que la fonctionnalité puisse être utilisée dans un site d’équipe léger pour gérer la plupart des processus nécessitant la combinaison de divers documents (comme dans le cas d’une équipe qui a simplement besoin de constituer un argumentaire de vente/une proposition commerciale comprenant un support de présentation PowerPoint, une feuille de calcul des coûts et un document qui décrit l’argumentaire de vente).
En permettant aux utilisateurs finaux de SharePoint de recourir à la fonctionnalité d’ensemble de documents de façon informelle et simplifiée, nous valorisons la gestion de contenu d’entreprise dans leur esprit.
Principe n°2 : l’informatique sociale et les métadonnées d’entreprise peuvent changer la donne.
Lorsque nous avons commencé à concevoir la fonctionnalité de gestion de documents pour cette version, nous avons rapidement pris conscience de la puissance des métadonnées, à la fois des taxonomies structurées et des folksonomies légères (mots clés), en tant que forces transformatrices dans l’espace de gestion de documents. Un référentiel de documents SharePoint 2010 devait tirer pleinement parti des deux concepts.
Deux principes fondamentaux permettent aux utilisateurs SharePoint 2010 de tirer parti des métadonnées. Le premier a trait au balisage : il est facile pour un site d’utiliser des types de contenu et des taxonomies à l’échelle de l’entreprise et il est également simple pour un utilisateur de les baliser.
SharePoint 2010 offre une gestion cohérente des métadonnées dont peut profiter tout site SharePoint pratiquement sans effort. Cela permet à l’ensemble de l’entreprise de parler la même langue. Concrètement, vous pouvez effectuer des opérations telles que définir la liste de produits que vous vendez, puis mettre ces données à la disposition de tous les sites SharePoint.
Comme vous pouvez le constater, la fonctionnalité de frappe continue permet à un utilisateur de sélectionner facilement une valeur dans cette folksonomie et la balise West Coast a été automatiquement remplie, car elle a été définie comme valeur par défaut pour tous les documents de cette bibliothèque.
Le deuxième principe fondamental est la façon dont SharePoint tire parti de ces balises. Par exemple, une bibliothèque de documents SharePoint 2010 peut être configurée de manière à utiliser des métadonnées en tant que critère de navigation principal. Vous pouvez assimiler la navigation par métadonnées à une structure de dossiers virtuelle permettant de filtrer les éléments de la bibliothèque :
Au lieu de naviguer à partir des dossiers traditionnels, un utilisateur a filtré la bibliothèque sur le dossier virtuel qui contient uniquement les données de ventes relatives aux tentes Contoso.
Nous sommes là en présence d’un cycle vertueux : la saisie aisée des métadonnées facilite le balisage des éléments et, par conséquent, le pilotage de la navigation. En outre, étant donné que les utilisateurs ont besoin des métadonnées pour parcourir le référentiel, cela les incite à baliser les éléments !
Principe n°3 : le navigateur constitue une application de gestion de documents puissante.
SharePoint a toujours été utilisé dans le cadre de nombreux scénarios, mais il est peut-être surtout connu pour deux choses :
· en tant que meilleur outil de création de pages et de sites Web ;
· en tant qu’emplacement pour le stockage et la gestion documents, ainsi que pour la collaboration sur ces derniers.
SharePoint 2010 s’appuie sur l’idée que la création d’un référentiel de gestion de connaissances requiert la fusion de ces deux mondes. Le navigateur devient progressivement la technologie clé pour les travailleurs de l’information, tant à l’intérieur du pare-feu de l’entreprise que sur le front des consommateurs. Certes, les utilisateurs voudront toujours télécharger un document sur leur ordinateur, mais ils souhaitent également recourir au navigateur pour interagir avec le document et découvrir la richesse de son contexte (telle que les métadonnées, les documents connexes et les pages Wiki se rapportant au sujet du document).
Dorénavant, tout système de gestion de documents se doit aussi d’être un outil efficace pour la création de pages ou Wikis qui ajoutent du contexte au contenu des documents, à défaut de quoi il semblera dépassé.
SharePoint 2010 s’inscrit dans cette vision de différentes façons. En premier lieu, si vous avez installé Office Web Apps (acquis sous licence dans le cadre de la suite Office 2010), vous pouvez configurer le comportement de clic par défaut associé à une bibliothèque de documents de manière à ce que les documents Office soient chargés dans le navigateur :
Sans jamais quitter le navigateur, les utilisateurs peuvent rapidement afficher des documents Office stockés dans SharePoint.
En second lieu, nous avons consacré beaucoup de temps à cette version en nous concentrant sur la façon dont les fonctionnalités de gestion de contenu Web pourraient être utilisées dans les référentiels de documents. Par exemple, le très populaire composant WebPart Requête de contenu permet de dresser la liste de tous les documents relatifs à un sujet spécifique :
Une personne responsable du contenu peut créer une page sur un sujet spécifique (tel qu’un nouveau produit). Cette page comprend du texte sur le produit, des images de marketing, ainsi que la liste de tous les documents dont une balise fait référence au produit.
Cette vision vous permet de combiner deux aspects très puissants de SharePoint dans une même solution permettant de résoudre le problème de la découverte des connaissances de votre organisation. Cette solution consiste en une fusion d’un Wiki d’entreprise et d’un référentiel de documents d’entreprise traditionnel.
En conclusion : de nombreuses informations à venir !
J’espère que ce billet vous a donné un aperçu du contexte de la gestion de document dans SharePoint 2010 et au-delà. Nous n’avons réellement abordé que quelques-unes des nombreuses fonctionnalités de gestion de documents disponibles dans SharePoint 2010 : visitez régulièrement ce blog, car des billets viendront compléter celui-ci ! Et n’hésitez pas à laisser des commentaires sur les thèmes que vous souhaiteriez voir aborder sur ce blog (notamment si vous avez téléchargé la version Bêta et déjà testé SharePoint 2010 !)
Merci de m’avoir lu.
Adam Harmetz
Chef de programme, gestion de documents et d’enregistrements
Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible à la page Introducing Document Management in SharePoint 2010.