「案件」リストとグラフの意外な関係
こんにちは、GroupBoard 開発チームです。
今週はもう春かと思ってしまうような暖かな日があって、ちょっとうれしくなりました。春のいいところとしては、思いっきり深呼吸できるところでしょうか。冬だと冷気が鼻を刺激して息を吸い込むのもつらいですが、暖かな陽気だと呼吸もラクです。(花粉症の方はつらい季節になるのかもしれませんが・・・)
さて、前回は「案件」リストのご紹介で終わってしまいましたが、今回はこの「案件」リストとグラフの意外な関係をお伝えします。
1. 「案件」リストレポート機能
前回お伝えしたように、「案件」リストでは「ToDO」リストにはない機能を搭載しているのですが、さらに追加で「Office 2003 アドイン : Web Parts and Components」(これは以前グラフ表示のところでご紹介しましたね）をサーバーにインストールすることで、「案件」リスト独自のグラフを表示することができます。
非常に気がつきにくい場所なのですが、「案件」リストの「操作」エリアには「レポートの表示」というリンクがあります。 (テーマを春にしてみました・・・）
このリンクをクリックすると、以下のグラフメニューが表示されます。
1) カテゴリ別の案件数
2) 担当者別の案件数
3) 特定の期間に作成された案件数
4) 特定の期間内の案件数
では、順に見ていきましょう。
グラフ1. カテゴリ別の案件数
前回のBlogでは、ヘルプデスクでの使用の例として、「分類」フィールドを以下の値からの選択に変更しました。
ソフトウェア
ハードウェア
メール
電話
ネットワーク
アカウント
「カテゴリ別の案件数」では、これらの分類項目別に、現状のステータスの情報を加味してグラフを表示することができます。どのようなトラブルが多いのか、分類カテゴリ毎の案件数と、現在のステータス（解決済み、未解決など）を表示します。左脇にあるドロップダウンメニューで、分類や進捗状況を絞り込んでグラフ表示させることもできます。
グラフ2. 担当者別の案件数
これが一番わかりやすいグラフかもしれませんが、担当者ごとにどれくらいの案件を抱えていて、その進捗状況はどうなっているのか、一覧できる便利なグラフです。この例ですと、山田さんは担当案件数は少ないのに未解決が２つもあることがわかります。前のグラフと同じく、左脇のドロップダウンメニューで担当者の絞り込みや進捗状況の設定などができます。
グラフ3. 特定の期間に作成された案件数
ちょっとわかりづらいタイトルですが、期間を自分で指定してその期間内で作成された案件数を折れ線グラフで表示します。例としてあげたヘルプデスクですと、問い合わせの多い日と暇な日をグラフで表示することができます。期間の設定は左脇のメニューでできますし、作成者をメニューで指定できるので、個人別の仕事の業績具合をグラフ化することもできると思います。
グラフ4. 特定の期間の案件数
このグラフが一番使い方が難しいかもしれません。指定した期日内で選択された担当者や進捗状況に合致した案件数をグラフ表示します。例えば、「進捗状況」を「すべて」に設定した場合はグラフは必ず右肩上がりになりますが、「進捗状況」を「未解決」でフィルタすれば、問題が拡散しているのか収縮しているのか、グラフで見ることができます。つまり、グラフが右肩上がりであれば、問題を解決する前に次の問題が発生している現状を表していますので、あまりいい状態ということができないということになります。
今回はグラフをぺたぺた貼っただけの記事でちょっと申し訳ないのですが、この「案件」リストのグラフは非常に優れているにもかかわらずほとんど世間には知られていないので、ぜひ実際に見ていただきたいと思っております。
みなさまからのご質問、お待ちしております。質問以外でも、GroupBoardやSharePointで使える裏技などご存知でしたらぜひお知らせください。私どもも結構知らない事柄が多く、先日もメールをいただいて初めて知った技もあるぐらいですから（その技は後日ご紹介したいと思います）。メールはこちらまで。
トリノオリンピック、日本人選手にはなかなか運が回ってこないようですね。もちろん技量の差もあるとは思うのですが、なにか歯車があっていない感じです。こういうときはあまりがんばらないで無欲でのぞんでいただきたいものです。
コミュニティにおけるマイクロソフト社員による発言やコメントは、マイクロソフトの正式な見解またはコメントではありません。