Convocazioni riunione ricorrente con istanze in conflitto 2: il potere dei delegati

Articolo originale pubblicato martedì 24 gennaio 2012

Il concetto chiave nel mio ultimo post su questo argomento è che Assistente prenotazione risorse non consente mai la doppia prenotazione del calendario di una risorsa sala come conseguenza di una convocazione riunione ricorrente. Vedere Automatic Processing of Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances.

Poiché in alcuni casi un amministratore può voler consentire la doppia prenotazione, abbiamo reso disponibili due soluzioni che vorrei approfondire ancora. Vorrei inoltre offrirne una terza che non è stata citata prima:

1) Inviare convocazioni riunione non ricorrente di completamento per eseguire una doppia prenotazione

Se una serie di riunioni ricorrenti viene accettata, all'organizzatore vengono inviate tramite posta elettronica singole notifiche dei conflitti, oltre al messaggio di posta elettronica di accettazione per la serie. L'organizzatore può utilizzare questi messaggi di posta elettronica delle istanze rifiutate come riferimento per seguire la prima delle nostre soluzioni, ovvero l'invio di convocazioni riunione non ricorrente aggiuntive per eseguire una doppia prenotazione della risorsa sala desiderata per ogni istanza rifiutata.

Questo metodo, benché complesso, consente un controllo ottimale sui casi in cui una risorsa è prenotata due volte e in cui non lo è.

Supponiamo d'altro canto che un amministratore utilizzi la seconda soluzione e affidi il controllo a un delegato attendibile anziché ad Assistente prenotazione risorse. Essendo un essere umano, un delegato ha il potere di consentire tutti i conflitti relativi alla doppia prenotazione di riunioni ricorrenti accettando un'intera serie di riunioni ricorrenti. Diversamente da Assistente prenotazione risorse, un delegato può inoltre rifiutare in modo selettivo qualsiasi numero di istanze in conflitto mentre accetta la serie. Poiché non è chiaro come possa agire esattamente il delegato, analizziamo ora questo aspetto:

2) Consentire a un delegato di eseguire una doppia prenotazione delle risorse

I criteri di richiesta per una cassetta postale per le risorse possono essere configurati per richiedere a un delegato di controllare la risoluzione dei conflitti delle istanze di convocazione riunione ricorrente. Come utilizzerà questi poteri il delegato? Quale sarà il processo utilizzato e quali strumenti potrà utilizzare per eseguirlo? La funzionalità migliore a tale scopo è in Outlook 2010.

Consideriamo un esempio. Supponiamo una risorsa sala, denominata Sala verde (Green Room), gestita da un delegato che si chiama Howard. Man mano che arrivano le convocazioni riunione per la risorsa Sala verde, Howard le accetta per il calendario della sala. Al momento è pianificata una riunione per le 14.00 di mercoledì e un'altra per le 15.00 del successivo giovedì.

Una nuova convocazione riunione ricorrente per Sala verde (Green Room) come risorsa sala viene inviata a diversi destinatari. Poiché in base ai criteri di richiesta della sala Howard deve approvare tutte le convocazioni riunione, gli viene inoltrata questa nuova convocazione. Come possiamo notare, la convocazione riunione ricorrente è per quattro istanze, da martedì a giovedì dalle 14.30 alle 15.30 di ogni giorno. In Outlook viene utilmente segnalato (evidenziato in giallo e anche sotto Anteprima calendario) che due delle quattro istanze sono in conflitto con gli appuntamenti esistenti:

Se Howard desidera accettare l'intera serie e consentire la doppia prenotazione, può semplicemente accettarla interamente. Se però volesse rifiutare un conflitto, ma consentire l'altro? Howard può fare clic sulla freccia accanto a "Conflitti: 2" (Conflicts: 2) e ottenere un'anteprima di ogni area del calendario in cui i conflitti si sovrappongono a un appuntamento esistente.

Howard procede così e nota che il primo conflitto è con la riunione di revisione del catalogo (Catalog Review) di mercoledì alle 14.00:

Il secondo conflitto è con la riunione di presentazione delle vendite (Sales Presentation) di giovedì:

Supponiamo che Howard desideri rifiutare la doppia prenotazione di giovedì, ma prenotare comunque l'istanza in conflitto di mercoledì. Per rifiutare l'istanza di giovedì, può semplicemente fare doppio clic sull'elemento nella sezione Anteprima calendario della convocazione riunione inoltrata.

Tramite questa azione viene aperta una visualizzazione per l'ora specifica nel calendario della risorsa Sala verde (Green Room). Howard può quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sull'istanza che desidera rifiutare, scegliere la voce di menu Rifiuta (Decline) e quindi selezionare un'opzione per rifiutare solo questa occorrenza:

Ora che Howard ha stabilito quale istanza rifiutare e quale consentire, può semplicemente tornare alla convocazione riunione inoltrata originale e accettare la serie. In questo modo, verranno accettate tutte le istanze rimanenti, preservando quelle rifiutate manualmente:

In poche parole, il potere di un delegato in questa area consiste nel poter utilizzare le notifiche dei conflitti disponibili in Outlook 2010 per rifiutare (o accettare) rapidamente singole occorrenze di una convocazione riunione ricorrente.

3) Inviare un aggiornamento della serie senza modificare i dettagli

È noto un terzo metodo per risolvere l'impossibilità di utilizzare Assistente prenotazione risorse per eseguire una doppia prenotazione di una sala per una convocazione riunione ricorrente. Grazie al feedback di un cliente inoltratomi dal mio collega Patriciu Seliceanu, sappiamo ora che un organizzatore di una riunione può inviare un aggiornamento per una riunione ricorrente senza modificarne alcun dettaglio. Il sorprendente risultato è che le istanze in conflitto rifiutate in precedenza vengono ora accettate. Questa soluzione richiede naturalmente che siano consentiti i conflitti per convocazioni riunione a istanza singola, funzionalità abilitata per impostazione predefinita in virtù dell'attributo AllowConflicts impostato su "True" per le impostazioni di elaborazione del calendario.

L'aggiornamento alla riunione ricorrente funziona perché ogni destinatario non riceve un'altra convocazione riunione ricorrente, ma un aggiornamento della convocazione riunione (senza modifiche effettive) per ogni singola istanza. Poiché Exchange considera questo caso praticamente allo stesso modo delle convocazioni riunione a istanza singola della soluzione 1 indicata sopra, consente la doppia prenotazione per ogni istanza aggiornata. Questo metodo consente di ridurre il lavoro necessario per i passaggi richiesti per il punto 1 di questo elenco, ad esempio quando il numero di conflitti è elevato e presupponendo che ogni conflitto debba essere prenotato due volte.

In conclusione, sono disponibili diversi metodi per aggirare il meccanismo di sicurezza di Assistente prenotazione risorse, che impedisce la doppia prenotazione di una cassetta postale per le risorse tramite una convocazione riunione ricorrente. Il metodo più solido ed efficace tra questi è ricorrere a un intrepido delegato che abbia familiarità con Outlook 2010 e disponga di Exchange 2010. Nella maggior parte dei casi, non è neanche necessario preoccuparsi di questo aspetto, perché in genere il comportamento predefinito è quello corretto.

Grazie a Tom Kern per il suo aiuto e i suoi consigli e a Patriciu Seliceanu per il metodo 3.

Jesse Tedoff

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates