Les stratégies de rétention dans Exchange Online
Cet article a été écrit dans un contexte Office 365 Exchange Online, le principe reste le même lorsque vous avez une organisation Exchange on-premise.
Les stratégies de rétention sont l’ensemble des règles mises en place dans le cadre de la conversation/suppression des données de types « mail » au sein d’une entreprise. Les stratégies de rétention font partie du Messaging Records Management (MRM) qui permet aux organisations de gérer le cycle de vie des e-mails et de réduire les risques juridiques liés à l’e-mail et autres moyens de communications. Rappelons que la conversation des données doit se faire dans le but de se conformer à la politique de l'entreprise, aux réglementations gouvernementales, ou des besoins juridiques. La suppression des données, doit se limiter au contenu qui n'ayant pas de valeur légale ou commerciale. Pour plus d’informations, consulter le lien.
Une stratégie de rétention comprend des «Balises de rétention» ayant un type, un critère de sélection, une action et une périodicité. Les balises de rétention peuvent s’appliquer de façon automatique ou manuelle.
Une balise de rétention automatique s’appliquera systématiquement à une boîte aux lettres utilisateur dans son ensemble ou à un dossier spécifique définit, son type est donc Par défaut ou correspond au nom du dossier auquel la balise s’applique. Lorsque la balise de rétention est de type personnel, elle sera appliquée par les utilisateurs à des éléments ou à des dossiers (action manuelle).
Dans Office 365, Exchange Online, une seule stratégie de rétention existe par défaut : Elle est nommée : Default MRM Policy. Elle contient les différentes balises indiquées sur l’image précédente.
L’affectation de la stratégie de rétention se fait sur les utilisateurs.
Une fois la stratégie affectée, les balises de type par défaut et par dossier s’appliqueront automatiquement. Les balises de type Personnel seront appliquées par l’utilisateur depuis son client:
