Como manipular o formulário de tarefa com o SharePoint Designer para novas ações de tarefa?

Artigo original publicado na sexta-feira, 14 de setembro de 2012

Olá, usuários do SharePoint Designer,

Meu nome é Chong Youn (John) Choe e sou gerente de programa da equipe do SharePoint Designer. Fico muito feliz em postar um artigo sobre um novo tópico. 

Histórico

A aprovação é uma das principais aplicações do fluxo de trabalho. Algumas ações estão disponíveis no SharePoint Designer 2013 para receber a resposta do participante. No SharePoint Designer 2013, os formulários de tarefas são gerados automaticamente com base em um determinado tipo de conteúdo. Assim, vale a pena aprender a personalizar o tipo de conteúdo para aqueles que desejam personalizar o formulário de tarefa de fluxos de trabalho. 

Cenário de exemplo

Chris Bryant, um designer da Contoso, deseja receber comentários sobre o novo design de modelo de produto que apresentou na noite passada. A ação padrão Iniciar um Processo de Tarefa só é adequada para obter uma resposta de aprovação ou rejeição dos participantes selecionados, portanto, ele decide modificar o formulário de tarefa para atender à necessidade de coletar comentários. 

Criação de tipo de conteúdo personalizado

Primeiramente, é necessário criar um tipo de conteúdo personalizado no site. Isso pode ser feito tanto no servidor do SharePoint como no cliente do SharePoint Designer.

Para o servidor, faça o seguinte:

1. Vá para a página Tipo de Conteúdo do Site

Vá para Configurações do Site e selecione Tipos de conteúdo de site na seção Galerias do Web Designer. Na página Tipos de conteúdo de site, escolha Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) em Tipos de Conteúdo de Lista.

Figura 1 Menu de configurações do site

Figura 2 Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013)

2. Crie um tipo de conteúdo de site que herde o tipo de conteúdo Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) .

Volte para a página Tipos de conteúdo de site e pressione o link Criar. Defina o nome, a descrição e o Tipo de Conteúdo Pai como o tipo de conteúdo Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) . A definição do tipo de conteúdo pai como Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) é uma etapa necessária para usar o novo tipo de conteúdo personalizado. Escolha ou introduza um grupo de tipo de conteúdo e pressione OK.

Figura 3 Definir tipo de conteúdo pai

3. Adicione o novo tipo de conteúdo à sua lista Tarefas.

Clique em Configurações, volte para a home page do site, vá para a opção Conteúdo do Site e clique na lista Tarefas.

Figura 4 Botão Tarefas

Escolha a guia Lista na faixa de opções e clique em Configurações da Lista. Desça para localizar a seção Tipos de Conteúdo e pressione a opção Adicionar a partir de tipos de conteúdo de site existentes para adicionar o tipo de conteúdo recém-criado.

Figura 5 Seção Tipos de Conteúdo nas Configurações da Lista

O mesmo procedimento pode ser realizado de uma maneira ainda mais fácil no SharePoint Designer.

1. Vá para o menu Tipos de Conteúdo na guia Objetos do Site no painel Navegação. Todos os tipos de conteúdo do site serão exibidos. Crie um tipo de conteúdo de site pressionando o botão Tipo de Conteúdo

Figura 6 Menu Tipos de Conteúdo no SharePoint Designer

2. Escolha o nome do novo tipo de conteúdo e selecione um grupo de classificação para ele. Certifique-se de que o tipo de conteúdo pai seja Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) conforme mostrado na Figura 7.

Figura 7 Caixa de diálogo Criar um Tipo de Conteúdo

3. Em seguida, adicione o tipo de conteúdo à sua lista Tarefas. Isso é necessário para usá-lo nas ações de tarefas. Vá para sua lista Tarefas em Lista e Bibliotecas em Objetos do Site na guia Navegação novamente. Depois disso, adicione o tipo de conteúdo recém-criado à lista Tarefas.

Figura 8 Seletor de tipos de conteúdo no SharePoint Designer

Se o tipo de conteúdo não for adicionado à lista Tarefas, o seguinte erro de tempo de execução ocorrerá.

Figura 9 Erro de tempo de execução

Qualquer um dos métodos de criação do tipo de conteúdo personalizado fará com que ele fique disponível no fluxo de trabalho.

A coluna Opção de resultado armazena todas as respostas possíveis que cada participante pode selecionar. Os tipos de conteúdo personalizado criados através das etapas acima serão exibidos nas ações Iniciar um Processo de Tarefa e Atribuir uma Tarefa. 

Modificação do tipo de conteúdo personalizado

Quando uma ação Iniciar um Processo de Tarefa ou Atribuir uma Tarefa for adicionada, o novo tipo de conteúdo será exibido no tipo de designer da ação de tarefa.

Após a confirmação de que o tipo de conteúdo personalizado foi criado e pode ser usado pelo fluxo de trabalho, vejamos como personalizar o formulário.

Um fluxo de trabalho bastante simples para coletar comentários está mostrado na Figura 10.

Figura 10 Fluxo de trabalho de coleta de comentários

Chris, o designer da Contoso, deseja receber comentários de um grupo de especialistas internos. Assim, o formulário deve ser modificado para armazenar os comentários de cada participante.

1) Vá para a página Configurações do Site e abra Tipos de conteúdo de site nas Galerias de Web Designer

2) Clique no Tipo de conteúdo personalizado em Tipos de Conteúdo de Lista

Figure 11 Tipo de conteúdo da Contoso

Nesse ponto, a aparência do formulário de tarefa será a mesma do formulário de tarefa padrão, que se parece com a Figura 11.

Muitos campos do formulário padrão não são úteis para esse cenário. Para Chris, os seguintes campos podem ser modificados no tipo de conteúdo.

Figure 12 Tipo de conteúdo da Contoso no formulário de tarefa

Vamos examinar cada um dos campos na Figura 11, Tipo de conteúdo da Contoso, para determinar se são necessários em nosso formulário de tarefa.

1) Nome da Tarefa é um campo necessário

2) Data Inicial/Data Limite pode ser útil, mas não é essencial para nosso formulário

3) O campo Atribuído a não é necessário no formulário, pois os participantes já editarão o formulário atribuído a eles

4) % Completo é desnecessário, pois os comentários geralmente são inseridos de uma única vez

5) O campo Corpo será usado para coletar os comentários

6) Predecessores pode ser eliminado

7) Prioridade não tem relação com comentários

8) Status da Tarefa é um campo básico que rastreia o status

9) Itens Relacionados não são necessários nesse formulário

10) Resultado da Tarefa é uma seleção de resultados. Nesse caso, uma simples opção "Enviar" basta para concluir o processo de envio de comentários.

As página de manipulação de coluna são todas parecidas. Veja um exemplo na captura de tela abaixo.

Quando um campo é definido como Obrigatório, a coluna deve ser preenchida para que o formulário de tarefa possa ser fechado. Já as colunas Opcional são exibidas, mas podem ser deixadas em branco. Usar a configuração Oculto ou remover a coluna com o botão Remover ocultará a coluna do formulário de tarefa. Por exemplo, na captura de tela abaixo, se você pressionar o botão Remover, o campo Atribuído a será apagado do Tipo de conteúdo da Contoso.

Figure 13 Alterar coluna de tipo de conteúdo

Chris modificou o tipo de conteúdo da Contoso para ser usado apenas para o envio de comentários.

Os resultados são exibidos na Figura 14. A coluna Itens relacionados foi ocultada, pois não pode ser removida.

Figure 14 Tipo de conteúdo da Contoso modificado

Além disso, a coluna de site Resultado da Tarefa é usada no tipo de conteúdo Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) . É melhor remover a coluna Resultado da Tarefa e criar uma nova coluna de site do tipo Escolha de resultado clicando em Adicionar de uma nova coluna de site.

Figura 15 Tipo de conteúdo da Contoso do formulário de tarefa modificado

Quando cada participante recebe uma tarefa baseada no formulário acima, é possível escrever o comentário no campo de descrição e concluir a tarefa pressionando o botão Enviar. As colunas restantes, como Data Inicial, também podem ser ocultadas.

Depois disso, Chris também pode renomear os campos conforme sua preferência. Por exemplo, para alterar o nome do campo de resultado Enviar, escolha a coluna Enviar e pressione o link Editar coluna nas informações de coluna do site. O nome da coluna pode então ser alterado, conforme mostrado na Figura 17. Observe que o novo nome da coluna pode ter caracteres não ASCII como “???”.

Figura 16 Editar coluna

Figura 17 Informações de coluna do site

 

Limitações

Os fluxos de trabalho do SharePoint 2013 com o SharePoint Designer 2013 geram formulários de tarefa através da análise do tipo de conteúdo associado. Observe que o InfoPath não tem suporte com os fluxos de trabalho do SharePoint 2013, ou seja, para modificar o layout, os usuários precisam manipular diretamente o formato .aspx.

Apesar das modificações já abordadas, os botões Salvar e Cancelar não podem ser manipulados no SharePoint ou no SharePoint Designer. Além disso, as colunas de tipo Status da Tarefa e Resultado da Tarefa precisam existir em um tipo de conteúdo para que os botões de resultado personalizados sejam exibidos. A ordem dos botões segue a ordem dos valores de opção nas colunas de tipo Resultado da Tarefa do tipo de conteúdo. As colunas de tipo Resultado da Tarefa são definidas como colunas do site em Configurações do Site.

Figura 18 Exemplo de configurações de coluna adicionais para uma coluna de tipo Resultado da Tarefa

 

Resumo

Duas novas ações foram introduzidas nos fluxos de trabalho do SharePoint 2013. O formulário de tarefa das ações pode ser modificado a partir de sites do SharePoint e do cliente do SharePoint Designer sem necessidade de conhecimento em desenvolvimento. Crie um novo tipo de conteúdo personalizado que herde o tipo de conteúdo Tarefa de Fluxo de Trabalho (SharePoint 2013) , adicione-o à lista Tarefas, use o novo tipo de conteúdo em seu fluxo de trabalho e modifique o tipo de conteúdo personalizado conforme necessário.

É possível realizar personalizações adicionais do formulário modificando o formato .aspx, mas isso foge do escopo deste blog.

Espero que essa técnica simples apresentada aqui possa ser usada em seus cenários de fluxo de trabalho.

Até a próxima postagem!

Chong Youn (John) Choe

Esta postagem do blog é traduzida. O artigo original está em How to manipulate the Task Form with SharePoint Designer for new task actions?