Neues von McKinsey zu Social Collaboration: Es gibt eine gute und eine schlechte Nachricht…
Es ist eine der spannendsten Fragen der modernen Wissensarbeit: Mit welchen Werkzeugen arbeiten erfolgreiche Teams zusammen? Wie hoch ist ihr Social Collaboration-Reifegrad? Klar ist, einfache Stand-Alone-Lösungen haben ausgedient. Ein Blick auf eine aktuelle McKinsey-Studie beweist das.
Die gute Nachricht natürlich immer zuerst: Immer mehr Unternehmen und Wissensarbeiter nutzen Social-Collaboration-Tools in ihrer täglichen Arbeit. Das bestätigt eine aktuelle McKinsey-Studie: 55 Prozent der Befragten gaben an, dass Anwendungen wie Microsoft Teams in ihrem Alltag mittlerweile eine bedeutende Rolle spielen – im Vorjahr waren es nur 33 Prozent. Doch es gibt auch eine schlechte Nachricht: Wir stehen noch ganz am Anfang dieser Entwicklung.
Fast Dreiviertel der Befragten setzen in ihrem Alltag noch immer primär auf Telefon und E-Mail. Das ist grundsätzlich kein Beinbruch, aber meiner Erfahrung nach jede Menge verschenktes Potenzial. Auch die neueste McKinsey Global Survery zeigt: In Unternehmen, die Social Collaboration-Tools einsetzen, ist der interdisziplinäre Austausch zwischen Teams und Business Units ausgeprägter und auch die Selbstorganisation der Teams besser als in Unternehmen, die noch „traditionelle“ Technologien einsetzen.
Bestimmen Inbox und Meetings unseren Tagesablauf?
Im Alltag bedeutet das allzu häufig, dass Inbox und Meetings unseren Tagesablauf bestimmen. Ping! Eine neue E-Mail – ich wechsle von der Präsentation oder dem Konzept, an dem ich gerade arbeite, nahezu automatisch zu Outlook. Es könnte ja wichtig sein. Meine Konzentration ist in jedem Fall gebrochen – doch nur manchmal ist die E-Mail tatsächlich wichtig. Solche Momente erleben so wie ich wohl die meisten Wissensarbeiter regelmäßig. Und ärgern sich – über die gestörte Konzentration und die E-Mail-Flut, die kleine und große Themen gleichermaßen in den Posteingang spült.
Ähnlich sieht das bei Meetings aus: Sie sind im Urteil von Wissensarbeitern ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation mit Kunden und Kollegen. Aber sie sind oft auch einfach zeitraubend und Nerv tötend. Das U.S. Bureau of Labor Statistics hat ausgerechnet, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter 31 Stunden pro Monat in Meetings verbringt. Davon ist derselben Quelle zufolge die Hälfte sinnlos. Aber die Teilnehmer „nutzen“ die Zeit anders: 91 Prozent hängen ihren Tagträumen nach, 39 Prozent verfallen konsequenterweise gleich in eine Art von Powernapping: sie schlafen ein. Immerhin 73 Prozent erledigt in Meetings dagegen andere Arbeiten. Klingt einigermaßen lustig, ist es aber nicht: Unternehmen allein in den USA verlieren so jedes Jahr 37 Milliarden US-Dollar.
Was Microsoft Teams anders und besser macht
Social Collaboration-Tools wie Microsoft Teams können hier entgegenwirken: Sie bündeln verschiedene Funktionen in einer Anwendung. Und vor allem verschiedene Kommunikationskanäle, die je nach Zweck und Thema genutzt werden können. Nach einem längeren Außer-Haus-Termin kann ich im Aktivitätsprotokoll nachlesen, was passiert ist – ohne mich durch 75 neue Mails kämpfen zu müssen. Das Protokoll ist aufgebaut wie der Feed gängiger Social Media-Plattformen, sodass Updates und die Absprachen im Team übersichtlich und leicht nachvollziehbar sind.
Und auch in Meetings kann Microsoft Teams punkten: Für kurze Fragen und Abstimmungen bietet es Instant Messaging, für längere Abstimmungen ist Skype for Business tief integriert und kann direkt aus der Anwendung heraus aufgerufen werden. Damit entfällt schon mal die zeitraubende Anreise zu Meetings selbst dann, wenn sie im eigenen Hause stattfinden. Auch für mobile Meetings sprechen die Zahlen eine deutliche Sprache: Schon 25 Prozent aller Meetings haben mindestens einen mobilen Teilnehmer, wie eine weitere Studie ermittelt hat. Virtuelle Meetings, Skype- und Videokonferenzen sind effizienter, weil sie Menschen in unterschiedlichen Zeitzonen und Örtlichkeiten völlig unaufgeregt zusammenbringen – ohne Zeitverzug und Reisekosten. Übrigens: Mit der Mobile App von Microsoft Teams – zu Hause auf allen gängigen Devices und Plattformen – kann man auch von unterwegs mit nur einem Finger-Klick an Meetings teilnehmen.
Stand-Alone-Lösungen haben ausgedient
Außerdem muss ich die Anwendung nicht verlassen – ich arbeite in Teams gemeinsam mit den Kollegen an einem Dokument, beantworte eine Chatanfrage oder stelle einen neuen Termin via Skype for Business ein – kein Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen, kein langwieriges Suchen von Dokumenten in alten E-Mail-Verläufen. Gerade diese tiefe Integration in Office 365, als Gegenentwurf zu Stand-Alone-Lösungen, hat beispielsweise auch die Medienmacher von funk, dem jungen Content-Angebot von ARD und ZDF überzeugt, gleiches gilt für die Event-Agentur planworx aus München, die Teamarbeit für sich neu erfunden hat.
Diese Beispiele zeigen, dass Unternehmen mit dem Einsatz von Social Collaboration-Tools einen neuen Weg beschreiten – hin zu mehr Flexibilität, stärkerem Wissenstransfer über Disziplinen hinweg, einfacherer Kommunikation. Schlicht einer besseren Zusammenarbeit.
Ein Beitrag von Jörg Petter
Business-Lead für Microsoft 365 & Teams bei Microsoft Deutschland
