Facilitation du téléchargement de contenu vers des sites SharePoint à l’aide de SharePoint Workspace
Le trafic réseau, une connectivité faible ou l’indisponibilité d’un serveur en raison de conditions défavorables peuvent interrompre les communications avec un site SharePoint. De telles interruptions peuvent rendre frustrant pour les utilisateurs le processus de mise à jour d’un document sur un site SharePoint. L’échange de contenus avec des serveurs d’hébergement peut être plus long que prévu, même pour des mises à jour mineures, mais spécialement lorsque des mises à jour impliquent des documents complexes ou de taille importante. De même, si la connexion est instable, les utilisateurs peuvent perdre les modifications qu’ils sont occupés à faire. Les problèmes de connectivité des utilisateurs parvenant au final à l’équipe de support technique, vous ressentez probablement leur frustration.
Heureusement, vous pouvez diriger les utilisateurs SharePoint vers SharePoint Workspace pour limiter ces problèmes. Vous savez peut-être déjà comment SharePoint Server 2010 s’intègre avec SharePoint Workspace 2010 pour synchroniser le travail hors connexion avec les bibliothèques et les listes SharePoint. Cette application, incluse avec Office Pro Plus 2010, peut cependant accélérer le processus de mise à jour du contenu de sites, même quand les circonstances ne requièrent pas que les utilisateurs SharePoint travaillent hors connexion. Avec l’application SharePoint Workspace 2010 installée sur leurs ordinateurs locaux et les autorisations nécessaires pour un site SharePoint, les utilisateurs peuvent simplement cliquer sur Synchroniser avec SharePoint Workspace (Sync to SharePoint Workspace) dans le menu Actions du site (Site Actions) pour synchroniser le contenu d’une bibliothèque ou d’une liste avec un espace de travail SharePoint local.
Les utilisateurs peuvent mettre à jour le contenu d’une bibliothèque ou d’une liste à leur convenance et travailler de façon plus productive, quelles que soient les conditions de fonctionnement du réseau car ils travaillent localement dans l’espace de travail SharePoint. Les protocoles de synchronisation synchroniseront automatiquement le travail enregistré avec le site SharePoint lorsque les utilisateurs seront en ligne. Cela signifie que les utilisateurs peuvent continuer leur activité s’ils se retrouvent hors connexion ou pendant les interruptions du réseau ; la synchronisation se produit dès qu’ils enregistrent leur travail et qu’ils repassent en ligne ou dès que la communication normale reprend.
Si les options Extraire (Check Out) et Archiver (Check In) sont activées sur un site SharePoint, ces options sont disponibles sur le ruban de l’espace de travail local. Dans ce cas, la synchronisation se produit après l’archivage. Dans tous les cas, les utilisateurs n’ont pas à se soucier de perdre leur travail car des copies enregistrées restent sur leurs espaces de travail locaux jusqu’à ce qu’elles soient délibérément supprimées de l’espace de travail ou du site avant la synchronisation.
La création d’un espace de travail SharePoint pour un site fréquemment utilisé aide les contributeurs à faire leur travail : faites-le donc au titre des meilleures pratiques !
Pour une vision claire de la façon de tirer parti de SharePoint Workspace, consultez ce billet sur ce sujet (ou faites-le connaître aux utilisateurs finals de SharePoint) : Utiliser SharePoint Workspace pour accéder à votre contenu SharePoint lorsque vous êtes déconnecté du réseau.
Pour des informations sur la façon de personnaliser le déploiement de SharePoint Workspace avec une stratégie bloquant l’utilisation d’espaces de travail d’homologues Groove, une autre fonctionnalité de cette application, ou avec d’autres stratégies, voir « Configurer SharePoint Workspace 2010" (https://technet.microsoft.com/en-us/library/ee649107.aspx).
-- Mena Paton, rédactrice sur SharePoint Workspace
Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible à la page Facilitating content upload to SharePoint sites using SharePoint Workspace