馬偕醫學院全校應用Office 365，打造治校新典範
創校七年以來，馬偕醫學院一直是一所敬天愛人、教學與研究並重、小而美且精緻的醫學大學。全面採用 Office 365 公有雲服務，更讓馬偕醫學院領先其他大學院校，展現管理、成本與應用的多元效益。
從日常工作的 Office 應用程式，到 Exchange Online、SharePoint Online、Skype for Business 和 Groups 功能，Office 365 不僅解決了以往 IT 面的管理及維運困擾，大幅降低 IT 費用，更為全校教職員、師生帶來更為便利且無所不在的使用體驗。
從自建到公有雲，TCO 節省達 80% 馬偕醫學院以 Office 365 結合 Microsoft Azure AD 服務建立單一帳號機制，除了 Office 365 的服務以外，就連資訊中心及廠商開發的程式如校務行政系統、課程管理系統、圖書館系統、電子公文系統，全部都能以 Microsoft Azure AD 登入，落實混合雲應用模式。
楊明正主任指出，導入 Office 365 的效益包括大幅降低整體持有成本(TCO)、管理更方便、確保人力精簡，以及系統一致性。 舉例來說，馬偕醫學院從 Exchange Server 移轉到 Exchange Online，TCO 降低達 80% 以上：而在信箱容量，即使主管以往也只有 6 GB，一般同仁是 3 GB，但現在一律都是 50 GB 的超大容量，這對於資料量多、檔案大的醫學系而言很有幫助。尤其畢業生的電子郵件帳號都會全數保留，做為有效聯絡的校友平台，但年復一年增加的畢業人數會形成添購伺服器的壓力，採用 Office 365 就能解決這項問題。值得一提的是，馬偕醫學院以 SharePoint Server 打造的馬偕雲，移轉到 SharePoint Online 所節省的 TCO 也可達 80%。馬偕雲的功能包括空間及會議室借用、 多媒體以及專案內控、稽核與評鑑，透過微軟夥伴 AvePoint 的協助，在幾乎沒有中斷服務的情況下，完整地將原有的 6 GB 資料量及權限設定、網頁外觀、 metadata 完全順利移轉到 SharePoint Online，就連使用者也沒有察覺後端環境的改變。經過移轉後，SharePoint Online 成為全校師生的一個共有平台，大大方便了師生之間資料分享以及行動公。
引進新應用，提升工作與教學效率
除了將原先自建的應用系統轉換至公有雲服務，馬偕醫學院也善用 Office 365 的豐富功能，打造全新的工作與學習模式。
Office 365 Groups 正是馬偕醫學院的熱門應用之 一，現已建立近 20 個群組，手機版 app 是最常使用 的介面，應用情境類似市面流行的即時通訊軟體，訊息會同時在 app 出現並以電子郵件通知，完全不會遺漏，還有專用的雲端硬碟空間可進行檔案交換，並支援包括多媒體在內的豐富檔案格式，更結合了 OneNote 的筆記功能和行事曆。
例如：醫學系的整合型課程有大量需要共同編輯的教材，但老師們通常分散在學校和醫 院等不同地點，透過 Office 365 Groups 就可以線上進行編輯、 儲存、校正及修改。Office 365 全新推出的 Planner 功能更進一步以專案團隊為設計概念，也成為馬偕醫學院深感興趣的應用方向。
楊明正主任說:「現在的教學都追求更生動、更數位化，Office 365 就能支援豐富的數位課程應用，還能做到上課即時互動。」舉例來說,老師自編的教材 和講義都儲存在 OneDrive 讓學生下載，而在每人一機的電腦教室裡，學生上課先登入 Office 365 帳號，再將個人的 OneNote 分享給老師，就能即時回答上 課的提問或交作業，老師也能直接給分或給評語。
免除大量維運作業，專注學校核心系統
目前，馬偕醫學院資訊中心僅有五名人力，但完全可以專心開發校內需要的應用程式，其他功能就 、直接使用 Office 365。以往 IT 人員必須定期備份 SharePoint Server 及 Exchange Server，採用 Office 365 之後完全免除備份作業和相關的軟硬體投資，還能享有微軟掛保證的高可用性，顯著減輕了 IT 人員的壓力和負擔。
對個人使用者而言，Office 365 同樣也可節省自行備份檔案的麻煩，就連中電腦病毒的狀況都大幅減少，沿續 Office 的熟悉介面也無需改變使用習慣。結合 Microsoft Enterprise Mobility Suite 還能強化行動設備的支援及管理，以及對個資的保護。
採用 Office 365 以來，馬偕醫學院沒再採購過新伺服器，最近才因應校務行政系統伺服器的汰舊換新而購置。楊明正主任表示：「對 IT 部門而言，必須管理的東西愈少愈好，這正是公有雲的特色及優勢。 Office 365 有更嚴密的保護機制，我們不用自行處理版本更新的問題，就能隨時使用到最新的功能，我相信由微軟管理一定優於我們自己管理，而且做得更好更多。」
